Положение о внутрихозяйственном контроле на предприятии ООО «Завод «Ротэкс»
1. Общие положения:
1.1. Настоящее Положение о внутрихозяйственном контроле разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации и определяет цели, задачи, принципы, а также функции подразделений предприятия ООО «Завод «Ротэкс» и лиц, несущих ответственность за соблюдение выполнения требований внутрихозяйственного контроля в частности ВХК затрат предприятия.
1.2. Система внутрихозяйственного контроля ООО «Завод «Ротэкс» - совокупность направлений контроля, обеспечивающая минимизацию рисков на предприятии в целях экономической безопасности и соблюдения порядка хозяйственной деятельности предприятия для эффективного достижения целей, установленных в разд. 2 настоящего Положения.
1.3. При разработке Положения о внутрихозяйственном контроле на предприятии ООО «Завод «Ротэкс» был учтен характер и спецификация хозяйственной деятельности предприятия, а также задачи в области ВХК, предусмотренные руководителем организации и положения внутренних нормативных документов.
1.4. Все полномочия возлагаемые на исполнительных лиц, в частности бухгалтера предприятия и руководителя, соответствуют Уставу предприятия и внутренним нормативным документам.
1.5. Данное положение о внутрихозяйственном контроле является основой для разработки внутренних методологических приемов и систем контроля, а также документов, которые описывают процесс и результаты осуществления внутрихозяйственного контроля, а в частности контроля затрат, на предприятии.
Элементы внутрихозяйственного контроля
2.1 Внутрихозяйственный контроль затрат предприятия ООО «Завод «Ротэкс» должен осуществляться с учетом центров ответственности, а именно «центра затрат» и «центра доходов», которые представляют собой контрольную среду. Контроль осуществляется в части соблюдения принципа
планирования, учета и анализа издержек, образующих себестоимость продукции, а также в части регулирования сбытовой деятельности предприятия.
2.1.1 Обеспечивает достоверность, полноту, объективность, неискаженность и своевременность составления и представления информации руководству для управления затратами предприятия.
2.2. Внутрихозяйственный контроль затрат предприятия ООО «Завод «Ротэкс» направлен на минимизацию рисков (представленных в приложении 1 данного положения), которые могут повлиять на результаты и информацию финансовой отчетности предприятия, а также на себестоимость продукции и цену её реализации.
2.2.1. Способствует обеспечению сохранности активов предприятия, минимизации рисков совершаемых ошибок сотрудниками бухгалтерии, а также в целях поддержания эффективности деятельности предприятия.
2.3. В части минимизации злоупотреблений со стороны сотрудников в результате неверно отраженной и представленной информации о затратах предприятия, необходимо проводить процедуры соответствия соблюдения сотрудниками предприятия ООО «Завод «Ротэкс» законодательства Российской Федерации, Трудового и Гражданского кодексов, нормативных правовых актов, стандартов, учредительных документов и др. актов предприятия.
2.4. Предприятие ООО «Завод «Ротэкс» для обеспечения внутрихозяйственного контроля, в особенности контроля затрат, обязуется применять такие процедуры оформления контроля, как:
2.4.1. Сопоставление документального оборота предприятия путем использования методов документальной формальной и арифметической, а также нормативно-правовой проверок.
2.4.2. Проверка достоверности и правомерности осуществления хозяйственных операций, которые отражают собой факт возникновения расходов и затрат предприятия.
2.4.3. Сверять расчеты с покупателями и поставщиками для соблюдения достоверности информации отраженной в разделах дебиторской и кредиторской задолженностей предприятия.
2.5. Разделение между сотрудниками производственного цеха обязанностей по созданию, приобретению, использованию, хранению, реализации и учету материальных ценностей.
2.6. Обязанностями директора предусмотрено:
2.6.1. Разграничений функций между отделами (администрации, ИТР и производственного цеха), а также сотрудниками, которые отвечают за различные направления внутрихозяйственного контроля.
2.6.2. Создание отдела системы внутрихозяйственного контроля.
2.6.3. Принятие мер, которые в перспективе обеспечат оперативное выполнение рекомендаций и замечаний системы внутрихозяйственного контроля.
2.6.4. Утверждение документов, а также планов проверок и мер минимизации рисков на предприятии.
2.6.5. Поручение определенных заданий в целях проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности и работы бухгалтерии в целях контроля правильности и законности.
2.7 Ответственность за осуществление внутрихозяйственного контроля над осуществлением внутрихозяйственного контроля на предприятии ООО «Завод «Ротэкс» лежит на отделе внутрихозяйственного контроля, который необходимо создать, для осуществляет своих функций в соответствии с данным Положением о внутрихозяйственном контроле.
2.8. Сотрудники предприятия должны в пределах своей квалификации принимать участие в разработке процедур по осуществлению внутрихозяйственного контроля для улучшения экономического состояния предприятия, с помощью минимизации рисков ошибок и повышения экономической безопасности предприятия. О возникших высоких рисках сотрудники предприятия ООО «Завод «Ротэкс» обязаны своевременно докладывать руководству и созданному отделу контроля.
2.9. Данным положением о внутрихозяйственном контроле на предприятии ООО «Завод «Ротэкс» предусмотрено:
2.9.1. Обязательное выявление возможных и реальных рисков в учете затрат и расходов предприятия, которые могут оказать негативное влияние на хозяйственную деятельность, а также на эффективность работников, особенно работников бухгалтерии.
2.9.2. Определение критериев оценки организации бухгалтерского учета представленных в приложении 2 данного Положения о ВХК.
2.9.3. Обеспечение необходимыми средствами и условиями коммуникации сотрудников предприятия для их эффективного взаимодействия.
2.9.4. Обязательная организация сбора, обработки информации, содержащей операционную, финансовую и другую информацию о затратах и расходах предприятия.
2.9.6. Законодательное оформление документов связанных с внутрихозяйственным контролем на предприятии и оформлением операций связанных с процессом производства продукции предприятия.
2.9.7. Регулярно оценивать качество работы внутрихозяйственного контроля, анализировать принятые меры и их влияние на хозяйственную деятельность предприятии и работу бухгалтерии.
2.9.8. Обеспечение всех видов проверок и экспертиз с целью осуществления последующего контроля за производственной и финансово-хозяйственной деятельностью, в целях установления затратами а также законности, достоверности совершенных хозяйственных операций.
3. Документирование внутрихозяйственного контроля
3.1. Настоящее Положение утверждается директором предприятия, все изменения и дополнения, вносимые в Положение, должны быть утверждены приказом.
3.2.В случае изменения действующего законодательства Российской Федерации, внести такие изменения в Положение, которые не противоречат действующему законодательству.
3.3.Осуществление и организация внутрихозяйственного контроля на предприятии ООО «Завод «Ротэкс» оформляются на бумажном носителе соответственно при наличии подписей главного бухгалтера и директора, а также лица, которое несет ответственность за предоставленную информацию.
3.4. Документация внутрихозяйственного контроля должна отражать:
а) стратегию и цели предприятия ООО «Завод «Ротэкс»,а также методы управления им;
б) правила поведения руководства и иного персонала экономического субъекта при наступлении различных событий, процедуры рассмотрения жалоб (кодекс корпоративного управления, кодекс деловой этики);
в) организационную структуру предприятия, штатное расписание;
г) функции подразделений предприятия;
д) учетную политику экономического субъекта;
3.5. Для систематизации процедур разработанных для осуществления внутрихозяйственного контроля на предприятии ООО «Завод «Ротэкс», в части контроля затрат, а также оценки полноты покрытия внутрихозяйственного контроля возможных рисков предприятия, была разработана матрица рисков и процедур внутрихозяйственного контроля, представленная в приложении 3 данного Положения о ВХК.
3.6. Ответственность за осуществление внутрихозяйственного контроля затрат на предприятии возложить на генерального директора, поскольку предприятие ООО «Завод «Ротэкс»- субъект малого предпринимательства и численность персонала не позволяет осуществить разграничение полномочий и ротацию обязанностей по осуществлению контроля.
3.7. В случае, если ресурсы предприятия недостаточны для осуществления процедур внутрихозяйственного контроля, данным положением предусматривается привлечение внешнего консультанта для организации либо же оценки ВХК.
Приложение 1 к документу
«Положение о внутрихозяйственном контроле
на предприятии ООО «Завод «Ротэкс»
Таблица 1 – Риски внутрихозяйственного контроля предприятия ООО «Завод «Ротэкс»
№ | Риски внутрихозяйственного контроля | Риски внутрихозяйственного контроля затрат |
Распределение функций между руководителями организации не соответствует производственной структуре и технологии; | Непоследовательность Управление затратами входит в управленческий учет, следовательно, различные и ошибочные решения относительно учета затрат могут привести к уменьшению эффективности системы управления. | |
Многоступенчатая структура управления, при которой эффективное управление в большинстве случаев невозможно; | Дефицит информации Риск может возникнуть в том случае, если передача данных об используемых материалах и затратах в производстве предоставляется в недостаточном объеме, это приводит к ошибкам формирования себестоимости; | |
Отсутствие положений о структурных подразделениях, должностных инструкций; | Излишки информации Сбор излишний данных о затратах может усложнить систему управления на предприятии и информационную систему, может повлечь за собой возрастание затрат ресурсов предприятия; | |
Отсутствие четких границ компетенции, полномочий заместителей руководителей цехов, служб предприятия (полномочия без ответственности, ответственность без полномочий); | Не учитываются изменения; | |
Неправильное использование вспомогательных подразделений; | Нет обратной связи Для эффективности управленческого учета и принятия управленческих решений необходимо, чтобы все работники предприятия понимали и выполняли все свои функции, а также соблюдалось взаимодействие подразделений предприятия; | |
Значительные потери времени, возникающие из-за нарушения трудовой дисциплины в аппарате управления; | Неверное отражение в бухгалтерском учете нормируемых расходов; | |
Нарушения, допущенные во время оформления ПД; | Ошибочная оценка остатков НЗП; | |
Отсутствие графика документооборота в организации | Неправильно выполняется разделение затрат по отчетным периодам; | |
Нарушение срока передачи первичного документа в бухгалтерию; | Несоответствие метода учета затрат, применяемого бухгалтером на предприятии тому методу, который зафиксирован в учетной политике; | |
Отсутствие инвентаризации; | Неверное формирование себестоимости и ошибочная калькуляция статей затрат; | |
Отсутствие учетной политики по объекту исследования; | ||
Несоответствие данных по объекту по объекту исследования в подразделении и бухгалтерии; | ||
Несвоевременность отражения движения по объекту; | ||
Ошибки при исправлении ошибок прошлых периодов; |
Приложение 2 к документу
«Положение о внутрихозяйственном контроле
на предприятии ООО «Завод «Ротэкс»
Оценка:
При высоком уровне значимости критерия присваивается 3 балла
Для среднего уровня – 2
Для незначительного уровня влияния – 1 балл.
При отсутствии критерия на предприятии – 0 баллов.
Максимально возможная сумма баллов равна 60.
Шкала оценивания:
а) 0 – 24 – низкий уровень организации бухгалтерского учета;
б) 25 - 45 – удовлетворительный уровень организации бухгалтерского учета;
в) 46 – 60 – высокий уровень организации бухгалтерского учета.
Таблица 2 – Оценка организации учета на примере ООО «Завод«Ротэкс» за 2015г.
№ | Критерий методики организации учета | Пояснение | При наличии (балл) | Фактическое наличие на предприятии ООО «Завод «Ротэкс» (да / нет) | Балльная оценка |
Оценка наличия организационных документов | |||||
Положение об учетной политике | Формирование основных требований и способов ведения бухгалтерского учета на предприятии в предстоящем отчетном периоде. | Да | |||
Положение о внутрихозяйственном контроле | Формирование комплекса мер, методик и процедур, используемых сотрудниками и руководством предприятия в целях обеспечения контроля и экономической безопасности. | Нет | |||
Должностная инструкция бухгалтера | Формирование основных требований к должностям отдела бухгалтерии. | Да | |||
Положение о бухгалтерской службе предприятия | Отражает цели и функции бухгалтерии, правила взаимодействия с иными подразделениями и организация самого учетного процесса. | Нет | |||
Оценка системы бухгалтерского учета | |||||
Разработана организационная структура бухгалтерской службы | Обеспечивает разграничение функций и обязанностей сотрудников между подразделениями предприятия. | Нет | |||
Разработан рабочий план счетов | Представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете. | Да | |||
Соблюдение установленного графика документооборота | Обеспечивается правильность движения первичных документов между подразделениями и сотрудниками предприятия с момента возникновения до момента сдачи на хранение. | Нет | |||
Применение компьютерных программ для организации работы | Влияет на повышение качества и производительности труда работников бухгалтерии, обеспечивает комфортные и удобные условия для работы. | Да | |||
Дифференциация квалификации бухгалтеров | Введение директором новых должностей отдела («ведущий бухгалтер», «старший бухгалтер», «бухгалтер участка» и др.) в зависимости от квалификации, сложности, различным функциям. | Нет | |||
Соблюдение требования к образованию и опыту практической работы а) бухгалтера б) главного бухгалтера | Обеспечение выполнения требований профессионального стандарта, в которых говорится: - должен иметь среднее проф. Образование или дополнительное проф. образование. + Опыт практической работы не менее 3-х лет. - к вышеизложенному должен иметь высшее проф. образование, а также опыт работы на менее 5 лет из последних 7 при условии работы с отчетностью, либо 3 из последних 5 при условии работы аудитором. | Да Да | |||
Оценка моральной и материальной заинтересованности сотрудников бухгалтерии | |||||
Использование разнообразных форм морального поощрения | Оказывает влияние на развитие творческой инициативы, активности, повышение качества работы бухгалтера. | Да | |||
Наличие премиальной системы | Является финансовым стимулированием за отлично выполненную работу, следовательно, влияет на эффективность труда. | Да | |||
Организация системы повышения квалификации | Позволяет преодолеть несоответствия в подготовке работников отдела бухгалтерии. - раз в квартал; - раз в пол года; - раз в год; - раз в три года; - раз в 5 лет. | Нет | |||
Оценка организации рабочих мест бухгалтерии | |||||
Наличие большого и вместительного стола | Предназначен для комфортной организации рабочего места бухгалтера, чтобы свободно помещались персональный компьютер, необходимые документы и принадлежности. | Да | |||
Наличие персонального компьютера | Обеспечивает удобные условия для работы бухгалтера и доступ в интернет для поиска необходимой информации. | Да | |||
Наличие архивных шкафов | Обеспечивает хранение документов, которые не планируется использовать ближайшее время. | Да | |||
Наличие сейфа | Обеспечивает надежность, конфиденциальность, а также является объектом экономической безопасности на предприятии. | Нет | |||
Наличие тумбочки возле стола | Предназначена для хранения документов, канцелярских принадлежностей, необходимых для работы бухгалтера. | Да | |||
Наличие нескольких стульев | Предназначены не только для сотрудников, но и для посетителей отдела бухгалтерии. | Да | |||
Наличие кондиционеров | Обеспечивает поддержание комфортной температуры на рабочем месте бухгалтера. | Нет | |||
Наличие телефона на рабочем месте | Предназначен для обеспечения связи сотрудников между отделами, а также для решения необходимых вопросов и задач. | Да | |||
Наличие принтера | Позволяет быстро распечатывать необходимые документы, предназначенные для осуществления хозяйственных операций. | Да | |||
Наличие зоны отдыха в кабинете | Место, в котором работник сможет расслабиться и восстановить силы для продолжения работы. (например, аквариум) | Нет | |||
Оценка межличностных отношений в коллективе | |||||
Наличие родственных связей в организационной структуре предприятия | Родственные связи повышают вероятность мошенничества со стороны работников и увеличивают риск финансовых потерь компании. | Да | |||
Взаимодействие генерального директора и сотрудников бухгалтерии | Обеспечивает правильное разграничение границ ответственности для минимизации рисков возникновения спорных ситуаций, когда бухгалтер не согласен с решениями директора и наоборот. | Да | |||
Проведение корпоративов | Является эффективным инструментом для достижения определенных целей, поставленных перед руководителем; может помочь преодолеть реальные либо потенциальные проблемы в компании. | Нет | |||
Взаимоотношения сотрудников вне офиса | Встречи в неформальной обстановке способствуют возникновению хороших отношений и дружбы у сотрудников. | Нет | |||
ИТОГО | Х |
Приложение 3 к документу
«Положение о внутрихозяйственном контроле
на предприятии ООО «Завод «Ротэкс»
Таблица 3 – Матрица рисков и процедур внутрихозяйственного контроля предприятия ООО «Завод «Ротэкс» на 2015-2016гг.
№ | Наименование риска | Описание риска | Наименование и краткое описание процедуры (процедур) внутреннего контроля | Классификацию процедуры внутреннего контроля | Ссылку на регламент осуществления процедуры внутреннего контроля | Исполнителя процедуры внутреннего контроля (сотрудник или информационная система) | Частоту (периодичность) осуществления процедуры внутреннего контроля | Входящие документы | Исходящие документы |
Ошибочная оценка остатков НЗП; | Неверные расчеты по незавершенному производству в соответствии с ПБУ | Следует проверить состояние учета НЗП, своевременность и правильность его инвентаризации, безошибочности отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете и правильность оценки НЗП. | Фактический, документальный контроль | Положение об учетной политике | Многоуровневая (гл.бухгалтер, комиссия, директор) | На конец периода (месяц, квартал, год) | Ведомости оценки остатков НЗП, ведомости распределения затрат | Карта контроля инвентаризационной описи | |
Неверное отражение в бухгалтерском учете нормируемых расходов; | По причине превышения фактических расходов, учитываемых при формировании бухгалтерской прибыли (убытка), над расходами, принимаемыми для целей налогообложения согласно предусмотренным ограничениям, возникают постоянные разницы, которые в программе 1С отражаются ошибочно | Включить неучтенные суммы в ту группу расходов, к которой они относятся по правилам налогового учета | Арифметическая документальная проверка | Положение о бухгалтерии | Многоуровневая (главный бухгалтер, аналитик, директор) | При возникновении временных и постоянных разниц в НУ в программе 1С. | - внутренний нормативный акт (приказ или распоряжение руководителя организации) об осуществлении расходов на представительские цели; - смета представительских расходов; - первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов; - акт об осуществлении представительских расходов.. | Экспресс-проверка ведения учета по ПБУ 18/02 | |
Не распределяются косвенные затраты | Нарушаются определенные правила разделения затрат равномерно по учетным периодам и не учитывается их начисление в корреспонденции с соответствующим счетом расходов на конец отчетного периода. | Проверить настройки распределения затрат в регистре сведений "Способы распределения затрат организаций"; Проверить базу распределения затрат по регистру сведений "База распределения затрат (бухгалтерский учёт)" | Документальная проверка, арифметическая | Положение об учетной политике | Одноуровневая (Гл.бухгалтер) | При закрытии месяца, периода. | "Способы распределения затрат организаций" "Анализ базы распределения" | Карта контроля ведомости по затратам | |
Количество списываемое из производства, превышает остаток в НЗП | В 1С происходит сравнение количества сырья в регистре "Затраты на выпуск" с количеством сырья в регистре "Незавершенное производство". | Сравнить аналитику по всем группировкам отчета и искать нулевые значения в колонке "Количество" и "Количество НЗП" | Арифметиская, фактическая, документальная проверки. | ПБУ18/02 «Учет незавершенного производства» | Одноуровневая (Гл.бухгалтер) | В момент выпуска готовой продукции | Анализ распределения производственных затрат | Карта контроля производства | |
Неверное применение метода учета затрат на предприятии | Несоответствие метода учета затрат, применяемого бухгалтером на предприятии тому методу, который зафиксирован в учетной политике; | Если описанный в учетной политике метод учета затрат не соответствует особенностям технологического процесса, то исполнитель предпринимает ряд изменений, которые позволят организовать производственный учет в соответствии с требованиями нормативных документов. | Документальная, нормативно-правовая проверка. | ПБУ 10/99 «Учет расходов» | Многоуровневая (аналитик, гл.бухгалтер,директор) | В момент подсчета себестоимости продукции путем суммирования всех понесенных затрат, согласно методу установленному в учетной политике. | Учетная политика; ведомости распределения затрат; справки-расчет калькулирования себестоимости. | Карта контроля ведомости учета затрат | |
Неверное формирование себестоимости и ошибочная калькуляция статей затрат в отчетном периоде; | Если себестоимость товара сформирована неверно и ошибка выявлена в том же году, в котором допущена, ее исправляют записями по соответствующим счетам бухучета в том месяце, в котором обнаружили. Это правило действует в отношении как существенных, так и несущественных ошибок | Пересчитать необходимо сравнительные показатели бухгалтерской отчетности за все период в котором допустили ошибку. При этом показатели отчетности пересчитываются ретроспективно – таким образом, как если бы ошибка не была допущена. | Документальная, арифметическая, фактическая проверки | Приказ Минфина России от 28 июня 2010 г. № 63н. | Многоуровневая (Гл.бухгалтер, директор) | В момент подсчета себестоимости продукции (услуги,заказа и т.д.) | Справка-расчет калькуляции, анализ счета, карточка счета из программы 1С | Карта контроля справки-расчета калькуляции себестоимости | |
Сбор излишних данных о затратах | Сбор излишних данных о затратах может усложнить систему управления на предприятии и информационную систему, может повлечь за собой возрастание затрат ресурсов предприятия; | Не пытаться выделить расходы на качество из общих затрат предприятия, а сосредоточиться на программе действий, направленных на улучшение работы предприятия в целом и на минимизацию всех видов неэффективных затрат | Документальный, экономико-статистический | ПБУ 10/99 «Учет расходов», Положение об учетной политике. | Одноуровневая (Гл.бухгалтер) | В момент закрытия месяца и в конце отчетного периода (квартал,год) | Ведомости распределения затрат, карточки счетов, ведомости остатков НЗП | Карта контроля ведомости распределения затрат | |
Отсутствие границ компетенции | Отсутствие четких границ компетенции, полномочий заместителей руководителей цехов, служб предприятия (полномочия без ответственности, ответственность без полномочий) | Создание должностных инструкций для сотрудников в целях разграничений их производственных функций и обязанностей. | Нормативно-правовой, документальный | Должностные инструкции | Многоуровневая (все сотрудники предприятия) | В момент принятия на работу, а также при распределении производствен-ных задач | Должностные инструкции сотрудников | Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами | |
Нарушения, допущенные во время оформления ПД | При несоблюдении необходимых условий оформления подобных документов велика вероятность утери и злоупотреблений. | Проверка правильности формирования документов в соответствии с содержанием обязательных реквизитов; Проверка соответствия данных синтетического учета данным, отраженным в документах | Документальный, формальный, арифметический, фактический | ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности". | Многоуровневая (бригадир,технолог, гл.бухгалтер,директор) | В момент заполнения и оформления первичного документа | Первичная документация предприятия (требования-накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, ведомости...) | Карты контроля соотв. документов | |
Отсутствие учетной политики по затратам | Непроработанность вопросов практического применения механизма учета затрат | Проверка нормативных документов предприятия, изучение фактических данных об учете затрат на предприятии и создание пункта относительно объекта (затрат) в учетную политику. | Нормативно-правовой, документальный,фактический | Положение об учетной политике, ПБУ 10/99 «Расходы» | Многоуровневая (гл.бухгалтер, директор) | В момент создания и утверждения приказа об учетной политике. | Финансовая отчетность, первичные документы (где отражена информация о затратах периода). | Карта контроля учетной политики |