Формы бухгалтерского учета

Ведение бухгалтерского учета требует использования всех видов учетных регистров, разной последовательности и различных способов записей в них.

Форма бухгалтерского учета – это сочетание различных видов учетных регистров, объединяемых общей структурой построения, техникой и последовательностью производимых в них записей.

Структура регистров, взаимосвязь между ними, техника исполнения - таковы признаки, определяющие особенности форм бухгалтерского учета.

Самая ранняя форма бухгалтерского учета была предельно простой. Все сведения о совершаемых операциях владелец предприятия записывал прежде всего в памятную книгу, откуда они переносились в хронологический регистр – журнал, где указывалась также корреспонденция счетов. Данные из журнала разносились в систематический регистр – Главную книгу, где открывались отдельные счета отдельные счета для каждого конкретного вида средств (активов) и источников (например, счет муки, сахара, счет поставщика и т. п.). На основе Главной книги по мере надобности составлялся баланс.

В настоящее время наиболее распространены мемориально-ордерная журнал-Главная, журнально-ордерная машинно-ориентированная формы учета для организации малого предпринимательства.

Сущность мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета заключается в том, что на основании первичных или сводных (накопительных группировочных документов составляются мемориальные ордера, в которых приводится краткое содержание записи, сумма операции и корреспонденция счетов (табл 7.3.1.)

Таблица 7.3.1.

Образец мемориального ордера.

Мемориальные ордера могут оформляться и непосредственно на документах, для чего на последних ставят оттиск специального штампа, либо отводят особое место в формах типографических бланков. Во всех случаях мемориальный ордер сопровождают документы, затем мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал.

Форма регистрационного журнала содержит порядковый номер мемориального ордера, дату и общую сумму произведенных в нем записей. Ведение регистрационного журнала позволяет сопоставлять сумму операции, получивших отражение в мемориальных ордерах, с итогами записей по синтетическим счетам, а также контролировать сохранность мемориальных ордеров и документов.

Форма регистрационного журнала приводится в таблице 7.3.2.

Таблица 7.3.2

Регистрационный журнал за декабрь 20______ год.

Данные мемориальных ордеров после их регистрации вносятся в Главную книгу - основной регистр синтетического учета, построенный по синтетическим счетам первого порядка. По дебету и кредиту каждого счета отражаются дата и номер мемориальных ордеров, суммы по корреспондирующим счетам и их итоги.

Таблица 7.3.3.

Лист Главной книги по счету 201 “Материалы”

Дебет счета 201 Кредит счета 201

Параллельно в бухгалтерии ведутся записи в регистрах аналитического учета, а по окончании месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоговые данные по каждой оборотной ведомости аналитического учета должны совпадать с соответствующими показателями оборотной ведомости по синтетическим счетам. В свою очередь, итоги дебета и кредита по оборотной ведомости синтетического учета должны быть равны итогу по регистрационному журналу.

Последовательность работы при мемориально-ордерной форме учета, может быть представлена схемой на рисунке 7.3.4.

Рис 7.3.4.

Мемориально – ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простой и доступной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, вычислительные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при такой форме учета легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

- трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

- отрыв аналитического учета от синтетического учета, аналитический часто отстает от синтетического учета;

- формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления финансовой отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

Вариантом мемориально-ордерной формы является форма журнал Главная. Она широко распространена, на сравнительно небольших по объему деятельности, предприятиях, в частности, в бюджетных учреждениях, жилищно-эксплутационных конторах, крестьянских хозяйствах и других организациях.

Единственное существенное отличие формы Журнал-Главной от мемориально-ордерной формы - в структуре регистра синтетического учета, где на одном развороте листа объединяются хронологическая и систематическая записи. Этот регистр ведется обычно в книге, которая называется Книгой главных счетов или Журнал-Главной книгой (таблица 7.3.5.)

Первые три колонки книги отведены для хронологической регистрации хозяйственных операций. Они точно соответствуют структуре регистрационного журнала. Остальная часть разворота листа книги отведена для систематической записи по всем синтетическим счетам.

В случае значительного числа счетов, которое не может быть помещено на одном развороте, предусматриваются вкладыши. Для каждого счета отводятся две колонки –дебетовая и кредитовая.

Журнал – Главная книга открывается записями остатков в первой строке по всем счетам на 1 января. Общий итог дебетовых остатков, равный общему итогу остатков по кредиту, проставляется в колонке “Суммы по мемориальным ордерам”. Затем отражаются все операции за месяц. В конце месяца подсчитываются итоги месячных оборотов по всем счетам и выводятся остатки на первое число следующего месяца. Наличие этих данных, собранных вместе, освобождает от необходимости составления оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Сверка синтетического учета с аналитическим и заполнение таблицы баланса могут быть сделаны непосредственно по данным книги журнал-Главной. Запись операции в журнал - Главную книгу делаются на основе мемориальных ордеров, составляемых, как и при мемориально-ордерной форме, по данным накопительных и группировочных ведомостей или непосредственно по первичным документам. Аналитический учет при этой форме также ведется в книгах. Сверка синтетического учета с аналитическим осуществляется и здесь при помощи оборотных ведомостей, а для составления отчетности делают выборки и дополнительные расчеты. Таким образом,техника ведения учета по форме Журнал- Главная ничем, кроме структуры регистра синтетического учета, не отличается от мемориально-ордерной формы.

Основным достоинством формы учета Журнал-Главной является структура книги Главных счетов, благодаря которой этот регистр становится наглядным и обозримым. Этому способствует и размещение счетов на одном развороте листа. Техника ведения учетной регистрации по книге журнал-Главная не требует большой квалификации. Все эти преимущества и привели к широкому распространению данной формы, особенно на тех предприятиях, которые не располагают высококвалифицированными кадрами, учетных работ.

Однако книга Журнал-Главная имеет и некоторые недостатки. При большом количестве счетов она становится громоздкой и неудобной в работе. Применение вкладышей затрудняет запись операции и приводит к увеличению числа ошибок, заключающихся в разноске сумм не в надлежащие счета. Поэтому число счетов, для ведения книги Журнал - Главная, не должно превышать 20-25.

Единая журнально-ордерная форма учета разработана на основе Генерального плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов РК и предназначена для применения во всех отраслях республики (промышленность, строительство, снабжение, сбыт и другие).

Эта форма учета основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств (активов) и хозяйственных операции по всем разделам бухгалтерского учета.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операции осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс, журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Таблица 7.3.5.

Книга главных счетов (Журнал-Главный)

Порядковые номера мемориальных ордеров	Даты ордеров	Суммы по мемориальным ордерам	Основные средства	Сырье и материалы	Денежные средства	Расчеты по оплате труда	Общие административные расходы	и т. д
Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
Сальдо	01.01			-		-		-		-	-	-	-
	15.01
	16.01		-	-	-		-	-	-			-	-
3	16.01		-	-	-	-		-	-	-		-	-
и т.д.
Итого за
Сальдо 02.02.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, организации (субъектов), а также для составления отчетности.