В Актюбинском университете имени С.Баишева в качестве инструмента для сбора и анализа информации используется автоматизированная информационная система «Platonus» (АИС «Platonus»). Интеграция данных средствами АИС «Platonus» обеспечивает получение информации, предназначенной для оперативного и стратегического управления вузом. В настоящее время в АИС «Platonus» имеется полная база обучающихся по всем уровням подготовки и формам обучения, ППС и других работников, объединенных в группы пользователей с индивидуальными правами, с разграничением доступа к информационным ресурсам.
Процесс формирования информации в АИС «Platonus» состоит из отдельных операций, выполняемых участниками процесса, каждая из которых представляет собой автоматизированную обработку данных, связанных с тем или иным видом деятельности вуза. Получение интегрированного результата, имеющего ценность для принятия управленческих решений, зависит от эффективной работоспособности ресурсов системы, также своевременного ввода данных всеми участниками данного процесса.
В АУ имени С.Баишева проводится работа по составлению карты потребности в кадрах по специальностям университета, соответствующим направлению деятельности организаций и предприятий. С целью изучения потребности в кадрах университетом направлены письма на предприятия и организации о потребности до 2020 года. Также прорабатываются вопросы разработки образовательных программ для организации учебного процесса с учетом требований работодателей, а также ведется сбор сведений от организаций и предприятий в целях осуществления мониторинга потребности в кадрах, трудоустройстве выпускников и их карьерном росте.
С целью изучения рынка осуществляется мониторинг трудоустройства выпускников: составлена электронная база выпускников в АИС «Platonus», которая систематически обновляется. Ежегодно разрабатывается план по трудоустройству выпускников университета, который включает следующие мероприятия: организация встреч с руководителями предприятий, организация и проведение ярмарок вакансий, организация совместной работы с городским отделом труда и занятости по трудоустройству выпускников на вакантные места, проведение персонального распределения выпускников с участием работодателей. Помимо этого проводятся анализы влияния различных факторов на деятельность университета.
Отделом трудоустройства и профориентационной работы АУ имени С.Баишева и Ассоциацией выпускников проводится ряд мероприятий. К таким мероприятиям относятся: ярмарка вакансий; организация встреч с руководителями предприятий и организаций; организация круглого стола с представителями предприятий области; ознакомление с документацией по трудоустройству выпускников; формирование базы данных выпускников, организация мероприятий по трудоустройству; налаживание партнерских связей, создание коммуникативной среды с трудоустроенными выпускниками; встреча успешных выпускников со студентами; формирование баз данных выпускников и работодателей, выпуск различных информационных материалов.
Взаимодействие с потенциальными работодателями (профессиональными ассоциациями, организациями, министерствами и ведомствами) при реализации ОП также предусматривает: привлечение руководителей и ведущих специалистов профильных организаций, предприятий и учреждений к образовательному процессу в качестве преподавателей по дисциплинам профессионального цикла; организацию и проведение совместных конференций, круглых столов, олимпиад, конкурсов научных работ; привлечение ведущих специалистов, руководителей организаций к рецензированию выпускных квалификационных работ, руководству педагогической практикой обучающихся.
В качестве источников информации об удовлетворенности потребителей уровнем образовательных услуг используются отзывы потребителей, анкетирование, опросы, сообщения в средствах массовой информации. Сведения, полученные из указанных источников информации, используются при анализе руководством университета и проведении корректирующих действий.
Достоверность, точность и своевременность входной информации является основой для формирования различных форм отчетности, указанных выше. В этой связи согласно календарю плановых работ университета, а также локальных планов кафедр, факультетов, структурных подразделений, положению о рабочих группах ответственные исполнители представляют курирующему проректору справку о достоверности предоставленных данных, которые подтверждаются данными из альтернативных источников: количество трудоустроенных выпускников сопоставляется с информацией из ГЦВП; научные изобретения патентами; достижения обучающихся экзаменационными ведомостями; информация о базах для прохождения производственных практик соответствующими договорами и т.д.
Результативность и эффективность принятых на основе проведенных анализов и обработки имеющихся данных оцениваются методами сравнения показателей, а критерии оценки изложены в положениях внутренних и ведомственных нормативных документов и положениях о рабочих группах. В протоколах заседаний кафедр, годовых отчетах отражаются результаты анализа достижений цели ОП, а также пути улучшения эффективности образовательной программы. Хранение управленческой документации кафедр осуществляется в соответствии с требованиями номенклатуры дел.
В рамках реализации плана улучшения учебной, воспитательной, научно-методической деятельности обучающихся и ППС руководство вуза проводит регулярные встречи для обмена мнениями. Реализация стратегических целей выпускающих кафедр осуществляется постепенно через систему планирования. Имеются перспективные планы на три года, ежегодные планы. В них отражены все направления работы кафедр.
В университете во второй половине каждого учебного года организуются встречи представителей кафедры, реализующих образовательную программу, с учениками школ, их родителями. На телевидении, в областных и районных газетах размещается подробная информация о специальности, ее специфике и требованиях к абитуриентам. По плану организуются посещения преподавателями и сотрудниками конкретных учебных заведений, выпускники которых уже определились с выбором специальности, данные о таких абитуриентах находятся на кафедре для того, чтобы с ними можно было работать дальше.
Информация о контингенте и основных характеристиках контингента обучающихся хранится в течение двух-трех лет. Такая же информация хранится в специализированной базе данных приемной комиссии университета.
Выполнение принятых решений рассматривается на заседании кафедры в конце учебного года. Планы и отчеты за последние 3 года имеются в наличии, протоколы ведутся в соответствии с установленными требованиями делопроизводства. Результаты анализа достижений цели программы и пути улучшения эффективности образовательной программы отражаются в протоколах заседания кафедры, годовых отчетах кафедры. Результаты контроля учебных занятий обсуждаются на заседаниях кафедры.
Обучающиеся и ППС кафедры, работодатели вовлекаются в процессы сбора и анализа информации путем анкетирования, интервьюирования, и принятие решений на их основе в ходе заседании кафедры. Свойства и характеристики собираемой и обрабатываемой информации определяется миссией университета и направлены на поиск наиболее эффективных и результативных методов, и путей улучшению качества предоставляемых образовательных и сопутствующих услуг, а также повышения уровня социальных условий работников и обучающихся.
Кафедры располагают всеми необходимыми средствами для эффективного менеджмента программ обучения и других видов деятельности: учебной документацией (журналами посещения занятий, экзаменационными ведомостями и др.); анкетами; ежегодным Мониторингом по основным направлениям деятельности образования; информационно-аналитическими материалами; отчетами кафедры по научной, учебно-методической и воспитательной работах.
Системы информирования, относящиеся к качеству, охватывают: уровень успеваемости обучающихся; востребованность выпускников на рынке труда; удовлетворённость обучающихся качеством реализации основных образовательных программ; эффективность преподавания; доступность ресурсов обучения; мониторинговые показатели деятельности кафедр.
На кафедрах внедрены процессы управления информацией, в том числе сбора и анализа. Поддержание миссии, целей, задач и оценка их эффективности проводится согласно действующим документированным процедурам.
Согласно этих процедур в университете проводится сбор и анализ данных для оценки результативности деятельности, определения степени воплощения миссии, целей и задач, и возможности постоянного улучшения оказываемой услуги. С целью большей ориентированности образовательной программы на обучающихся в университете предусмотрена обратная связь и система информирования. Преподаватели информируют студентов в процессе обучения путем выставления оценки знаний в журнал успеваемости за выполнение лабораторно-практических занятий. Результаты рубежного и итогового контроля выставляются в бумажные и электронные ведомости. Итоговая оценка заносится в зачетную книжку студента.
АИС «Platonus» позволило автоматизировать следующие процессы:
- регистрацию обучающихся на дисциплины и к преподавателям;
- формирование учебных и индивидуальных планов;
- формирование академических потоков;
- составление академических календарей;
- организацию текущей, промежуточной и итоговой аттестации обучающихся;
- формирование базы учебных достижений обучающихся;
- загрузку учебно-методических материалов;
- ведения картотеки обучающихся, сотрудников, преподавателей;
- формирование различных видов отчетов в реальном времени.
Для обучающегося на сайте www.vuzbaishev.kz дана полная информация по всем дисциплинам, в базе которого у студентов каждой группы есть свой логин и пароль. Обучающиеся и ППС кафедры, работодатели вовлекаются в процессы сбора и анализа информации путем анкетирования, интервьюирования, и принятие решений на их основе в ходе заседаний кафедр. Информационно-коммуникативное образовательное пространство выпускающих кафедр представлено интегрированной совокупностью информационных ресурсов и телекоммуникационных технологий, аппаратных устройств (компьютерного, коммуникационного, копировально-множительного и проекционного оборудования), локальных сетей, программных продуктов, систем хранения и обработки информации, предназначенных для информационного обеспечения учебно-воспитательного процесса, формирования корпоративной культуры и управления персоналом кафедр.
Сильными сторонами ОП являются:
- достоверность и полнота информации и её сохранность;
- оперативность системы передачи, сбора и фиксации информации в управлении всеми видами процессов связанных с обучением, успеваемости, достижениях студентов и др.;
-- наличие электронной библиотеки (kabis.vuzbaishev.kz.) предоставляет доступ к базам данных электронного каталога и полнотекстовых документов через интернет.
В целях дальнейшего развития и совершенствования деятельности по реализации аккредитуемой образовательной программы ВЭК НААР рекомендует:
- совершенствовать Веб-сайт университета в плане расширения его функциональных возможностей.
ВЭК отмечает, что по данному стандарту критерии распределились следующим образом:
ОП 5В042100 Дизайн: 4 критериев данного стандарта имеют сильные позиции, по 9 - удовлетворительные позиции, по 1 позиции требуется улучшение;
ОП 5В060200 – Информатика и 5В070700 – Горное дело: 5 критериев данного стандарта имеют сильные позиции, по 8 - удовлетворительные позиции, по 1 позиции требуется улучшение;