Ноябрьский институт нефти и газа (филиал) ТИУ проводит Международную студенческую научно-практическую конференцию «К вершинам познания» 21 мая 2017 года. В связи с этим приглашает для участия студентов Надымского института нефти и газа (филиал) ТИУ. Указать контактную информацию организационного комитета конференции (Ф.И.О., контактный телефон, электронный адрес), а также ссылку в Интернете на оформление заявки и материала для конференции.
Бланк письма необходимо взять из предложенных образцов документов.
Студенты из первой группы выбирают необходимые бланки, оформляют письмо. В это время преподаватель проводит беседу со студентами второй группы по оформлению служебного письма. Студенты первой группы слушают внимательно, используют полученную информацию для оформления письма.
Студенты сдают оформленные деловые письма на проверку.
Вопросы для второй группы (одновременно с самостоятельной работой первой группы)
- на бланке какого формата бумаги оформляется деловое письмо? (письмо оформляется на бланке письма (фирменный бланк организации) формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации);
- как должно быть составлено деловое письмо? (письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений);
- назовите стиль изложения письма (письмо должно излагаться официально-деловым стилем);
- текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным.
Назовите состав письма
(Письма состоят из:
- вступления;
- основной части;
- заключения).
Во вступлении дается обоснование вопроса.
В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).
Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем…) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю…).
Письма могут содержать вступительное обращение:
Уважаемый Павел Николаевич!
Уважаемый господин Дмитриев!
Письма подписываются руководителем организации. Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Информационный обмен с помощью писем следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Письмо получено секретарем Ноябрьского института нефти и газа (филиал) ТИУ, передано на рассмотрение директора, директор отписал письмо в учебно-методический отдел. Секретарь передает письмо нс резолюцией директора на исполнение.
Задание для второй группы «Надым»
(Преподаватель представляет презентацию. Основные моменты презентации: показать приказ в общем виде).
Необходимо оформить приказ. Данные для приказа.
Констатирующая часть: положение о Международной студенческой научно-практической конференции «К вершинам познания», служебная записка начальника учебно-методического отдела (Ф.И.О. придумайте самостоятельно). Дата проведения – 21 мая 2017 года.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:
В ней необходимо:
учебной части освободить от занятий 2-х студентов (данные указать самостоятельно) для участия в конференции;
бухгалтерии института выделить необходимые средства;
ответственными за жизнь студентов назначить заместителя директора по УВР (ФИО указать самостоятельно).
Студенты из второй группы выбирают необходимые бланки, оформляют приказ. В это время преподаватель проводит беседу со студентами первой группы по оформлению приказа. Студенты второй группы слушают внимательно, используют полученную информацию для оформления приказа.
Студенты сдают оформленные приказы на проверку.
Вопросы для первой группы (одновременно с самостоятельной работой второй группы)
Дайте определение приказа.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем для разрешения организационных, финансовых, кадровых и др. вопросов деятельности.
Проекты приказов составляются так, чтобы поручения в них были конкретными и реальными, обеспечивались материально-техническими и финансовыми средствами.
На какой вопрос отвечает заголовок к тексту приказа?
Заголовок к тексту формулируется четко, кратко и выражает основное содержание документа. Отвечает на вопрос: «О чем?»
О проведении аттестации персонала
Из каких двух частей состоит приказ?
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, ссылка на нормативный акт, описание событий, послуживших изданию приказа):
В соответствии с приказом генерального директора от 27.05.2011 № 96 «О повышении дисциплины работников»
ПРИКАЗЫВАЮ:
В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
- наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
- поручение;
- дату выполнения поручения.
Что указывается в последнем пункте приказа?
Последний пункт приказа – пункт о контроле. В нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия:
5. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по учебно-воспитательной работе А.М.Иванову.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП
Преподаватель подводит итог, называя тему и цель урока, проговаривая основные моменты, дает оценку анализа работы студентов на занятии;
Подведение итогов:
- систематизированы знания, умения и навыки по разделу 3 «Система организационно-распорядительной документации»;
- разобрана на практике деловая ситуация «Работа с документами в учреждении».
Объявление об окончании урока.
Спасибо за внимание!