В настоящее время отели высоко ценят индустрию MICE как источник высокого, и, главное, стабильного, практически не зависящего от сезона, дохода. Поэтому они не жалеют средств на совершенствование сервиса, постройку новых помещений для проведения мероприятий и модернизацию уже существующих.
Все больше отелей осознает, какую экономическую выгоду может приносить им проведение различных тематических мероприятий – от научных конференций и деловых форумов с большим количеством участников до бизнес - совещаний и учебных семинаров небольшого масштаба. При привлечении заказчиков таких мероприятий каждый отель исходит из своих возможностей – номерного фонда, количества и вместимости залов для заседаний, наличия необходимых вспомогательных помещений, мощности ресторанного комплекса. И здесь необходимо трезво оценивать свои возможности удовлетворить запросы устроителей различных мероприятий с тем, чтобы оптимально загрузить имеющиеся помещения, обеспечив при этом комфортные условия работы для всех участников.
Для выполнения последней задачи следует придерживаться определенных нормативов, разработанных профессионалами конгрессного бизнеса. Международной ассоциацией конгресс - центров (AIPC) определены стандартные требования, которым должны соответствовать помещения, предназначенные для проведения мероприятий делового и научного характера. Эти требования касаются наличия необходимого количества помещений различного назначения, специальной мебели и оборудования, набора требуемых услуг, квалификации обслуживающего персонала, мер безопасности. Это сделано в интересах участников таких мероприятий, чтобы обеспечить им условия для продуктивной работы.
Предпочтительно, чтобы помещения для проведения мероприятий находились на некотором удалении от гостевых номеров, гостиничного лобби, баров и прочих мест скопления людей, не являющихся участниками данного мероприятия. Лучше всего, если гостиничный конференц - центр расположен в отдельном крыле и помимо входа со стороны гостиницы имеет вход непосредственно с улицы, что уменьшает нежелательную циркуляцию потоков.
В удачно спроектированном конференц - центре, должно соблюдаться оптимальное соотношение больших и малых залов для заседаний. Кроме того, необходимы вспомогательные помещения для размещения оргкомитета, докладчиков, программного комитета, секретариата, для работы представителей средств массовой информации, а также для отдыха синхронных переводчиков (в случае, если конференция предусматривает несколько рабочих языков). В гостиничных конференц - центрах современной постройки уже не встретишь залов для заседаний с наклонным полом и стационарно установленными креслами. Предпочтение отдается многофункциональным трансформируемым залам, которые при помощи звукоизолирующих перегородок удается успешно «кроить» в зависимости от пожеланий организаторов конкретного мероприятия. Что касается зоны для регистрации участников, ее площадь определяется из расчета 0,7 кв.м на одного участника мероприятия.
Особое внимание следует уделить фойе – их количеству и площади. Желательно, чтобы у каждого большого конференц-зала было отдельное фойе. Тогда люди, выходящие на перерыв из одного зала, не будут мешать шумом и разговорами тем, у кого заседание еще продолжается. А поскольку в фойе обычно во время перерыва подается кофе, то каждый спокойно пьет «свой кофе», не опасаясь, что покушается на чужую собственность. В больших фойе, куда одновременно выходят двери нескольких залов, приходится ставить перегородки, или растягивать ограничительные ленты, что весьма неудобно, а главное, вызывает у людей негативную реакцию.
Необходимо понимать, что невозможно провести конференцию, располагая только одним, пусть даже самым комфортабельным и технически оснащенным залом, поскольку для ее проведения потребуется еще целый ряд помещений.
Для примера определим потребность в помещениях для проведения научной конференции, в которой участвует 300 человек. Во-первых, для проведения пленарных заседаний, а также церемоний открытия, закрытия, награждения необходим зал, способный вместить всех участников, т.е. в данном случае на 300 мест. Предположим, что в рамках конференции предусмотрена работа 3-х секций. Это означает, что потребуется еще 3 зала меньшей вместимости. Согласно существующим нормативам, их суммарная вместимость должна составлять как минимум 80% от вместимости пленарного зала. Если в секциях приблизительно равное количество участников, то для их работы необходимо предоставить 3 зала на 80 мест каждый. При этом, чтобы обеспечить достаточный обзор демонстрационного экрана, высота потолков не должна быть меньше 3,6 м.
Существует несколько наиболее распространенных видов расстановки мебели и оборудования в залах заседаний. Наиболее экономной является «театральная» рассадка – стулья ставятся рядами лицом к докладчику. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.
Другой распространенный способ рассадки – «классная комната» – участники сидят за столами, поставленными рядами. Здесь норматив значительно выше. Еще больше пространства необходимо для «круглого стола», часто заменяемого «квадратом», а самой неэкономной с точки зрения занимаемой площади является так называемая рассадка «покоем». Есть свой норматив и для «банкетной» рассадки за круглыми столами.
Многочасовое сидение – довольно утомительное занятие само по себе, поэтому мебель должна быть как можно более комфортной. По мнению компании «Аптренд» – поставщика мебели и оборудования в гостиницы и конференц-залы, такая мебель должна быть эргономичной: складные конференц - столы и стулья, штабелируемые стулья, разборные сцены, мобильные складные перегородки. Основное требование к мебели в гостиничных конгресс - центрах – это мобильность и легкое складирование (она должна быстро и легко собираться и в сложенном виде и занимать мало места). Как правило, при производстве складных стульев с мягкой спинкой и сиденьем, используется негорючая ткань типа Trevira.
Кроме залов заседаний для обеспечения успешной работы конференции необходим целый ряд вспомогательных помещений – для регистрации участников, работы оргкомитета и его служб, размещения сопровождающей конференцию выставки и т.д.
Определять размеры необходимых вспомогательных помещений рекомендуется следующим образом:
• площадь помещения для регистрации участников рассчитывается из расчета 0,7 кв. м на каждого участника. В данном случае ее величина составит 210 кв. м (0,7х300);
• минимум 5 офисов, каждый площадью не менее 10 кв. м для размещения оргкомитета, секретариата, программного комитета, пресс-службы и др. Если в работе конференции предусмотрен синхронный перевод, то необходимо предусмотреть комнату для отдыха синхронистов, расположенную неподалеку от кабин синхронного перевода;
• фойе, где во время перерывов подается кофе, должно одномоментно вмещать не менее 60% всех участников мероприятия, а его необходимая площадь определяется из расчета 1 кв. м на человека, т.е. в данном случае – 180 кв.м.
В последнее время все больше конференций сопровождается выставками. Для того, чтобы определить чистую площадь стендов (т.н. площадь-нетто), которые можно установить в том или ином помещении, рекомендуется воспользоваться простым правилом: разделить площадь пополам. Например, в зале площадью 500 кв. м можно смонтировать стенды, суммарная площадь которых составит 250 кв. м, остальная площадь предназначена для проходов, входной зоны, аварийных выходов, размещения вспомогательного оборудования (например, противопожарного). Потолки выставочного зала не должны быть ниже 3,0 м.
Чтобы работа заседания проходила успешно, его участникам необходимо обеспечить звуковой и световой комфорт. Чрезвычайно важное значение имеет акустика помещения. Внешние звуки раздражают и отвлекают. Значит, необходимо обеспечить достаточную звукоизоляцию помещения. Нормы по звукоизоляции: 70 дб для окон и дверей, 40 дб для перегородок между залами. Если в помещении находится свыше 60 человек, рекомендуется использовать звукоусиление, т.к. если людям необходимо напрягаться, чтобы услышать докладчика, очень велика вероятность, что они будут отвлекаться и даже перестанут слушать вообще.
Освещенность в любой точке зала не должна быть ниже 400 люменов. Для иллюстрации докладов и при проведении презентаций широко используется различное проекционное оборудование. При использовании устаревшего проекционного оборудования (слайд– и оверхед - проекторов) необходимо предусмотреть наличие светоизолирующих штор для помещений с дневным освещением. Современные мультимедийные проекторы обладают высокой яркостью и менее чувствительны к освещенности, однако и в этом случаю при их установке надо избегать попадания на экран прямого света.
Особое внимание должно быть уделено средствам оповещения и связи. Обязательно наличие средств радиотрансляции – для передачи объявлений различного характера, особенно в экстренных случаях.
Что касается средств связи, то, по-прежнему, сохраняется требование установки в фойе телефонов – как городских, так и дальней связи. Все чаще организаторы мероприятий требуют обеспечить беспроводной доступ в интернет во всех помещениях отеля – не только в конференц - центре, но и в гостевых номерах и в лобби.
Заключение.
Банкетом (от франц. banquet) называется торжественный званый обед или ужин, устраиваемый в честь какого-либо лица или события. Слово «banco», что в переводе с итальянского «скамья» было родоначальником названий первых банкетов – banchetto, то есть превосходных застолий по какому-либо особому торжественному случаю. В России слово "банкет" не употреблялось вплоть до конца XIX века. Лишь в конце XIX века банкеты приобрели популярность как различного рода общественные мероприятия.
В зависимости от формы обслуживания различают следующие виды банкетов: банкет за столом с полным обслуживанием; банкет за столом с частичным обслуживанием; банкет-фуршет; банкет-коктейль; комбинированный банкет; банкет-чай. Банкет за столом с полным обслуживанием официантами проводят по поводу официальных визитов должностных лиц, в период проведения международных симпозиумов, конференций, выставок, дипломатических приемов. Подачу всех блюд на данных банкетах осуществляют официанты. Количество участников таких банкетов обычно составляет от 8 до 50 человек и лишь в редких случаях более 100. В меню банкета включается сравнительно небольшое количество холодных закусок, одна горячая, вторые горячие и десертные блюда, фрукты, напитки. Банкет с частичным обслуживанием официантами носит неофициальный характер. Так отмечают знаменательные даты, семейные праздники. Обслуживание на таком банкете производится частично самими участниками, а частично — официантами. В меню данного банкета могут быть включены самые разнообразные холодные закуски, одно или несколько горячих блюд, десерт, фрукты, горячие напитки. Банкет-фуршет – вид банкета, используемый при официальных встречах и проводимый организациями по деловому поводу. Фуршеты могут проводиться при правительственных приемах, подписании протоколов, театральных приемах, заключении деловых соглашений и других мероприятиях. Слово "фуршет" французского происхождения и означает в переводе на русский язык "на вилку". Данное обстоятельство определяет меню такого мероприятия. Закуски должны подаваться маленькими порциями «под вилку», чтобы их можно было есть без помощи ножа. Горячие закуски и блюда также подают маленькими порциями, чтобы можно было пользоваться только вилкой. Кроме холодных и горячих закусок, вторых блюд гостям подаются десерт и горячие напитки. На банкете – фуршете гости едят и пьют стоя. Как правило, банкет – фуршет проводится с 18 до 20 часов и продолжается 1 – 1,5 часа. Разновидностью банкета-фуршета является банкет-коктейль. Банкет – коктейль организуют обычно для участников международных симпозиумов, конференций, конгрессов, совещаний и других подобных мероприятий. Меню на данном банкете отличается большим ассортиментом закусок, а в виде основного напитка подают коктейль – фирменное блюдо предприятия или готовят коктейли в присутствии гостей. Данный банкет имеет сходства с банкетом – фуршетом. Гости также пьют и едят стоя; продолжительность данного банкета 1,5 – 2 часа. Банкет может сочетать несколько видов обслуживания. Такой банкет называется комбинированным. Комбинированные банкеты могут быть официальными (банкет – коктейль – фуршет) и неофициальными (банкет за столом с частичным обслуживанием официантами – чайный или кофейный стол). Банкет-чай обычно устраивается для женщин, и хозяйка банкета – женщина. Организуют этот банкет обычно на 10— 30 персон по поводу дней рождения, именин и других торжественных юбилеев. Продолжительность его не более двух часов, время проведения – с 16 до 18 часов. Количество гостей обычно 6 – 12, но может быть и до 30 человек. Меню такого банкета включает в себя разнообразие сладких блюд и горячие напитки. Еще одной формой проведения банкета является «шведский стол», буквально «бутербродный стол». Он представляет собой вариант фуршета при самообслуживании с разделением «фуршетной линии» и ресторанного зала. В меню включаются холодные закуски, горячие и десертные блюда, фрукты, спиртные, прохладительные напитки и соки. Кроме перечисленных видов банкетных мероприятий существуют такие приемы как «Бокал шампанского», «Журфикс», «Барбекю».
Особое внимание при проведении банкетных мероприятий занимают вопросы подготовки и организации банкетов. Общие вопросы организации банкета включают следующие моменты:
- прием заказа, выбор формы банкета, согласование меню с заказчиком;
- подготовка персонала ресторана к обслуживанию банкета;
- непосредственное ресторанное обслуживание гостей во время банкета.
Первоначальный вклад в общий замысел вносит метрдотель или банкетный менеджер, принимающий заказ. Именно он обговаривает меню, напитки, расстановку столов и рассадку гостей на празднике. Учитываются и такие детали, как наличие цветочных композиций, музыкальное сопровождение, украшение зала, специальные многопорционные блюда и напитки, характер обслуживания. Одновременно гости должны быть ознакомлены с правилами работы ресторана, порядком расчета. После этого метрдотель подробнейшим образом на специальном бланке заказа описывает все особенности данного мероприятия, включая время подачи блюд (количество порций на блюдах), дополнительные пожелания гостей, которые должны быть выполнены в определенной последовательности, и подает эти сведения шеф-повару, барменам, управляющему. Кухня приступает к заготовке ингредиентов для торжества, бармены подают сведения на склад, чтобы были закуплены недостающие напитки, управляющий, помимо данных вопросов, контролирует обеспечение торжества дополнительными аксессуарами – шарами, скатертями, цветами. При проведении официальных приемов уточняется ряд дополнительных вопросов, касающихся применения атрибутов государственной символики, музыкальной программы и другое. В зависимости от количества приглашенных и площади помещения расставляются столы: в форме линии, круга, квадрата, гребня, букв Т, П, Ш, Г. Подготовка к банкету предполагает и определение количества обслуживающего персонала и других работников, требующихся для его обслуживания. И, наконец, последние приготовления – сервировка стола, которая имеет свои особенности при разных видах банкетов. Это обусловливается меню праздничного мероприятия.
Организация банкетов и приемов требует от обслуживающего персонала овладения специальными знаниями и определенными навыками, обеспечивающими их четкую, ритмичную работу и высокую культуру обслуживания. Официант должен знать правила обслуживания того или иного мероприятия, правила подачи блюд, очередность подачи блюд, знать меню и все подаваемые блюда, и, конечно, правила этикета обслуживания гостей за столом. Ни одна просьба гостя не должна остаться без внимания. Квалифицированная работа, элегантный внешний вид, доброжелательное, тактичное и внимательное отношение к гостям являются обязательными условиями культуры обслуживания, и способствует созданию хорошего настроения участников банкета.
Подводя общий итог работы, следует отметить, что существует несколько видов банкетных мероприятий, устраиваемых по различным поводам. Четкая подготовка и организация банкетных мероприятий и безупречное обслуживание обеспечит проведение банкета на высшем уровне.
Список используемой литературы.
1. Волкова И.В., Миропольский Я.И., Мумрикова Г.М. Ресторанный бизнес в России: с чего начать и как преуспеть. – М: Издательство «», 2002, - 184 с.
2. Декор стола.//Гостиница и ресторан – 2002 - №4.
3. Т.Т. Никуленкова, Ю.И. Лавриненко, Г.М.Ястина. Проектирование предприятий общественного питания. – М: Издательство «Колос», - 2002.
4. Обслуживание на предприятиях питания: Учебное пособие для колледжей и профессионально-технических училищ. Автор - составитель Л. А. Радченко. – Ростов –на – Дону: Издательство «Феникс», 2001 -384с.