Использование электронной таблицы в качестве базы данных.




Лекция 8. Электронные таблицы

Обзор, назначение и основные функции

Электронные таблицы (ЭТ) предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Электронные таблицы – это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк; их обычно называют рабочими листами. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами.

Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки, содержащие числовую информацию, формулы или текст.

Табличный процессор – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

· создание и редактирование электронных таблиц;

· оформление и печать электронных таблиц;

· создание многотабличных документов, объединенных формулами;

· построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

· работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам,

· создание итоговых и сводных таблиц;

· использование информации при построении таблиц из внешних баз данных;

· решение экономических задач типа “что-если” путем подбора параметров;

· решение оптимизационных задач;

· статистическая обработка данных;

· создание слайд-шоу;

· разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения экономических, бухгалтерских, инженерных и статистических расчетов. Они позволяют не только создавать таблицы, но и проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различного рода хозяйственных ситуаций. В каждом пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.

Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяют быстро делать выборки в базе данных по любому критерию.

Что же такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач:

1. Выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Стало возможно решать на персональном компьютере многие вычислительные задачи программирования на каком-либо алгоритмическом языке.

2. Математическое моделирование.

Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ – мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:

· подбор параметров,

· прогноз поведения моделируемой системы,

· анализ зависимостей,

· планирование.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы);

Использование электронной таблицы в качестве базы данных.

По сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются пользователями с начальной компьютерной подготовкой и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие.

Самые популярные табличные процессоры — Microsoft Excel, Lotus 1—2—3, SuperCalc, Quattro Pro. Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft; 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж - Lotus 1—2—3, затемQuattro Pro.

SuperCalc

SuperCalc – табличный процессор, основное применение которого – выполнение расчетов. Он позволяет решать большинство финансовых и административных задач: прогнозирование продаж, роста доходов; анализ процентных ставок и налогов; подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц; бюджетные и статистические расчеты; сметные калькуляции. SuperCal c выполняет арифметические, статистические, логические и специальные функции. Осуществляет поиск и сортировку данных в таблице, а также имеет довольно большие графические возможности.

Lotus 1-2-3

Lotus 1-2-3 – профессиональный табличный процессор, созданный в 1982 году. Широкие графические возможности и удобный интерфейс пакета позволяют быстро ориентироваться в нём. С его помощью можно создать любой финансовый документ, отчёт для бухгалтерии, составить бюджет, а затем разместить все эти документы в базах данных.

Lotus 1-2-3 на протяжении 12 лет был самым популярным табличным процессором в мире. Именно этой программе, адаптированной под большинство существующих платформ, фирма Lotus в значительной степени обязана своей известностью и популярностью. Но за эти годы выросли многочисленные конкуренты, которые смогли умело повторить функции, заложенные в Lotus 1­-2-3, а иногда даже внести и что-то свое. В таких условиях трудно оставаться лидером, и все же Lotus старается сохранить занятые позиции и в технологии, и в идеологии.

Lotus 1-­2­-3 может обмениваться формами с СУБД Approach, которая в такой связке выступает как хранилище данных и достаточно мощный генератор отчетов.

В Lotus 1-­2-­3 включены достаточно сильные средства анализа и обработки данных. Широкий спектр заложенных функций расширяет область применения 1­-2-­3, делая его инструментом, ориентированным на любых пользователей персональных компьютеров.

Для автоматизации задач предусмотрен целый ряд сервисных возможностей. Среди них стоит отметить и такую функцию, как динамическое меню «Actions», в которое пользователи могут добавлять свои сценарии, написанные на LotusScript. Диаграммы, географические карты и рисунки Clip Art повышают наглядность представления данных и облегчают анализ.

К явным достоинствам Lotus 1-2-3 относится цельность пакета, то есть взаимосвязь между приложениями, развитая система помощи, возможность совместной работы над документами.

Благодаря радикально обновленному интерфейсу и новым возможностей первая версия Lotus 1-2-3 для Windows производит весьма благоприятное впечатление и, возможно, превосходит по простоте использования все остальные электронные таблицы. В сфере решения сложных задачLotus 1-2-3 как и прежде, не выдерживает конкуренции с Excel, но фактически она уже обогнала Quattro Pro и вырвалась на второе место. Усовершенствования, внесенные в интерфейс и инструменты 1-2-3, сделали эту программу привлекательной для новичков и пользователей, работающих с электронными таблицами от случая к случаю, но по части сложных функций она по-прежнему отстает от Excel.

Quattro Pro

Quattro Pro – табличный процессор со стандартными возможностями и функциями. Обладает рядом достоинств: удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме; многооконный режим работы; доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных, созданных на основе наиболее популярных СУБД; легкость создания программы обработки информации в таблицах; удобные средства отладки и редактирования созданных программ; хорошее качество печати выходных документов.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования.

Новая версия программы Corel Quattro Pro дополнена инструментами для подготовки запросов к Web, которые обеспечивают возможность предварительного просмотра информации, извлеченной из удаленных HTML-страниц. Такого удобства в Excel нет. Однако, имеющиеся в программе средства для работы со сводными таблицами, уступают в простоте применения входящему в состав Excel "мастеру" и не позволяют вносить изменения в готовые таблицы.. Настроив Quattro Pro надлежащим образом, в качестве принятых по умолчанию можно использовать файловые форматы Excel или Lotus 1-2-3, но при этом многие функции Quattro Pro становятся недоступными.

Для реализации сложных функций электронных таблиц в Quattro Pro теперь включено великолепное средство Formula Composer, которое позволяет представить уравнения в виде древовидной структуры, допускающей быструю коррекцию. Операции с данными же остаются более неудобными, чем в Microsoft Excel.

 


 

Основы работы в Excel

После запуска Excel на экране появляется окно, состоящее из следующих элементов:

 

 

 


Поле имени
Кнопки прокрутки ярлычков
Заголовки строк
Заголовки столбцов
Выделить весь лист

           
   
Ярлычки рабочих листов
 
Строка состояния
   
Полосы прокрутки
 

 


Ø Строка меню, содержащая пункты главного и подчиненных меню (документы разных типов имеют разные строки меню, например, при работе над диаграммой, Вы увидите строку меню диаграммы). С помощью этой строки можно получить доступ практически ко всем командам Excel.

Примечание. Кроме главного меню Excel содержит так называемые контекстные меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами.

Контекстные меню активизируются нажатием правой кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне меню или нажать Esc.

Ø Строка формул, в которой можно вводить и редактировать данные, находящиеся в выбранной ячейке активного рабочего листа или в этой строке отображается содержимое текущей ячейки.

Ø Пользовательская панель инструментов, в которой в качестве пиктограмм вынесены наиболее употребляемые пользователем команды. Использование кнопок панелей инструментов позволяет сэкономить время по сравнению с выбором команд меню. При помещении указателя мыши на пиктограммы в форме всплывающей подсказки будет отражена информация о функциональном предназначении кнопки. Настройка панелей инструментов зависит от задач пользователя и определяется пунктом меню Вид|Панели инструментов.

Ø Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная), позволяющие просматривать и работать с большими таблицами.

Ø Строка состояния, отражающая информацию о текущем состоянии и результатах выполняемых операций Excel.

Ø Ярлычки рабочих листов, содержащие стандартные имена (Лист1, Лист2, Лист3 и т.д), которые по желанию пользователя могут быть добавлены, удалены или переименованы под конкретную задачу.

Работа с электронными таблицами

В Excel можно работать с 4 основными типами документов:

· электронная таблица;

· диаграмма;

· макротаблица;

· рабочая книга.

Электронные таблицы в Excel располагаются на рабочих листах рабочих книг, последние из которых представляют собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя, “складывающей” документы. Количеством рабочих листов в книге может регулировать пользователь. В рабочие книги можно дополнительно “подшивать” диаграммы, сводные таблицы, различные отчеты и т.п.

Рабочий лист электронной книги состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес: сочетание имени столбца и строки. Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита (А. B, C, D…), а строки – арабскими цифрами (1,2,3…). Ячейка, в которой находится курсор, считается активной, то есть предназначенной для ввода данных.

Например, адрес F10 говорит о том, что вводимая информация при активной ячейке F10 попадет именно в эту ячейку, а содержимое этой ячейки отразится в строке формул.

Многие команды Excel позволяют работать с блоками ячеек. Блок ячеек - это прямоугольник, задаваемый координатами противоположных углов, обычно, верхней левой и нижней правой ячеек. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (“:”). Например, блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, А3, А4, В1, В2, В3 и В4. Выделение блока ячеек осуществляется протаскиванием курсора мыши на нужный диапазон. При этом ячейка, начиная с которой выделяется блок, остается белого цвета, а остальные ячейки - затемняются. Но блок ячеек не обязательно может включать смежные ячейки. Для выделения таких ячеек в блоке следует использовать клавишу <Ctrl>.

Ячейкам и блокам для удобства работы можно давать имена.

Рабочиелистытакжемогут быть переименованы для лучшего отражения смыслового содержания решаемой задачи.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-04-20 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: