В первой главе было рассмотрено - организационные формы делопроизводства
Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение – служба ДОУ. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.
На сегодняшний день известно 3 формы организации работы с документами:
- Централизованная
- Децентрализованная
- Смешанная
В организационных структурах службы ДОУ говорится:
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями.
На сегодняшний день различают 4 основных организационных структур службы ДОУ:
- Управление делами
- Секретариат
- Отдел рационализации делопроизводства
- Административный отдел
Подразделение по учету и регистрации документов.
Данное подразделение канцелярии отвечает за:
- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
- контроль за оформлением и составлением документов
- формирование и ведение справочно-информационного массива.
Группа контроля осуществляет:
- контроль за сроками исполнения документов;
- контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
Группа писем занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан
Центр подготовки документов осуществляет:
- перепечатку документов с черновиков;
- считку и правку текстов документов;
- учет выполняемой работы.
Архив организации (ведомственный архив) осуществляет следующие функции:
- прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
- учет, систематизация, хранение и организация использования документов;
- подготовка дел к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Во второй главе мы рассмотрели - Анализ структуры и службы ДОУ
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка работы с документами;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- унификация форм документов;
В этом параграфе мы изучили функции службы ДОУ
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.
К технологическим функциям относятся:
- осуществление первоначальной обработки поступающих документов;
- регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- машинописное изготовление документов
-копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
- подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:
- подготовка к докладу руководству поступающих документов;
- прохождение и исполнение документов в установленный срок;
- организация хранения документов в структурных подразделениях;
К контрольным функциям относят:
- контроль за сроками исполнения документов;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству;
- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Одним из важных вопросов курсовой работы является - Нормативная регламентация работы службы ДОУ
Структура, функции, задачи службы ДОУ закрепляются в ряде внутренних документов: положении, инструкциях, правилах, табель форм документов.
В этом параграфе описывается положение о службе ДОУ
Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами.