Деловая встреча, этапы подготовки

Этапы:

1. подготовительный
2. аналитический (сбор инфо)
3. сама подготовка (план внешний и внутренний)
4. дискуссия

Встречает тот, кто приглашал, кто подписывал приглашение, или в крайнем случае – один из его заместителей.

В машине 1-е почетное место – заднее сидение справа, 2-е – за водителем

Обычно при встречах занимается лишь заднее сидение, если есть еще лица, то место №3 – середина на заднем сидении. Выходят первыми лица, занимающие почетные места.

Прежде чем приступить к деловому партнерству, необходимо нанести визит вежливости в орг-цию или лицу, пославшему приглашение. Деловая беседа общая (о стране, о надеждах на сотрудничество, может быть сообщена прога пребывания) длится 20-30 минут за столом, на кот.минеральная вода, сигареты. через 10-15 минут могут быть поданы чай или кофе. Телефон не звонит: об этом должен позаботиться секретарь.

Различают деловые беседы запланированные и незапланированные.

Запланированные беседы проходят по подготовленной заранее проге. Проги классифицируются на внешние и внутренние.

Внешняяпрога предназначена для иностранной делегации. В ней указывается дата, мероприятия и т.д.

Во внутренней – дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственные лица.Прога утверждается рук-лем фирмы.

Деловая беседа – это разговор, целью которого является решение важных вопрос, рассмотрение предложений о сотрудничестве, подписание сделок купли-продажи и т.д. Виды деловых бесед бывают самыми разными. Всех их можно разделить на две большие группы: свободные (проходят без специальной подготовки, например, собрание коллег по работе) и регламентированными (тщательно продуманные, с обязательным учетом временным рамок). А вот в зависимости от цели, которую преследует деловая беседа, выделяют следующие виды: встреча руководителя с потенциальным сотрудником, беседа руководителя с одним из сотрудников с целью разрешения определенных вопросов, беседа партнеров с целью налаживания будущего сотрудничества, беседа коллег по поводу решения производственных вопросов.

Деловое совещание — это инструмент коллективного принятия решения или координации действий сотрудников. Оно обычно проводится в крайнем случае, если по каким-то причинам одно лицо не может принять решение самостоятельно. К таким причинам может относиться и недостаток компетенции, и формальная необходимость, обусловленная спецификами внутренней структуры организации, то, что решение затрагивает интересы многих сотрудников.

Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.
Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.
ля написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.
Деловые письма печатаются на машинке на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой
стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора - два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.
В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Принятое у нас сокращение дат типа 20.У.1992 или 20.05.1992 в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год (например: 20 мая 1992 года).
Наименование организации или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляются на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже на левой стороне письма с новой строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: "Уважаемый господин (мистер)", "Дорогой господин (мистер)".
Если это не первое письмо к вашему партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.

Интервью — особый информационный жанр журналистики, представляет собой диалог корреспондента и героя публикации. Иначе интервьюера и интервьюируемого.

Интервью — жанр оригинальный, в связи с этим оно и оформляется особым образом. Тогда как заметка, расширенная информация несколько схожи (вопросы, подробности). В интервью вы записываете свой вопрос и дословно ответ героя. Но структура интервью включает и другие компоненты.
Виды интервью (классификация)

• Информационное. В полной мере интервью получится информационным, если и интервьюер и герой будут делать акцент на вопросах: что? где? когда?
• Аналитическое. Если интервьюер и его собеседник начнут «разворачивать» ответ на вопросы: почему? с какой целью? что это значит? и пр., то в результате может получиться аналитический материал.

Запомните: ответы информационного интервью не всегда могут быть лаконичными, тем не менее они преследуют одну цель: проинформировать читателя о предмете авторского интереса, а не проанализировать его. Это своего рода анкета.

резюме – это краткий вывод из сказанного, написанного или прочитанного, сжато излагающий основные положения.

Применительно к поиску работы, резюме (CV) – это документ (обычно составленный в текстовом редакторе MicrosoftWord), который пришёл на смену устаревшей "автобиографии" и, состоящий из нескольких блоков.

Как правило, оно состоит из 5-6 блоков, которые располагаются в следующем порядке:
1. Личные данные кандидата.
2. Желаемая должность (должность на которую Вы претендуете).
3. Опыт работы (Ваш профессиональный опыт).
4. Образование.
5. Профессиональные навыки.
6. Дополнительная информация.

Деловой разговор:

Непосредственно переговорить с партнером или клиентом удается да­леко не всегда. Поэтому очень часто нам приходится обращаться к те­лефону. Подсчитано, что деловые люди тратят на телефонные перего­воры от 4 до 25процентов своего рабочего времени. Благодаря телефо­ну повышается оперативность решения огромного количества вопро­сов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение, на предприятие или фирму. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на лю­бом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются рас­поряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом к заключению договора является имен­но телефонный разговор.

14 Мотивация - это совокупность движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, имеющей определенную целевую направленность.

Процесс мотивации (мотивирования) строится вокруг потребностей человека, которые и являются основным объектом воздействия с целью побуждения человека к действию. В самом общем виде потребность - это ощущение недостатка в чем-либо, которое имеет индивидуализированный характер при всей общности проявления. Врожденные потребности, общие для всех людей (первичные потребности) получили название - нужда. Например, нужда в еде, сне, сексе и т. п. Приобретенные (вторичные) потребности связаны с существованием человека в группе, носят более персонифицированный характер и формируются под воздействием среды. Например, потребность в уважении, в достижении результата, любви и т. п.

Пока потребность существует, человек испытывает дискомфорт, и именно поэтому будет стремиться найти средства удовлетворения потребности (снять стресс). Устраненная (удовлетворенная) потребность исчезает, но далеко не навсегда. Большинство потребностей возобновляются, при этом меняя форму проявления, переходя на другой уровень иерархии потребностей. Потребности являются основным источником активности человека, как в практической, так и познавательной деятельности.

Виды мотивов

Мотивы могут быть явные и скрытые, проактивные и реактивные, смыслообразующие и мотивы-стимулы, низкие и благородные.

· Мотив акции и мотив реакции

Когда поведение не только побуждается, но и определяется обстоятельствами, говорится о реактивном поведении и мотивах реакции. Если человек рассматривает обстоятельства, но делает свой свободный выбор, его побуждение является проактивным, мотивом акции. См.→

· Низкие и высокие, благородные мотивы

К низким мотивам относят все связанное направленностью на себя за счет других, к высоким - связанное с направленностью на помощь другим за свой счет.См.→

· Явные и скрытые мотивы

У человека может быть одновременно несколько мотивов, причем для себя и для окружающих чаще выставляются красивые, благородные мотивы. Скрытые мотивы при этом могут иметь совсем другой характер. См.→

· Смыслообразующие мотивы и мотивы-стимулы

Не путайте стимулы и смыслообразующие мотивы. Если вы рядом с мотивом "позаботиться о маме" обнаружили стимул "мне лично от этого будет приятно", то вы, конечно, внимательны, но стимул от этого остается только стимулом, а мотив - мотивом.

Стратегия партнерского взаимодействия предполагает владение та­кими механизмами взаимопонимания, как децентрация; эмпатия; точ­ность и ясность в выражении потребностей, чувств, эмоций; искренность.

Технология управления персоналом предполагает организацию най-ма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, управление его деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального раз-вития организации, высвобождение персонала и др. Система кадрового менеджмента состоит из двух подсистем: так-тической и стратегической. Стратегическая подсистема ориентирова-на на разработку перспективной кадровой политики. Кадровая политика имеет как широкое, так и узкое толкование. В широком смысле кадровая политика представляет собой генераль-ное направление кадровой работы, совокупность принципов, мето-дов, форм, организационного механизма по выработке целей и задач управления персоналом, которые приводят человеческие ресурсы в со ответствие со стратегией компании. В узком смысле -- это набор конкретных правил, положений и ограничений во взаимоотношение людей и организации.

Руководитель должен понимать, что чем лучше у него сложатся отношения с подчинёнными, тем эффективнее будет производство, а основной характеристикой отношений между руководителем и подчинённым является их непосредственное общение.
Предметом анализа в данной работе будет в основном межличностное общение, то есть общение начальника и подчинённого.
Общение руководителя с подчинённым неразрывно связано с управленческой деятельностью вообще. Идея «вплетённости общения» в управление позволяет детально рассмотреть вопрос о том, что именно в деятельности руководителя определяет общение. В целом же можно констатировать, что посредством общения организуется и реализуется управление. Благодаря присущей ему функции воздействия, общение позволяет согласовывать действия различных его участников.
Всегда наиболее очевидны коммуникации в отношениях между руководителем и подчиненным. Примерами обмена информацией между руководителем и подчиненным служат:
1) прояснения задач, приоритетов и ожидаемых результатов;
2) обеспечение вовлечения в решение задач подразделения;
3) обсуждение проблем эффективности работы;
4) признание и вознаграждение с целью мотивации;
5) совершенствование и развитие способностей подчиненных;
6) сбор информации о назревающей или существующей проблеме;
7) оповещение подчиненного о грядущем изменении;
8) получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Руководители не меньше 50—90% своего рабочего времени тратят на коммуникации. Обмен информацией используется во всех видах управленческой деятельности и называется связующим процессом.

В зависимости от степени учета во взаимодействии этих целей различают следующие стратегии поведения: (1) СОТРУДНИЧЕСТВО. Предполагает максимальное достижение участниками взаимодействия своих целей. (2) ПРОТИВОДЕЙСТВИЕ. Предполагает ориентацию лишь на свои цели без учета целей партнера. (3) КОМПРОМИСС. Предполагает: 1) частное достижение целей партнеров ради сохранения условного равенства; 2) частное достижение целей партнеров ради сохранения отношений; 3) промежуточное достижение целей партнеров ради сохранения условного равенства; 4) промежуточное достижение целей партнеров ради сохранения отношений; 5) временное достижение целей партнеров ради сохранения условного равенства; 6) временное достижение целей партнеров ради сохранения отношений. (4) УСТУПЧИВОСТЬ. Предполагает принесение в жертву собственных потребителей для достижения целей партнера. (5) ИЗБЕГАНИЕ (УКЛОНЕНИЕ). Предполагает: 1) уход от контакта; 2) отказ от стремления к достижению своих целей для исключения выигрыша другого. Среди изложенных стратегий нет: 1) плохих; 2) хороших. Все зависит от: 1) конкретной ситуации общения; 2) целей, которые ставят перед собой партнеры; 3) ряда других факторов. Содержательные компоненты процесса взаимодействия. Эффективность взаимодействия зависит от реализации ряда: 1) правил; 2) условий. Содержательные компоненты процесса взаимодействия: 1) дистанция; 2) позиция в общении. Большое значение имеет: 1) время; 2) место; 3) ситуация; 4) стиль общения; 5) тон общения и др.

15 ЭТИКЕТ — это установленный порядок, со­вокупность правил, регламентирующих внешние, проявления человеческих отношений.

Деловой этикет — это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Разновидность этикета светского, но основанный на воинском. Главное отличие делового этикета от светского — приоритет субординации над гендерными различиями сотрудников и их возрастом.

Этические нормы служебных отношений базируются на общечеловеческих ценностях, нормах и правилах поведения, но имеют некоторые особенности.
Деловая этика в широком смысле - это совокупность этических принципов и норм, которыми должна руководствоваться деятельность организации, в сфере управления и предпринимательства. Она включает элементы разного порядка: этическую оценку как внутренней, так и внешней политики организации в целом; моральные принципы членов организации: профессиональную мораль; моральный климата коллективе; нормы деловой этики - ритуальные внешние нормы поведения.

Любой прием требует предварительной подготовки, которая начинается с выбора вида приема. В деловой и дипломатической практике общения существуют различные виды приемов:
— завтрак;
— чай;
— фуршет;
— коктейль (и его разновидности);
— «coupedechampagne» (бокал шампанского);
— «vind'honneur» (бокал вина);
— обед;
— обед-буфет (шведский стол);
— ужин;
— журфикс (прием гостей в определенный день недели);
— барбекю (прием на открытом воздухе).