1. Кому адресовано? Обращение должно быть адресовано конкретному лицу (в данной организации).
2. Заглавие: обращение за финансированием (поддержкой) проекта “............” (название проекта - захватывающее, включающее в себя сущность того, что вы предлагаете делать).
3. Представление: название и тип организации, где и когда зарегистрирована и т.д..
4. Короткая история организации. Работайте над созданием доверия к вашей организации.
5. Краткое описание проблем.
6. Цели проекта, объясняющие, что вы намереваетесь делать, и ожидаемый результат. Демонстрируйте измеримость и достижимость целей.
7. Что вы хотите делать. Докажите, что ваш подход к решению данной проблемы верный.
8. Как вы хотите это делать (методы). Опишите компетенции сотрудников и способностей руководства и управления.
9. Покажите будущее реализуемого проекта, планы по его тиражированию (дальнейшему использованию), его дальнейшую финансовую состоятельность и т.д.
10. Покажите способы оценки достижений вашего результата.
11. Что вам для этого потребуется (какая сумма).
12. В какой форме вы хотите получить пожертвование (деньги, натуральные пожертвования и т.д.).
13. Непосредственно просьба: что и сколько Вы просите у данного лица?
14. Чем ваш проект может быть интересным для донора?
15. Ваши пожелания, надежда на сотрудничество.
Укажите в письме на те бумаги, которые вы прилагаете к обращению.
Укажите контактное лицо в вашей организации, у которого можно получить информацию в дальнейшем.
Решите, кто подписывает письмо - это очень важно.
Подкрепляйте ваше обращение поддерживающей информацией (Вы можете приложить одно или все из следующего списка):
· Последний годовой отчет, информацию о вашей организации в сокращенном виде, фотографии, иллюстрирующие вашу работу.
· Детальный бюджет проекта.
· Детальный план проекта.
· Наглядный материал, фотографии показывающие процесс реализации проекта (например, архитектурные наброски, если проект связан со строительством какого-либо здания).
· Предпосылки разработки проекта (историю деятельности вашей организации или других организаций по работе над данной проблемой; успехи и неудачи; что было достигнуто, и что еще не доделано в этом направлении).
· Список дарителей и лиц, оказывающих поддержку.
· План фандрайзинга (из каких источников вы предполагаете получать средства) и планы дальнейшего финансирования (покажите откуда будут взяты ваши будущие ресурсы).
КОГДА ЗВОНИТЕ ВЫ:
· определите, чего Вы хотите достичь своим звонком;
· аранее наметьте время звонка (уточнить наиболее удобное время можно у секретаря);
· если абнента нет на месте или он занят - попросите, чтобы ему сообщили о Вашем звонке (даже если он Вам не перезвонит, Ваше имя будет ему уже знакомо);
· взвесьте, насколько эффективным будет Ваш звонок человеку, который с Вами не знаком (может быть стоит попросить кого-то, кто его знает, чтобы он предупредил о Вашем звонке; или можно сослаться на человека, которого Ваш абонент знает; а может быть стоит до звонка направить письмо, излагающее Ваши идеи);
· заранее определите цель Вашего звонка и решите, что Вы будете говорить (лучше заранее написать Ваше сообщение на бумаге, чтобы во время звонка Вы не теряли свою мысль и не подбирали мучительно слова - но никогда не говорите по бумажке!);
· представьтесь (назовите организацию и свое имя);
· сообщите причину Вашего звонка;
· уточните у абонента, удобно ли ему разговаривать с Вами в настоящее время и, если нет, когда можно перезвонить;
· сделайте Ваш диалог живым и интересным;
· демонстрируйте уверенность в своем деле (“продукте”);
· поощряйте людей задавать наводящие вопросы (это будет означать больший интерес с их стороны, чем их молчание во время Вашего монолога);
· называйте периодически (не часто!) абонента по имени;
· будьте внимательным (активным) слушателем (показывайте абоненту, что Вы его слушаете, просите пояснить непонятные положения его речи, повторяйте своими словами ключевые моменты для уточнения);
· договоритесь о чем-то конкретном (повторный звонок, встреча) и уточните детали (дату, время, место, проезд).
ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОНТАКТ
Представьте себя и свою организацию (В ВАШЕМ РАСПОРЯЖЕНИИ - 1 МИНУТА, не более!).
Четко говорите человеку, что Вы от него хотите.
Делайте упор на общности интересов.
Подчеркивайте важность для собеседника Вашего продукта.
Обещайте “вознаграждение” - но только то, что Вы реально можете.
Убедите собеседника в его возможности дать Вам то, что Вы хотите от него получить.
Предоставьте собеседнику альтернативные возможности для того, чтобы он мог дать Вам то, что Вы от него хотите.
Дайте собеседнику высказаться, внимательно слушайте его аргументы (70% - слушайте, 30% - говорите).