Задачи экспертизы ценности документов
В течение делопроизводственного года в организации создается большое количество документов. Часть документов (10%) подлежит передаче на государственное хранение, как имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность. Остальные документы (90%) хранятся в архиве организации и по истечении срока хранения могут быть уничтожены.
Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.
В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.
Первая задача экспертизы ценности документов - полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
• для долговременного хранения (например, документы поличному составу со сроками хранения 75 лет или 50 лет;
• для временного хранения.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Критерии экспертизы ценности документов
Критерии экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Эти критерии применяются при определении организаций, которые будут являться источниками комплектования государственных архивов, при определении документов на постоянное хранение в государственные архивы.
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:
• критерии происхождения документов;
• критерии содержания документов;
• критерии внешних особенностей документов.
Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.
К группе критериев происхождения документов относятся:
• значение учреждения или лица в жизни общества;
• значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
• время и место создания документов.
На основе критерия значения учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.
Критерий значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.
Критерий значимости события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.
На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.
Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений), ценятся выше других документов.
Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773-1775 гг., Отечественная война 1812 г., движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.
Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не под лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения федеральной архивной службы России.
Критерий места образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.
К группе критериев содержания документов относятся:
• значимость информации документа;
• повторяемость документной информации;
• целевое назначение документов;
• вид и разновидность документа.
На основе критерия значимости информации документы учреждений делят на три группы:
• документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;
• документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;
• документы по личному составу.
В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет по заключению ЭПК.
Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.
Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации:
- формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;
- аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.
Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.
Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.
Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке или компьютере).
Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
К группе критериев внешних особенностей документов относятся:
• подлинность;
• внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).
Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.
Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.
Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения
При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.
В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа в текущем делопроизводстве:
• при составлении номенклатуры дел,
• при формировании документов в дела,
• при подготовке дел к последующему хранению;
в архиве организации:
• в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
• в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.