Основными функциями экспертных комиссий являются:
• отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
• отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
• выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
• рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
• рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о не обнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
• участие в уничтожении дел.
При проведении экспертизы ценности необходимо использовать следующие документы:
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – ПРАВИЛА)
• Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. - М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - 2003.
• Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации (одобрены ЦЭПК Росархива 15.12.1996)
• Документы по личному составу: общая классификация, экспертиза ценности, научное описание, особенности передачи на государственное хранение. Методические рекомендации Архивного комитета Санкт-Петербурга
• «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182 )
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (22 сентября 2010 г.)
• Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации
Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения. С целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению и случайно подшитых в дело с временным (до 10 лет) сроком хранения, рекомендуется проводить полистную проверку дел.
Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее
Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.
В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников, в том числе обязательно работника, ответственного за архив.
Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК).
Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста, представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК).
Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива.
В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций. Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.
ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав должен быть нечетным
Если организация имеет филиалы или отделения, расположенные вне центрального офиса, то в организации может быть образована Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в филиалах или отделениях собственные ЭК
Существует несколько вариантов взаимоотношений ЦЭК и ЭК, например:
1. ЭК отделений или филиалов на своих заседаниях только рассматривает проекты описей дел, номенклатур дел, актов на выделение к уничтожению документов и в установленном порядке направляет их на согласование с ЦЭК организации (центрального офиса)
2. ЭК филиала или отделения и его руководителям предоставлено право на утверждение данных документов без участия ЦЭК организации (головного офиса).
Положение о ЦЭК или ЭК организации - основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.
Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 №19.
В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.
При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей комиссии организации, учреждения, предприятия утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2
Права ЭК:
- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;
- запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
- заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;
- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;
- не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается с целью отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт.
Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но подлинник не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия, которая обязательно должна иметь отметку о заверении. Остальные копии выделяются к уничтожению.
Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. В акт по выделении дел к уничтожение документов, не подлежащих хранению, в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу.
Внимание! Акт о выделении дел к уничтожению служит только для фиксации дел, сроки которых истекли. Непосредственно уничтожать документы, необходимо по акту об уничтожении или передав документы в специальную организацию по уничтожению документов.
Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).
Сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 2015 году можно выделить к уничтожению дела со сроком хранения три года, законченные в 2009 году.
Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива (опись дела, номенклатура дел), а выделенные уничтожению документы в упакованном виде передаются на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или в местные организации, собирающие вторсырье. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.
Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес с данной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.