Организация работы делопроизводственного подразделения
План занятия:
1. Основные термины. Учет объема документооборота.
2. Регистрация документов.
3. Контроль исполнения документов.
Основные термины. Учет объема документооборота
Организация работы с документами – это целый комплекс мероприятий, позволяющий достигнуть высоких результатов в управлении документами в организации при соблюдении определенных правил. В лекции мы рассмотрим три бизнес-процесса, входящих в систему управления документами: регистрация, контроль исполнения документов и учет объема документооборота в организации.
Термины и их определения (ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
Государственный регистрационный номер документа - номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией».
Учет объема документооборота
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организацию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства и представляются руководству организации в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
Периодичность подсчета объема документооборота определяется самой организацией.
Образец сводки об объеме документооборота
СВОДКА
об объеме документооборота
за ________________________20______ г.
| Документы | Количество документов | Всего | |
| Подлинники | Тираж | ||
| Поступающие | |||
| Отправляемые | |||
| Внутренние | |||
| ИТОГО: |
Руководитель Службы делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро. Здесь другая цель: определение загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала. При определении численности сотрудников Службы делопроизводства рекомендуется руководствоваться нормативно-методическим документом «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечения управления».
Положения о проведении работы по учету и анализу документооборота рекомендуется регламентировать в инструкции по делопроизводству организации.
Учет объема документооборота в организации тесно связан с таким бизнес-процессом, как регистрация документов.
Регистрация документов
Регистрация документов – ключевой момент в организации делопроизводства. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, не оформлен, он формально еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него ответственность не несет, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль их исполнения и организация справочной работы по документам (по той информации, которая будет снята при регистрации, идентифицируется документ). Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям.
Принципы регистрации документов:
Выбор системы регистрации документов и состав регистрационных номеров – право администрации.
1. Однократность регистрации документа в организации.
2. Регистрация документа производится в пределах года в соответствующем потоке документов.
3. Основой регистрационного номера является валовый порядковый номер в пределах года.
4. При наличии информационной системы следует проводить регистрацию всех документов в электронном режиме.
Примеры регистрационных номеров:
| ПРИКАЗ РУКОВОДИТЕЛЯ: | |
| РАСПОРЯЖЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ: | 123-Р |
| РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАМЕСТИТЕЛЯ | 123-РЗ |
| ПРИКАЗ ПО КАДРАМ: | 123-К; 123-0 |
| ПИСЬМО | 123/03-18 где 123 – порядковый номер, 03-18 – номер по номенклатуре дел |
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. К нерегистрируемым документам относятся:
1. Корреспонденция, адресованная работникам компании с пометкой «Лично».
2. Научные отчеты.
3. Нормы и нормативы расхода материалов.
4. Планово-финансовые документы.
5. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
6. Информационные материалы, присланные в копии для сведения.
7. Поздравительные письма, телеграммы.
8. Прейскуранты.
9. Пригласительные билеты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
12. Учебные планы, программы.
13. Формы и бланки (кроме бланков строго учета и отчетности).
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными номерами.
При организации процесса регистрации входящих документов следует определить:
- место и способ регистрации документов, поступающих в организацию (если в организации применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в Службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях);
- сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;
- структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел организации, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);
- перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота организации;
- порядок сканирования документов (поточный или выборочный), поступивших в организацию на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота;
- передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
- регистрацию документов независимо от способа их доставки;
- регистрацию документов в пределах выделенных в организации документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие из вышестоящих организаций, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.;
- проставление на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;
- внесение соответствующих сведений о поступающем электронном документе в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа;
- разработку в целях регистрации и учета документов классификаторов (справочников):
структурных подразделений;
видов документов;
должностных лиц;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
указаний по исполнению документа;
исполнителей;
результатов исполнения документов и др.
При организации процесса регистрации исходящих документов следует учитывать, что:
- документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя организации) передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства);
- Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;
- регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;
- сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационную контрольную форму базы данных организации, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;
- регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;
- копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа может заверяться отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;
- регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.
Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.
При организации процесса регистрации внутренних документов следует предусмотреть:
- место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориально удаленным структурным подразделениям организации, другим организациям;
- место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей;
- место и способ регистрации гражданско-правовых договоров, место хранения подлинников договоров;
- место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями организации.
Существует три формы регистрации: журнальная, карточная и электронные регистрационные формы.