Лицевая сторона
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Название вида документа | Автор (корреспондент) |
| Дата поступления и регистрационный № документа (входящий) | Дата документа и регистрационный № документа |
| Заголовок документа или краткое содержание | |
| Резолюция (кому направлен документ) | |
| Срок исполнения |
Оборотная сторона
| Ход исполнения документа 1 |
| Отметка об исполнении документа |
| Дело № |
1 Поле «Ход исполнения документа» заполняется при выполнении контрольных функций.
Форма регистрационного журнала входящих документов может иметь такие графы:
| Дата получения | Регистрационный номер | Корреспондент | № и дата документа | Содержание | Резолюция |
| Исполнитель | Срок исполнения | Отметка об исполнении | Номер дела |
Поля электронной регистрационной формы должны соответствовать перечню обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, данному в постановлении Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»:
1. Адресант (автор).
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Наименование вида документа.
5. Дата документа.
6. Регистрационный номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Регистрационный номер входящего документа.
9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).
10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).
11. Индекс дела по номенклатуре дел.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).
15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).
16. Отметка о контроле.
17. Гриф ограничения доступа.
18. Сведения об электронной подписи.
19. Проверка электронной подписи.
20. Подразделение - ответственный исполнитель документа.
21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
Руководствуясь этим перечнем, рекомендуется разрабатывать электронную регистрационную карточку в организациях любой формы собственности, работающих в системе электронного документооборота.
Таким образом, сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (картотеку, журнал, регистрационную электронную форму). В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.
3. Контроль исполнения документов
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Приостановить исполнение документа, а также отменить его может только организация – автор документа или руководитель, принимавший решение об исполнении документа.
Виды контроля:
1. Контроль по существу.
2. Контроль за сроками исполнения: текущий и предупредительный.
Контроль исполнения документов включает:
- постановку документа на контроль;
- доведение документа до исполнителя;
- определение прав исполнителя в процессе исполнения документа;
- регулирование хода исполнения;
- снятие исполненного документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения бывают типовыми или индивидуальными.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Типовые сроки устанавливаются нормативными документами.
Перечень типовых сроков исполнения документов
(Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452)
1. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания.
2. Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение трех дней.
3. Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Оперативно» рассматриваются в течение 10 дней.
4. Запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 30-дневный срок со дня получения.
5. Предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки.
6. Срок исполнения обращения граждан 30 дней (Федеральный закон от 02.05. 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»).
Как определять срок исполнения, если он не указан:
- срочно, незамедлительно – 3 дня;
- оперативно – 10 дней;
- нет этих слов – 30 дней.
С чего начинать отсчет исполнения документа
Течение срока начинается в делопроизводстве с даты,
- которая указана в документе;
- от даты подписания руководителем распорядительных документов (приказы…);
- несколько сроков – со срока последней даты;
- от даты поступления документа (даты регистрации);
- реже – от даты резолюции или даты получения документа исполнителем;
- правила могут устанавливаться и законодательством (см. выше).
Периодичность напоминания контролером о сроках исполнения документов
Для документов, исполняемых в течение нескольких лет, - раз в год;
для документов, исполняемых в текущем году, - раз в месяц;
для документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, - раз в 10 дней;
для документов, срок исполнения которых наступит в текущем месяце, - раз в 10 дней, а также за 3 - 5 дней до срока исполнения.
По окончании исполнения документа составляется аналитическая справка.
Содержание аналитической справки
- какое количество документов было взято на контроль;
- сколько не выполнено в срок (из них по уважительной и неуважительной причине).
Формы справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации
СПРАВКА
об исполнении документов в ____________________________________________________
(наименование подразделения)
по состоянию на ______________________________________
| Вид, рег. № и дата документа | Заголовок | Срок исполнения | Исполнитель | Причины неисполнения в срок | Сведения о ходе исполнения | Когда будет исполнен документ |
СПРАВКА
об исполнении документов по состоянию на ______________________________________
| № п/п | Наименование подразделения | Документы на контроле | Из них: | ||||
| всего | Поступило в предыдущем месяце | Исполнены в срок | Исполняемые в срок | С продленным сроком исполнения | Не Исполнены в срок | ||
Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов включает:
- постановку документа на контроль;
- доведение документа до исполнителя;
- определение прав исполнителя в процессе исполнения документа;
- регулирование хода исполнения;
- снятие исполненного документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
- информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
В каждой организации составляется список документов, подлежащих контролю. Он делится на две группы: внешние и внутренние.
Внешние документы
Если поступают из вышестоящих организаций, то уже имеют сроки исполнения и поручения. Руководителю организации остается только назначить исполнителей.
Документы, поступающие из прочих организаций, содержат, как правило, просьбы, предложения и т.д., поэтому управленческое решение принимает руководитель организации.
Внутренние документы
Поручения и сроки исполнения внутренних документов определяет руководитель организации.
Это могут быть:
- поручение или несколько поручений, изданных с целью решения одного вопроса;
- несколько поручений с целью решения различных вопросов.
При этом текст поручения, сроки исполнения и перечень исполнителей зависит только от руководителя издавшего этот документ.
Принципы организации контроля исполнения документов
При назначении исполнителей избегать лишних звеньев организационной цепочки, т.е. поручение должно напрямую поступать к исполнителю.
При оформлении поручения необходимо назначать ответственного исполнителя. На него будет возложена ответственность за исполнение поручения в целом.
При определении срока исполнения – устанавливать только реальные сроки исполнения, включающие в себя время и на доставку исполнителю, и на выполнение всех технологических цепочек предполагаемого процесса и продолжительность рабочего дня и т.д.
При назначении контролера – указать фамилию должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения всего поручения.
Контроль ведется в трех направлениях:
- по факту исполнения (исполнено или не исполнено);
- по срокам исполнения (в срок или с нарушением сроков);
- по достигнутому результату.
Первые два с успехом исполняются службой делопроизводства. Третье – результативное направление – необходимо поручить ответственному контролеру (должностному лицу или специализированному подразделению), который имеет достаточные знания и полномочия и будет способен провести своевременную и качественную оценку достигнутого результата.
Постановка на контроль для документов различных видов начинается с различных стадий жизненного цикла документа:
- для внешних – как в момент получения документа, так и в момент принятия управленческого решения, т.е. написания резолюции;
- для внутреннего - контроль исполнения начинается с момента подписания самого документа, а на служебные и прочие записки распространяется правило, применяемое к внешним документам.
Необходимо описать процессуальные действия при организации контроля исполнения документа и зафиксировать их в локальном нормативном акте.
У каждой группы документов свои возможные способы осуществления контрольных функций.
Рассмотрим 3 примера, предложенные Носаревой Наталией - старшим экспертом компании «ЭОС».
1. Для документа, срок исполнения которого установлен федеральным законом.
2. Для документа, срок исполнения которого указан в тексте (циркулярное письмо из вышестоящей организации).
3. Для распорядительного документа, изданного руководителем организации.
Примеры
1. В соответствии со ст. 76 Налогового кодекса РФ решение о приостановке операций в АО по счетам клиентов подлежат обязательному исполнению кредитными организациями. Моментом исполнения является момент поступления документа в банк. Фактом исполнения является приостановление операций налогоплательщика-организации по счетам, открытым в данном банке. Также банк обязан в течение 3 дней со дня получения решения налогового органа направить в налоговый орган сведения об остатках денежных средств налогоплательщика на счетах в банке, операции по которым приостановлены.
Поэтому для документов данной группы моментом постановки документа на контроль будет момент получения документа в почтовом отделении или из рук курьера.
Для данной группы документов необходимо установить два контрольных срока:
- срок фактической блокировки счета (1 операционный день);
- срок направления сообщения в налоговый орган (3 раб. дня).
Сроки исполнения решения крайне ограничены, а штрафные санкции большие, поэтому желательно проводить контроль исполнения на всех этапах жизненного цикла этого документа.
Для бумажного документа выполняются следующие действия:
- фиксация факта получения документа;
- регистрация документа;
- постановка документа на контроль;
- фиксация факта передачи документа на исполнение;
- отслеживания документов, срок исполнения которых истекает в установленное время;
- ввод отчета исполнителя (по факту приостановления операций по счетам);
- ввод отчета исполнителя (по факту направления сообщения в налоговый орган);
- снятие документа с контроля (принял, расписался, передал, расписался, вычеркнул, отправил, снял с контроля).
2. Циркулярные письма.
Для данной группы входящих документов (каковыми являются циркулярные письма), основным критерием контроля является:
-фактический контроль (факт исполнения или неисполнения);
- сроковый контроль.
В процессе исполнения документа участвуют:
- автор резолюции;
- ответственный исполнитель;
- соисполнители;
- контролер (сотрудник службы ДОУ).
3. Контролируем исполнение внутренних документов, каковыми являются распорядительные документы.
Контрольные функции можно разделить следующим образом. Оценку достигнутого исполнителями результата возложим на контролера № 1 – должностное лицо, на которое распорядительным документом возложен контроль исполнения отдельного поручения или всего документа в целом.
Фактический и сроковый контроль исполнения поручим контролеру № 2 – сотруднику службы ДОУ.
Необходимо описать процессуальные действия:
- исполнитель выполняет поручение и направляет отчет ответственному исполнителю;
- ответственный исполнитель (контролер № 1) осуществляет контроль за работой обычных исполнителей, принимает от них отчеты и оценивает их, при необходимости направляет поручения на доработку;
- контролер № 2 следит за сроками ознакомления с поручениями, за сроками исполнения поручений, за приемом отчетов контролером № 1, занимается обобщением полученных материалов, подготовкой отчетов и докладывает о результатах исполнения автору поручения. На основании решения автора поручения контр № 2 снимает поручение с контроля или направляет их на доработку;
- автор поручения на основании предоставленных материалов принимает решение о снятии документа (поручения) с контроля или отправляет на доработку.
В данной ситуации для сотрудников службы делопроизводства контроль исполнения начинается с момента подписания распорядительного документа и его регистрации. У службы делопроизводства образуются задачи:
- довести распорядительный документ до сведения всех заинтересованных должностных лиц;
- довести до сведения исполнителей выданные им поручения;
- организовать контроль исполнения поручений, изложенных в документах.
Если в приказе разные сроки исполнения, то в регистрационную карточку в специальные разделы надо вносить сведения:
- номер пункта приказа;
- текст поручения;
- плановые и промежуточные даты исполнения;
- фамилии исполнителей, не забыв указать ответственного исполнителя;
- фамилию контролера.
А затем рассылать поручения приказа исполнителям, контролеру, а при необходимости и автору документа.
На современном этапе активно автоматизируется процесс контроля исполнения документов.
В современных системах электронного документооборота резолюции руководителя оформляются с помощью направления поручений или заданий исполнителям и контролеру. В данной ситуации необходимо придерживаться следующих правил:
- соисполнители отчитываются об исполнении поручения перед ответственным исполнителем;
- в свою очередь ответственный исполнитель отчитывается перед контролером;
- контролер докладывает об исполнении документа автору резолюции, на основании решения которого документ в дальнейшем будет снят с контроля. При необходимости контролера можно наделить определенными полномочиями, позволяющими ему самостоятельно принимать решения о снятии документа с контроля. Данное правило необходимо учитывать при разработке типовых маршрутов работы с входящими документами. Контролеру в этой ситуации важно оценить факт исполнения (чаще это ответный документ) и контролировать соблюдение сроков исполнения.
Правильно организованный контроль исполнения документов - основа для разработки системы оценки эффективности персонала (KPI), что актуально на данном этапе в связи с внедрением профессиональных стандартов и эффективных договоров.