Тема 4. Кадровое обеспечение предпринимательских организаций.
Цель: Изучить сущность кадрового обеспечения, трудового договора, методы отбора персонала.
План:
1. Сущность кадрового обеспечения
2. Формирование требований к потенциальным работникам организации
3. Каналы поиска новых сотрудников организации (фирмы)
4. Методы отбора персонала
5. Заключение трудового договора (контракта)
6. Заключение коллективного договора
Текст первого вопроса
Подбор кадров заключается в установлении пригодности работников и отборе наиболее подготовленных из них для выполнения обязанностей по определенной должности (работе). Расстановка кадров предполагает обоснованное и экономически целесообразное распределение работников по структурным подразделениям и должностям в соответствии с требуемыми уровнем и профилем подготовки, опытом работы, деловыми и личными качествами.
Таким образом, подбор и расстановка кадров призваны решить две взаимосвязанные задачи:
• назначение на должности наиболее квалифицированных работников;
• нахождение для каждого из них соответствующей его профессиональным данным сферы трудовой деятельности.
Правильное решение этих задач способствует качественному выполнению должностных обязанностей. Квалифицированные кадры являются одним из основных условий успешной работы любой организации. Так, качество производимой продукции (оказываемых услуг) зависит не только от качества сырья и материалов, от степени соблюдения технологического процесса, но и от навыков и умения работников, задействованных в производственном процессе. В работе с поставщиками сотрудники должны не только найти наиболее выгодных поставщиков, но и заключить с ними экономически и юридически обоснованные предпринимательские договоры. Для этого сотрудники, работающие с покупателями и поставщиками, кроме высокого уровня компетентности, экономических и правовых знаний, должны обладать коммуникабельностью и умением строить взаимоотношения с людьми. Квалифицированные кадры создают необходимую репутацию фирмы на рынке, способствуя привлечению клиентов благодаря безупречному обслуживанию и послепродажному сервису качественной продукции.
Подбором и расстановкой сотрудников в организации должны заниматься руководитель, непосредственно кадровая служба совместно с руководителями подразделений, для которых подбираются работники. В первую очередь они должны исходить из интересов производства с учетом стратегии его развития; возможностей более полного использования работников в соответствии с их специализацией и квалификацией; соответствия их личных и деловых качеств, профессиональных знаний и опыта работы характеру деятельности.
Алгоритм решения проблемы подбора персонала можно представить как реализацию следующих мероприятий:
• разработка и периодическое уточнение генеральной цели организации, ее соответствие рыночной нише (позиции);
• расчет количественных промежуточных результатов, которых организация должна добиваться для достижения своих конечных целей;
• анализ возникших проблем из-за отсутствия специалистов определенных категорий и определение числа вакансий и количества соответствующих работников, особенно специалистов;
•определение квалификационных критериев, которым должны соответствовать приглашенные в организацию специалисты;
• анализ конъюнктуры местного рынка труда (для уточнения базовой основы для ведения переговоров об условиях оплаты);
• выбор тактики и инструментов подбора персонала (процедуры отбора — конкурсный отбор по установленной программе, аттестация, тестирование, собеседование — и механизмы их реализации; например, исключительно силами кадровой службы организации посредством объявлений в средствах массовой информации, обращения в кадровые агентства и к другим посредникам рынка труда);
• сбор данных о претендентах на вакантные должности и оценка их индивидуальных качеств, составление характеристик каждого из них;
• сопоставление качеств кандидатов с установленными квалификационными требованиями для данной должности;
• сравнение совокупных личностных характеристик различных кандидатов и выбор наиболее подходящего сотрудника для замещения вакантных должностей;
• заключение трудового договора (контракта) с будущими сотрудниками на должности;
• формирование банка данных потенциально возможных претендентов с учетом перспектив развития организации.
Текст второго вопроса
Формирование профессиональных требований должно основываться на установлении специфических особенностей выполнения работы по соответствующей должности; определении ее сложности, требуемого уровня специальной подготовки работников, необходимого производственного опыта.
Помимо названных профессиональных требований кадровой службе организации следует установить также перечень требований к личным качествам, которыми должен обладать работник для выполнения функциональных обязанностей. При этом следует учитывать, что личные качества характеризуют:
• способности — организаторские, технические, исследовательские и др.;
• черты характера — организованность, коммуникабельность, целеустремленность и др.;
• социально обусловленные свойства — моральные качества, отношение к труду, подчиненным и коллегам;
• квалификационную подготовленность — уровень специальных знаний, опыт практической работы;
• индивидуальные психофизиологические особенности — внимательность, аналитические способности, творческое воображение, настойчивость, дисциплинированность, решительность и др.
Следует отметить, что перечень требований к личным качествам работников зависит прежде всего от характера и содержания деятельности по той или иной должности, на определенном рабочем месте. При определении требований очень важно, чтобы они были обоснованными. Поэтому кадровым службам организаций при выработке профессиональных и личностных качеств работников целесообразно использовать опыт аналогичных (отраслевых) организаций, рекомендации Министерства труда РК, ученых. Пока формирование требований к личностным качествам в большинстве организаций осуществляется в основном опытным путем, без достаточно научного обоснования.
Текст третьего вопроса
Обычно при образовании новой предпринимательской организации или при расширении действующей перед администрацией возникает необходимость поиска новых сотрудников, соответствующих внутрифирменным требованиям к квалификации, предстоящей работе, по четкому выполнению должностных обязанностей. Организацией могут быть использованы различные методы для привлечения новых сотрудников необходимой квалификации. Как правило, поиск сотрудников осуществляется по следующим каналам:
• путем помещения объявлений в средствах массовой информации (радио, телевидение, газеты, журналы);
• личные контакты руководителя и других сотрудников;
• с помощью агентств, занимающихся подбором кадров;
• путем подготовки собственных кадров;
• путем привлечения выпускников высших и средних учебных заведений и др.
С точки зрения частоты использования и эффективности при подборе новых сотрудников, наиболее часто используемым каналом привлечения на работу новых сотрудников являются личные контакты руководителей со специалистами. В этом случае поиск кандидатов происходит среди «своих» без привлечения третьих лиц. Популярность данного метода объясняется тем, что организации при этом не требуются дополнительные финансовые затраты. Однако этот метод хорош лишь для текущего набора персонала, а в случаях, когда нового квалифицированного сотрудника необходимо найти быстро, этот способ может не дать необходимых результатов. Еще одним недостатком данного метода является то, что ответственность за правильное определение уровня квалификации претендента несет, как правило, руководитель организации, который не всегда обладает необходимыми знаниями и опытом для объективной оценки кандидатур.
Действенным методом для оперативного подбора сотрудников является использование средств массовой информации. Лаконичные объявления в средствах массовой информации достаточно эффективны, особенно при обоснованном выборе их видов. Так, следует помещать объявления в тех изданиях, которые читает большинство претендентов на занятие вакантной должности в предпринимательской организации. Существует ряд печатных изданий, которые специализируются на объявлениях типа «Ищу работу» или «Предлагаю работу». Несомненно, публикация объявлений в подобных изданиях позволит найти претендентов, так как они читают специализированные издания с целью поиска новой работы. Важно, чтобы в объявлении указывались все необходимые сведения: вакантная должность (работа), основные требования к претенденту, время работы, форма и размер оплаты, а также адрес фирмы, номер телефона, требование к претендентам выслать в организацию свои резюме, указав в них возраст, образование, занимаемые должности, предыдущий опыт работы и домашний адрес.
Второй возможностью является публикация рекламного объявления в изданиях, которые читают специалисты, поиском которых в данный момент занята предпринимательская организация. При этом газета или журнал не должны принадлежать к рекламным или ориентированным на услуги по подбору кадров изданиям, а иметь определенную профессиональную направленность. Например, если организация нуждается в бухгалтере, то наибольшего эффекта достигнет объявление о поиске сотрудника в журнале «Бухгалтерский учет», газетах «Экономика и жизнь» и «Финансовая газета» или других специализированных изданиях.
Само объявление должно содержать конкретную информацию о предпринимательской организации и о требованиях к кандидату. Информация о фирме будет играть роль рекламы, а конкретные требования к претендентам позволят сократить количество обращений в организацию тех кандидатов на вакансию, которые не обладают необходимыми качествами. В случае, если стоит проблема подбора одного, но высококвалифицированного сотрудника, организация может обратиться в агентство по трудоустройству. Преимуществами этого канала являются: быстрота поиска, так как агентства имеют готовые базы данных по претендентам на различные должности; профессионализм подбора сотрудника с точек зрения его квалифицированности и личностных качеств. Основной же недостаток данного канала — большие финансовые затраты предпринимательской организации. Важную роль играет профессионализм агентства: при его низком уровне предпринимательская организация рискует принять на работу неквалифицированного сотрудника. Существенным каналом поиска сотрудников является подготовка собственных кадров. Правда, этот канал используется только в крупных предпринимательских организациях, так как в данном случае необходимы организация обучения, сотрудники, занимающиеся именно организацией процесса, а также финансовые средства для привлечения преподавателей и т.п.
Текст четвертого вопроса
Подбор сотрудников для работы в предпринимательской организации осуществляется, как правило, путем их отбора из некоторого числа претендентов. Отбор персонала должен быть целостной системой. Для каждой должности предпринимателю-руководителю необходимо составить некий «стандарт» работника, а значит, собрать о претенденте как можно больше информации.
Основными методами, к которым прибегают руководители фирм для отбора кандидатов, являются следующие:
• интервью (собеседование);
• тестирование;
• проведение деловых игр;
• испытательный срок;
• обращение в центры оценки персонала и т.п. Интервью, или собеседование — способ, наиболее часто используемый при отборе кандидатов. Положительной стороной этого метода является личное общение, в результате которого может сформироваться достаточно точное представление о кандидате. Недостатком является возможность представления претендентом на вакантную должность неверной информации о себе.
Для того чтобы избежать подобных ошибок при проверке профессиональной пригодности претендента, организации используют тестирование, которое предусматривает работу претендента с тестами для оценки разнообразных качеств людей, которые необходимы для выполнения различных работ. В настоящее время существуют тесты для оценки таких характеристик, как:
• профессиональная подготовка — знания и навыки;
• интеллектуальный уровень;
• специальные качества, т.е. наклонности;
• личностные характеристики;
• физические характеристики.
При тестировании положительной стороной является тот факт, что результаты тестирования не зависят от способностей того, кто его проводит. В тестах вопросы тщательно сформулированы и одинаковы для всех претендентов. Однако в случае, если программы для тестирования составлены непрофессионально, существует возможность ошибки. Достаточно эффективным методом выявления деловых качеств, способностей претендента на должность является применение деловых игр. Сущность деловых игр состоит в том, что претендентам на должность задается ситуация, близкая к реальной, а поиск наилучшего варианта ее разрешения зависит от их способностей. Деловые игры чаще всего используются при подборе и расстановке кадров специалистов и руководителей. Следует отметить, что это – достаточно дорогостоящий метод. Поэтому целесообразность применения его в каждом конкретном случае должна быть оправдана. Кроме этого, деловые игры можно использовать в системе подготовки и повышения квалификации кадров управления.
Испытательный срок — также широко практикуемая форма выяснения способностей претендента на вакантную должность, так как, работая в течение испытательного срока, он демонстрирует свои профессиональные навыки и знания. Этот метод позволяет снизить возможность ошибки до минимума, потому что дает возможность руководству организации уволить претендента при несоответствии его профессионального уровня. Обращение в центры оценки персонала — это метод, требующий значительных финансовых затрат, но дающий, как правило, хороший результат, так как в таких центрах претенденты выполняют ряд заданий, в которых используется моделирование конкретных рабочих ситуаций. Поэтому руководитель предпринимательской организации получает достаточно точную характеристику деловых качеств претендента. Однако для того, чтобы избежать ошибок при отборе кадров и получить более объективные оценки, можно порекомендовать кадровым службам организаций использовать не один, а одновременно несколько методов оценки кандидатов.
Необходимость обеспечения обучения отдельных работников в случае, если им недостает профессиональных знаний. В целом затраты на дополнительное обучение могут оказаться меньше затрат по поиску и подбору новых сотрудников. Кроме этого, для организации предпочтительнее произвести единовременные затраты на обучение персонала, чем в дальнейшей деятельности сталкиваться с потерями от кадровых рисков.
Текст пятого вопроса
Предпринимательская организация в лице его руководителя и индивидуальный предприниматель в соответствии с Кодексом законов о труде РК при найме работников обязаны заключить с ними трудовой договор (контракт), который представляет собой соглашение между названными работодателями и работниками, в соответствии с которым работник обязуется выполнить работу по определенной специальности, квалификации или должности с соблюдением правил внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать необходимые условия, установленные законодательством о труде, коллективным договором или соглашением сторон. Сторонами трудового договора являются гражданин, поступающий на работу, и предприниматель — как работодатель, принимающий решение о приеме на работу гражданина.
В соответствии с законодательством о труде содержанием трудового договора являются взаимные права, обязанности и ответственность сторон, заключивших трудовой договор, в который включаются основные и дополнительные условия. К основным условиям относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям соответствующей квалификации; месте работы (организация – отдельное структурное подразделение, их местонахождение); об условиях и оплате труда; сроке действия и виде трудового договора (контракта) и др. К дополнительным условиям трудового договора могут относиться любые другие вопросы организации труда, социально-бытового обеспечения работника, достижение определенных результатов труда, соблюдение предпринимательской (коммерческой) тайны, неразглашение конфиденциальной информации и др. В трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные льготы по оплате труда, установлению режима труда, предоставлению дополнительных отпусков. Предпринимателю необходимо знать, что в трудовой договор (контракт) не должны включаться условия, противоречащие законодательству о труде. Не должны включаться в трудовой договор условия, не предусмотренные законодательством.
Предпринимателям следует помнить, что работнику, приглашенному на работу в порядке перевода из другой организации, не может быть отказано в заключении трудового договора, который должен быть заключен с таким работником с первого рабочего дня, следующего за днем увольнения с предыдущей работы, если иное не предусмотрено соглашением сторон.
При заключении трудового договора уполномоченное работодателем лицо должно под расписку ознакомить принимаемого на работу работника с условиями его будущей работы, коллективным договором, правилами внутреннего распорядка, условиями соблюдения безопасности труда и другими действующими в организации документами, регулирующими организацию и условия труда. Если это условие не соблюдено, работник не несет ответственности за невыполнение им установленных требований.
Трудовой договор (контракт) составляется в письменной форме в двух экземплярах. Стороны подписывают оба экземпляра. Один из них хранится у работника, второй – у работодателя (в отделе кадров). В соответствии с заключенным трудовым договором (контрактом) издается приказ (распоряжение) руководителя организации о приеме работника на работу, являющийся основанием в дальнейшем для начисления заработной платы.
Если соглашением сторон при заключении трудового договора (контракта) установлена необходимость испытания работника с целью проверки его соответствия условиям поручаемой работы, такое условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. Если же такое условие не оговорено в трудовом договоре (контракте) или в приказе о приеме на работу, работник считается принятым на работу без испытательного срока. Срок испытания не может превышать 3 месяцев, а в отдельных случаях (по согласованию с профсоюзным органом) — не более 6 месяцев. Если срок испытания истек, а работник продолжает работать, он считается выдержавшим испытание. Дополнительный приказ о приеме на работу не издается.
Текст шестого вопроса
В соответствии с трудовым законодательством работодатели обязаны заключать с работниками организации (филиала, представительства) коллективный договор. Представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений, уполномоченные на представительство в соответствии с их уставами, органы общественной самодеятельности, образованные на общем собрании (конференции) работников организации и уполномоченные им. Представителями работодателей являются руководители организаций или другие полномочные в соответствии с уставом организации, иными правовыми актами лица, полномочные органы объединений работодателей, иные уполномоченные работодателями органы. Условия коллективных договоров, заключенных в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателей, на которых они распространяются. Условия коллективного договора, ухудшающие по сравнению с законодательством положение работников, недействительны.
Основными принципами заключения коллективного договора являются: соблюдение норм законодательства; полномочность представителей сторон; равноправие сторон; свобода выбора и обсуждения вопросов, составляющих содержание договора; добровольность принятия обязательств; реальность обеспечения принимаемых обязательств; систематичность контроля и неотвратимость ответственности.
При заключении, пересмотре и выполнении коллективного договора запрещается всякое вмешательство, способное ограничить законные права работников и их представителей или воспрепятствовать их осуществлению, со стороны органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.
Инициатором коллективных переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Сторона, получившая письменное уведомление в начале переговоров от другой стороны, обязана в 7-дневный срок начать переговоры. В течение 3 месяцев до окончания срока действия прежнего коллективного договора или в сроки, определенные договором, любая из сторон вправе направить другой стороне письменное уведомление о начале переговоров по заключению нового коллективного договора.
Для ведения коллективных переговоров и проекта коллективного договора стороны на равноправной основе должны создать полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров определяются сторонами. Порядок, сроки разработки и заключения договора, состав вышеназванной комиссии определяются сторонами и оформляются приказом по организации и решением представителей работников. Принимать решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем имеют право представители работников или общее собрание (конференция) работников организации.
Разработанный сторонами единый проект коллективного договора подлежит обязательному обсуждению работниками в подразделениях организации и уточняется с учетом поступивших замечаний, предложений, дополнений. Доработанный единый проект коллективного договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается со стороны работников всеми участниками единственного представительного органа, который формируется в том случае, если со стороны работников выступают одновременно несколько представителей. Подписанный сторонами договор с приложениями в 7-дневный срок направляются работодателем в соответствующий орган по месту нахождения организации для уведомительной регистрации.
В коллективный договор включаются взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
• форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
• механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
• занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
• определение рабочего времени и времени отдыха работников;
• улучшение условий и охрана труда работников, в том числе женщин, молодежи (подростков);
• добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
• соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
• экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
• льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
• контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения дополнений и изменений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормативных условий функционирования представителей работников;
• отказ от забастовок по условиям, включенным в коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.
В коллективном договоре с учетом экономических возможностей организации могут содержаться и другие, в том числе более льготные трудовые, социально-экономические условия по сравнению с нормами и положениями, установленными законодательством и соглашениями: дополнительные отпуска, надбавки к пенсиям, досрочный уход на пенсию, бесплатное и частично оплачиваемое питание работников на производстве и их детей в школьных учреждениях, компенсация транспортных и командировочных расходов, иные дополнительные льготы и компенсации.
Если в действующих законодательных актах содержится прямое предписание об обязательном закреплении нормативных положений в договоре, они должны быть включены в коллективный договор, который заключается на срок от одного до трех лет и вступает в силу с момента подписания его сторонами, либо со дня, установленного в договоре, и действует в течение всего срока. По истечении установленного срока коллективный договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый коллективный договор или не изменят, дополнят действующий. Стороны, подписавшие единый коллективный договор, должны ежегодно или в сроки, установленные в договоре, отчитываться о его выполнении на общем собрании (конференции) работников предприятия (организации).