Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована малым организациям, имеющим незначительный объем и количество хозяйственных операций. Упрощенная форма применяется в двух вариантах.
Первый вариант основан на использовании в качестве основного регистра – книги учета хозяйственных операций типовой формы, в которой отражаются хозяйственные операции по принципу двойной записи, подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты по счетам и выводится сальдо на конец месяца по каждому счёту. Кроме книги учета хозяйственных операций и кассовой книги ведется регистр по учету заработной платы и взаимосвязанных с ней расчетов. Бухгалтерская отчетность составляется на основании итоговых данных, полученных в книге учета хозяйственных операций за отчетный период.
Второй вариант основан на использовании нескольких регистров – ведомостей учета имущества малой организации. Например, ведомость учета движения основных средств, ведомость учета затрат на производство, ведомость учета денежных средств и др.
Все ведомости открываются на месяц, в них отражаются начальное и конечное сальдо, дебетовый и кредитовый обороты по каждому первичному документу..
В качестве основного регистра применяется оборотная ведомость по синтетическим счетам, в которой содержатся соответствующие показатели: сальдо на начало месяца по дебету и кредиту, обороты за месяц, сальдо на конец месяца по дебету и кредиту. Она заполняется на основании итоговых данных ведомостей учёта имущества.
При получении в оборотной ведомости по синтетическим счетам трех пар равных итогов приступают к заполнению установленных форм отчетности.
Все оформленные табеля и первичные документы по начислению заработной платы, пособий, премий и других доходов к установленному сроку представляются в бухгалтерию, где они проверяются. Проверка состоит в установлении полноты заполнения требующихся реквизитов документов, наличия подписей всех должностных лиц, которым поручено их оформление, правильности применения тарифных ставок, окладов, сдельных расценок, надбавок, доплат и т.п. Неправильно или неполно оформленные документы возвращаются представившим их должностным лицам на исправление или дооформление.
Далее проверенные документы обрабатываются на ЭВМ (ПЭВМ) или же вручную. При ручной обработке информация о начислении заработной платы, пособий, премий и т.п. по каждому работнику переносится из первичных документов в его лицевой счет формы № Т-54 и группируется в нем по месяцам и видам оплат. В лицевом счете отражаются также и ежемесячные удержания из заработка работника по каждому их виду. В отдельных графах лицевого счета ежемесячно показываются суммы, причитающиеся к выдаче работнику, или же задолженность за ним. Наряду с начислением заработной платы и удержаниями из нее в лицевом счете фиксируется и другая информация о работнике, необходимая бухгалтерии для расчетов заработка: тарифный разряд, часовая тарифная ставка (оклад), период, за который использован отпуск, дата и номер документа на удержание, период удержания, размер удержания за месяц и т.п.
По завершении записей в лицевые счета бухгалтерия переносит из них данные о начисленной заработной плате (по видам оплат), удержаниях из нее (по видам удержаний) и суммах к выдаче на руки (или долга за работником) в Расчетно-платежные ведомости формы № Т-49. Они составляются по цехам, участкам, отделам, а внутри них — по категориям работающих. Расчетно-платежные ведомости подписываются начальниками цехов (отделов) и бухгалтером, производившим расчеты. На лицевой стороне ведомостей указываются срок выплаты, суммы к выплате и учиняются подписи руководителя организации и главного бухгалтера. После этого ведомости регистрируются и передаются в кассу для выплаты.
Выдача денег по Расчетно-платежным ведомостям осуществляется в трехдневный срок, включая и день получения денег из банка. По истечении трех дней ведомости закрываются: кассир подсчитывает общую сумму, выданную по ведомости, и ставит на ней штамп с реквизитами расходного кассового ордера, а против фамилии работников, не получивших заработную плату, кассир ставит штамп или пишет от руки "Депонировано" и составляет реестр невиданной заработной платы формы № 11. Депонированная заработная плата сдается в банк в день закрытия ведомости. Она выдается работникам в сроки, установленные администрацией организации по согласованию с обслуживающим банком. Аналитический учет депонированной заработной платы ведут в упомянутом выше реестре или в книге учета депонированной заработной платы, открываемой на год. Некоторые организации на каждого депонента открывают отдельную карточку.
Многие организации вместо Расчетно-платежной ведомости отдельно составляют Расчетную ведомость формы № Т-51 и Платежную ведомость формы № Т-53. В Расчетной ведомости приводятся начисление заработной платы по видам оплат и удержания по их видам, а в платежной ведомости - только табельный номер, фамилия, имя, отчество, сумма, расписка в получении и примечание. На основании лицевых счетов заполняются также расчетные книжки или оформляются расчетные листки, которые выдаются на руки работникам, чтобы они могли проверить данные о начислении заработной платы и удержаниях из нее.
Таким образом, аналитический учет расчётов с персоналом по оплате труда ведут по каждому работнику, видам оплат и удержаний в лицевых счетах, расчетно-платежных, расчетных ведомостях, а в условиях использования ЭВМ и ПЭВМ — в соответствующих машинограммах.
Для обобщения информации по начислению работникам заработной платы, премий, пособий и других выплат и доходов, а также по удержаниям из неё предназначен активно-пассивный, расчётный счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту данного счета отражаются начисленные, а по дебету — удержанные и выплаченные суммы. Сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» показывается развёрнуто: по дебету — сумма долга за работниками на начало или конец месяца, по кредиту — за организацией.