Чтобы осуществить реферирование какого-нибудь документа нужно обладать определёнными знаниями и практическими навыками. Для решения этой проблемы применяются методы реферирования документов и релевантного автоматического индексирования.
Поступающие в библиотеку документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п. Эта деятельность нацелена, во-первых, на то, чтобы документ был размещён в фонде библиотеки таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя; во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог), хранящихся в фонде библиотеки для быстрого и удобного поиска в них сведений о необходимых пользователям документах, а затем, с их помощью – нахождения самих документов в фонде библиотеки и предоставления их пользователю.
Большинство современных исследователей процесса аналитической обработки информации склоняются к тому, что традиционный библиографический подход к анализу информации, основанный на принципе «определённость и порядок», постепенно заменится на технологию работы, где аналитик в интерактивном режиме сможет использовать свой интуитивный и формальный опыт работы.
Конечно, в данной сфере всё более часто и широкомасштабно используются компьютерные программно-технические средства. Они способны помочь в этой деятельности, но даже интеллектуальные экспертные системы не могут полностью заменить интуитивный и формальный опыт работы индивида.
Ряд специалистов склоняется к тому, что выявлять суть и идею текста, анализировать связанные с ним ситуации в текстах других публикаций (анализ) и на основе полученных данных (знаний) формировать некоторый новый материал (синтез) может и должен делать человек. Точный анализ проблемной ситуации, соответствующий метод и профессиональные навыки позволяют преобразовывать содержания текстов в некую обобщённую структуру – модель анализируемой ситуации, раскрывающую не только идею и задачу, поставленную автором исследуемого документа, но и комплекс взаимосвязанных задач.
Исходная информационная модель предметной области имеет первостепенное значение в подобной работе. Из самого понятия следует, что она должна существовать до начала проведения информационно-аналитической работы.
Исходная информационная модель – это часть формальных знаний о проблеме.
Разновидностями таких моделей являются: автобиография, характеристика с места работы, служебная записка, доклад о работе за отчётный период и др. Как правило, подобные документы пишутся в произвольной форме. Можно повысить качество и снизить затраты по их написанию, используя своеобразные шаблоны. Эти шаблоны в определённой степени являются информационными моделями (например, в текстовом процессоре Word используется широкий набор таких шаблонов). Для подготовки документа необходимо включить свою информацию в хорошо отработанную информационную модель.
Качество реферирования отражает развитие информационной аналитики. Интеллектуализация современных информационных систем связана с умением чётко (желательно однозначно) структурировать информацию, придавая ей форму сведений (систематизированной совокупности фактов). При этом важно понимать, что выработать формат представления сведений, относящихся к научно-технической информации, трудно в силу её многозначности и принципиальной нечёткости.
Правильный выбор информационной модели и её творческое наполнение составляют основу информационно-аналитической деятельности. Рассмотрим подробнее один из инструментов, используемый индивидуумами при анализе текстовых, да и иных материалов.
Любого человека, выполняющего любые из перечисленных видов работ, в данном случае будем условно называть аналитиком.
Аналитик, осуществляя анализ документальных материалов, проделывает рутинную работу по поиску в документе смысловых узлов, индикаторов (признаков) и ключевых понятий. Упростить данную процедуру помогают отдельные, наработанные им и специальные, рассматриваемые далее, методические приёмы. Забегая вперёд, отметим, что с этой целью используют информационно-поисковые языки (словари ключевых слов, дескрипторы, тезаурусы и т.п.), а так же компьютерные программы, осуществляющие поиск в тексте необходимых данных и их числовую обработку.
При анализе документов аналитик ориентируется на решение определённой (стоящей перед ним) задачи, как правило, в конкретной (достаточно узкой) предметной области, используя при этом имеющийся у него инструментарий и опыт. В этом случае можно уверенно говорить, что аналитик применяет некоторый «интеллектуальный фильтр». Рассмотрим подробнее данный процесс.
Интеллектуальный фильтр Традиционный анализ документов представляет собой совокупность итераций (логических построений), позволяющих раскрыть их содержание. В большинстве случаев интересующая пользователей информация содержится в них в неявном виде, в форме, отвечающей целям создания документов, не всегда совпадающей с интересами анализа. Такой анализ является творческим процессом, зависящий от квалификации, опыта и творческой интуиции исследователя.
В конкретной проблемной ситуации сведения из разных источников систематизируются по различным основаниям. Таким образом, они в конкретной ситуации должны пересистематизироваться.
Обычно полученные сведения сводят в некоторые структуры, соответствующие решаемым задачам. Специалисты отмечают, что оптимизировать такой аналитический процесс можно путём использования типовой структуры, играющей роль некоторого «интеллектуального фильтра» (ИФ).
Термин «интеллектуальный фильтр» в начале прошлого века предложил известный философ А. Бергсон (лауреат Нобелевской премии в области литературы за 1927 год). Он заметил, что «…мы практически не способны выражать свои мысли, не пропуская их сквозь интеллектуальный фильтр» и отметил, что интеллектуальный фильтр существует на всём протяжении человеческого общения. Философ приравнивал к интеллектуальному фильтру интеллект как таковой и обозначил всю интеллектуальную деятельность как процесс кодирования/декодирования мысли.
Е. С. Коноплёв считает, что этим термином следует обозначить лишь специальный инструмент рациональной деятельности, подразумевая под ним набор процедур по анализу сообщений, вычленению из них на основании заданных критериев квантов информации и перегруппировке их по определенным правилам. Он предлагает следующую формулировку дефиниции «интеллектуальный фильтр» – это набор правил, по которым происходит отбор информации из информационного поля, ее сжатие в ограниченный объем и типологизированное структурирование.
В качестве вариантов интеллектуальных фильтров могут выступать: классификации (УДК, ББК, ДЬЮИ и др.), технические задания, указания, некие соглашения между ЛПР, рубрикаторы и тезаурусы. Главное их назначение – получение, в результате интеллектуальных действий участников процесса подготовки и принятия решений, согласованных форм документов (обзорно-аналитических справок, обзоров, отчётов, тезисов докладов и др.).
Допустимо рассматривать и различные бытовые личностные фильтры, простейшим и, одновременно, наиболее массовым и примитивным из которых можно считать вопрос: «А зачем мне это надо?» и другие его лексические варианты. При этом пользователь может агрегировать на своём рабочем месте необходимые ему информационные единицы (объекты, элементы и др.).
Поскольку процесс мышления любого человека на любом уровне всегда определяется структурой ИФ, то этот когнитивный инструмент, как элемент рациональной деятельности человека, присутствует в сознании индивидов на протяжении всей истории человечества.
Отметим, что эволюционное разделение труда привело к появлению информационной деятельности вообще и выделению в ней профессии «аналитик», в частности.
Процедуру интеллектуальной фильтрации информационных потоков можно представить как процесс составления информационного запроса, поскольку он является критерием, по которому из числа доступных информационных посылок отбираются лишь релевантные (пертинентные) данные. Обычно пользователь в релевантной выборке отбирает нужные ему (пертинентные) документы или один документ.
Вариантами настройки интеллектуального фильтра на нужные потоки данных могут быть контакты со специалистами, индивидуальные консультации или участие в конференциях, подписка на специальные издания, обучение на тренингах, курсах, семинарах, другие формы, например, самообразования, повышения квалификации и уровня собственной осведомленности.
Отмечается целесообразность передачи (делегирования) функций интеллектуального фильтра профессионалам – специалистам в данной области. Процедура профессиональной специализации в информационной отрасли способствовала появлению профессии аналитика и специалистов-аналитиков (информационных аналитиков, бизнес-аналитиков, социальных и политических аналитиков и т.д.).
Е. С. Коноплёв утверждает, что «Фильтруя сообщения, с устранением нежелательных и перегруппировкой сохраняемых информационных квантов, можно получать материал «высокой степени очистки» («высокой пробы»)». При этом «Процедура привлечения независимых профессионалов для выполнения информационной аналитики может быть обозначена как аутсорсинг функций интеллектуального фильтра». Далее он отмечает, что «способность, проанализировав разнородные потоки данных, выдать резюмирующее заключение по заданной тематике, говорит об «аналитическом мышлении» индивида, а способность оформить объемную мысль в четкое и хорошо структурированное информационное послание называют «системным мышлением». Эти характеристики мышления косвенным образом свидетельствуют о качественных оценках используемого интеллектуального фильтра».
Существует много примеров интеллектуальных фильтров, что обусловлено и потребностью профессионалов вырабатывать специализированные своды правил. Конечно, чаще всего требуется универсальный, опирающийся на характерные особенности мышления человека, вариант. Особенно это важно потому, что человек, в силу своей психической организации и объёма кратковременной памяти, способен одновременно удерживать в поле внимания (оперировать с) не более 7±2 параметров. В этой связи в инженерной психологии отмечается, что для обеспечения заданного уровня качества преобразования сведений количество контролируемых параметров на любом этапе преобразования должно быть в пределах 7±2.
Универсальную форму ИФ можно выразить набором следующих типовых вопросов:
Для чего нужно что-то делать?
Что нужно делать?
Благодаря чему нужно что-то сделать или можно что-то получить?
Что есть подобное?
Структура итогового документа может быть прозрачной для участников процесса его подготовки и использования. Другим пользователям может потребоваться пересистематизизация под их потребности. Оптимизация структуры интеллектуального фильтра может упростить интеллектуальный процесс выработки итогового решения и повысить оперативную точность получаемых результатов.
Идея выработки универсального интеллектуального фильтра представляется весьма привлекательной, особенно при использовании его для массовой аналитики, например, при массовом анализе текстов (при реферировании). На государственном уровне эта задача реализовалась в ГОСТах.
Если требования к содержанию реферата определены достаточно полно, то типовая структура реферата не определена и референт располагает выявленные в первоисточнике сведения произвольно. Обычно он следует структуре исходного первоисточника. В ВИНИТИ более 50 лет осуществляется массовое реферирование научной и технической литературы, поэтому проблема типизации структуры текстов рефератов исследовалась в этом институте неоднократно. Долгое время в ВИНИТИ действовала система реферирования без жёсткой типовой структуры реферата (TCP). Постоянно предпринимались попытки выработки технологии их подготовки с использованием различных вариантов TCP. В 1980-е годы появляются разработки, включающие варианты решения комплексной задачи выработки TCP для реферативных журналов (РЖ ВИНИТИ).
Появляются типовые структуры текстов рефератов, тезисов и статей, главным образом, в медицине и биологии, экономике и др. Они отличаются краткостью и конкретностью структуры. Однако не существует механической процедуры, позволяющей адекватно и целостно понимать содержание текста. При этом упорядоченное сочетание формальных процедур способствует их пониманию, поскольку содержание текста может быть раскрыто через выявление ключевых позиций (элементов), например, формализуемых объектов и фрагментов, онтологических, ценностных и гносеологических сущностей. Наиболее очевидной является технология отбора и построения совокупности фрагментов (объектов) текста (формальных элементов) документа, в результате которой формируется последовательность (цепочка) информационно-подобных элементов, характеризующих его содержание. Следует иметь в виду, что разрозненные факты обычно невозможно связать между собой, а значит и сформировать логически связанный сжатый документ.
В качестве формальных элементов Н.С. Розов предлагает рассматривать:
1) основные объекты со свойствами (идеальные и/или материальные);
2) основные субъекты (или подобъекты) со свойствами (как правило, человеческие индивиды, группы, общества, родовые субъекты и др.;
3) воздействия (то, что существенно меняет свойства или отношения предметов воздействия);
4) превращения (переходы объектов или субъектов в иное состояние с иными свойствами и отношениями);
5) основные бинарные (объект-объектные, субъект-субъектные и субъект-объектные) и тернарные отношения16.
При этом отмечается возможность выявления смысловых срезов практически любого текста. В данной концепции предлагается делить текст на нумерованные фрагменты, где один фрагмент равняется одной странице, а для небольших и «плотных» текстов – половине, четверти страницы или не превышает десяти строк. Очевидно, что фрагменты можно делить и по иным основаниям, например, на абзацы.
Н. С. Розов рекомендует в исследуемом тексте выделять один–три основных объекта и субъекта, до двух воздействий и до одного превращения. Однако количество объектов и их номенклатура может быть иной, как универсальной (например, НОПС-структура), так и зависящей от сферы применения или предметной области.
Значимыми предлагается считать объекты и субъекты, существенные и наиболее важные для воздействий и превращений. Далее он отмечает, что значимые воздействия должны вести к существенным превращениям. При этом значимыми превращениями считаются те, в ходе которых меняются важнейшие свойства объектов или субъектов. Краткое содержание фрагмента – это краткая (одна–две строки) цитата, или краткое обозначение главного содержания. Допускается считать, что наиболее значимыми являются элементы, систематически появляющиеся во фрагментах исследуемого текста. Вариант работы с такими фрагментами представлен в таблице 2.1.
Таблица 2.1. Форма таблицы для последовательной работы с фрагментами текста
Оценки ценностей объектов, субъектов, воздействий, трансформаций или отношений выражаются им двумя стандартными формулами: «Д» – объект, субъект и т.д. одобряется, а «Н» – нет. Положительные и отрицательные связи между объектами и субъектами он обозначает знаками «+» и «–» соответственно. Если оценок в тексте нет, то их и не фиксируют. После заполнения таблицы преимущественно по аспектам-столбцам проводят итоговый анализ.
Реферирование и аннотирование (первичное сжатие), т.е. преобразования сведений на входе системы, по оценке специалистов ВИНИТИ, не возможно автоматизировать. Они считают, что этот процесс «в ближайшей перспективе остается прерогативой информатора-аналитика».
Для выполнения данных функций необходимо иметь соответствующие методические и инструментальные средства (в том числе инструментарий конечного пользователя) и системы. Маргарита Фузеева считает, что индивидуумам следует вести базу собственных и необходимых им данных (электронную библиотеку), например, «в программе Microsoft Excel в виде каталога ссылок на соответствующие файлы». Такой инструмент, по её мнению, полезен как: библиотека работ, в которой можно быстро найти нужный документ; основа для составления оперативных отчётов; база для формирования будущего портфолио.
Приложение 2
Раздел III. Задание 2.
Информационно-методические материалы. В состав структуры управления наряду с основными компонентами управленческой деятельности входит организационная структура управления. Она характеризуется распределением целей и задач между различными уровнями и звеньями управленческой деятельности. Следовательно, под организационной структурой управления понимается совокупность уровней и звеньев управленческой деятельности в единстве с их функциональными областями, расположенными в строгой соподчиненности и обеспечивающими взаимосвязь между управляющей и управляемой системами для эффективного достижения целей. Она ориентирована на установление четких взаимодействий между отдельными подразделениями системы управления, распределением между ними прав, обязанностей и ответственности.
В организационной структуре управления выделяются следующие основные элементы: уровни (ступени) управления, его звенья и связи горизонтальные и вертикальные.
Под уровнем управления понимается иерархическая соподчиненность подразделений и звеньев управленческой деятельности, занимающих определенную ступень в системе управления. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости друг от друга и подчиняются друг другу по иерархии: руководители более высокой ступени управления разрабатывают и принимают решения, которые конкретизируются и осуществляются руководителями более низкой ступени, а каждое должностное лицо ответственно как за свои собственные решения и действия, так и за решения и действия своих подчиненных, в силу чего каждое должностное лицо располагает властью над теми, кто находится ниже его в управленческой пирамиде.
Кроме того, в системе управления существуют и горизонтальные связи, характеризующиеся расстановкой конкретных руководителей во главе отдельных подразделений. Например, на многих предприятиях имеются начальники производственного отдела, финансового отдела, энергетической, конструкторской службы, службы маркетинга (см. рис. 1).
Генеральный директор
 |
Директор по производству
 |  |  | |||
Начальник Начальник Начальник Начальник Начальник
производственного финансового энергетической конструкторского отдела
отдела отдела службы отдела маркетинга
Рис. 1 Линейная организационная структура управления
В связи с тем, что в системе управления наряду с горизонтальными связями функционируют и связи вертикальные, существуют и вертикальные структуры управления. В них отчетливо вырисовывается иерархическая соподчиненность разных структурных уровней управленческой деятельности. Типичным проявлением такой управленческой структуры является "управленческая вертикаль",
Президент
Администрация президента
Областная администрация
Районная (городская) администрация
Рис. 2. Вертикальная организационная структура управления