1. Нормативная документация по учету МПЗ.
2. Понятие и классификация МПЗ.
3. Оценка, переоценка и учет МПЗ.
4. Документальное оформление и учет движения МПЗ.
5. Порядок учета МПЗ при их использовании в производственном процессе.
6. Учет возвратных материалов.
7. Учет неотфактурованных поставок.
8. Учет материалов на складе.
9. Учет и оценка МПЗ при их продаже и прочем выбытии.
10. Порядок оценки материально-производственных запасов на конец отчетного периода и в бухгалтерской отчетности.
11. Инвентаризация материалов.
1. Нормативная документация по учету МПЗ
Вопросы организации и ведения учета МПЗ регулируются основными нормативными актами:
- Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально производственных запасов» (ПБУ 5/07) от 09.06.01 г. № 44н (в ред. от 26.03.2007);
- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (в ред. от 26.03.2007);
- Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94 н (в ред. от 18.09.2006);
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49;
- Основными положениями по учету тары на предприятиях, производственных объединениях и организациях, утвержденными приказом Минфина СССР от 30.09.1985 № 166;
- Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках (приложение к письму Минфина СССР от 30.04.1974 № 103)4
- Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.1977 № 71а (в ред. от 21.01.2003 № 7).
- Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденным постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66.
2. Понятие и классификация МПЗ
МПЗ – активы организации, предназначенные для:
- использования при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, предназначенных для продажи; при этом МПЗ могут подвергаться обработке и переработке
- продажи
- использования для управленческих нужд организации
- капитального строительства.
МПЗ – предметы труда – обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс на предприятии, в котором они используются однократно. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.
Организация самостоятельно определяет единицу учета МПЗ: номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.д..
Классификация МПЗ
I. По видам:
- сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, возвратные материалы (отходы), топливо, тара и тарные материалы, запасные части и агрегаты, шины, семена и корма и др.
- хозяйственные принадлежности и инвентарь – часть МПЗ, не используемая сразу в процессе производства, служащая сразу в течение периода, не превышающего 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; состав этих запасов и порядок их учета определяется организацией в учетной политике (орудия лова, бензомоторные пилы, сезонные дороги, специальные инструменты и приспособления, сменное оборудование, спецодежда и спецобувь, постельные принадлежности, форменная одежда и др.
- готовая продукция – часть МПЗ, предназначенная для продажи, является конечным результатом производственного процесса, законченная обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которой соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством
- товары – часть МПЗ, приобретенная или полученная от юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки; к ним также относятся изделия, приобретенные организацией для комплектации, стоимость которых не входит в себестоимость продукции и др.
- животные на выращивании и откорме.
II. По принадлежности:
- собственные МПЗ, а также по праву хозяйственного ведения или оперативного управления (запасы на складе или в производстве; запасы, находящиеся в пути, если организации уже перешло право собственности на них; запасы, отданные другим организациям в переработку; проданные запасы до перехода права собственности на них к покупателю; запасы, учитываемые в залоге)
- не принадлежащие по праву собственности МПЗ, отражаются на забалансовых счетах (запасы, принятые на ответственное хранение, в случае отказа от оплаты счетов поставщиков, отсрочки в получении продукции покупателем и др.; запасы, принятые от поставщиков для реализации на условиях комиссии; неоплачиваемые запасы, принятые в переработку).
3. Оценка, переоценка и учет МПЗ
МПЗ отражаются в учете и отчетности по фактической себестоимости. Периодами или датами, по состоянию на которые определяется либо меняется фактическая себестоимость запасов являются:
- принятие запасов на учет;
- использование запасов в производственном процессе;
- передача организации право собственности или вещного права на запасы в связи с продажей или прочим выбытием;
- предоставление информации о запасах в бухгалтерской отчетности (по итогам проведения инвентаризации).
Порядок определения фактической себестоимости, ее дальнейшего изменения также зависит от вида запасов, возможности их индивидуального учета или учета методом их группировки, порядка поступления в организацию, наличия заготовительно-складского аппарата, методов их оценки при выбытии и т.д.
Оценка при принятии МПЗ к учету зависит от:
- наличия у организации права собственности на запасы и виды запасов;
- состава затрат, определяющих стоимость приобретения и порядка учета заготовительно-складских и транспортных расходов;
- наличие оплаты за неполученные запасы;
- наличие расчетных документов на полученные запасы;
- формы поступления запасов (приобретение за плату, изготовление собственными силами, получение в счет вклада в уставный капитал, безвозмездное получение, получение по договорам мены, оприходование материалов, полученных в процессе ликвидации объектов основных средств или их ремонта).
При принятии запасов к учету производится их классификация, зависящая от характера владения запасов и их видов.
Собственные запасы: счета 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция».
Запасы, не принадлежащие организации:
- 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» – запасы, по которым организация отказалась от оплаты, по условиям договора нельзя использовать до их полной оплаты
- 003 «Материалы, принятые в переработку» – учитываются запасы в организациях, занятых переработкой сырья, принятые на короткий период времени в переработку
- 004 «Товары, принятые на комиссию» – запасы, принятые организацией-посредником для продажи на условиях торговой комиссии
- 005 «Оборудование, принятое для монтажа» – оборудование, принятое строительной организацией от заказчика для монтажа.
Инвентарь и хозяйственные принадлежности, переданные в эксплуатацию, рекомендуется учитывать на забалансовом счете 020 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».
Фактическая себестоимость МПЗ, приобретенных за плату – сумма фактических затрат на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. Фактические затраты:
1. Суммы, уплачиваемые по договору поставщику (с учетом скидок, накидок).
2. Суммы за информационно-консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ.
3. Таможенные пошлины.
4. Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ.
5. Вознаграждения посредников.
6. Затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая страхование.
7. Проценты, начисленные по полученным кредитам, используемым для предоплаты запасов (до их принятия к учету).
8. Суммовые разницы, исчисленные до принятия запасов на учет.
9. Затраты по доведению МПЗ до состояния, в котором они будут пригодны к использованию и др.
В фактические затраты не включаются общехозяйственные и иные аналогичные расходы.
Затраты по заготовке и доставке запасов:
- расходы по содержанию заготовительно-складского аппарата;
- расходы на доставку, если они не включены в стоимость запасов;
- расходы по оплате процентов по коммерческим кредитам поставщиков;
- курсовые разницы и др.
При этом учет ведется:
1. С использованием счетов учета отклонений фактических затрат по приобретению от их учетной стоимости – 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». На счете 15 учитываются запасы по стоимости, принятые в учетной политике за учетные цены. В качестве учетной цены на МПЗ принимаются:
- договорные цены;
- фактическая себестоимость по данным предшествующих периодов;
- планово-расчетные цены;
- средняя цена группы материалов.
В составе затрат на приобретение соответствующих видов запасов, т.е. на счетах их учета 10, 11, 41, 43.
Наличие и движение материальных ресурсов ведется на счете 10 «Материалы».
Счет 10: активный, сальдовый, инвентарный, по дебету отражается приход, относятся все затраты по приобретению (покупная стоимость, наценка снабженческих организаций, транспортные услуги, таможенные пошлины и т.д.), с кредита счета – расход и отпуск в суммах фактической себестоимости.
Фактическая себестоимость израсходованных материалов записывают в журналах-ордерах № 10 и № 10/1 в корреспонденции Д 20, 23, 25, 26, 44, 08, 91 К10.
| Содержание операции | Корр. счета |
| Дебет | Кредит |
| I. С использованием счетов 15, 16 | |||
| 1. | Приняты к оплате счета поставщиков за приобретенные МПЗ | 60,76 | |
| 2. | Отражены расходы по заготовлению и доставке МПЗ | 23,60, 71,76 | |
| 3. | Учтен НДС по приобретенным МПЗ, расходам по их заготовлению и доставке | 60,76 | |
| 4. | Оприходованы МПЗ, поступившие на склад по учетным ценам | 10,41 | |
| 5. | Оплачены счета поставщиков за МПЗ и расходы по их заготовлению и доставке | 60,76 | 51,52,55 |
| 6. | НДС предъявлен к вычету | ||
| 7. | Списаны отклонения фактической себестоимости МПЗ от учетной цены | ||
| 7.1. | Фактическая себестоимость превышает учетную цену – на сумму превышения (перерасход или отрицательное отклонение в стоимости приобретенных МПЗ) | ||
| 7.2. | Фактическая себестоимость ниже учетной цены – на сумму положительного отклонения в стоимости приобретения МПЗ (экономия) | ||
| 8. | Списаны отклонения в стоимости МПЗ по направлениям использования пропорционально стоимости отпущенных МПЗ (основное и вспомогательное производства, общехозяйственные и общепроизводственные расходы, склад, продажа и др. | 20,23,25, 26, 44,79, 90,91,97 | |
| 8.1. | Сторно при отрицательном отклонении | 20,23,25, 26, 44,79, 90,91,97 | |
| 9. | Переданы МПЗ структурным подразделениям | ||
| II. Без использования счетов 15,16 | |||
| 1. | Акцептованы счета поставщиков за поступившие МПЗ | 10,11,41 | 60,76 |
| 2. | На сумму расходов по заготовке и доставке МПЗ | 60,71,76, | |
| 3. | Учтен НДС по приобретенным МПЗ, расходам по их заготовлению и доставке | 60,76 | |
| 4. | Получены МПЗ от структурных подразделений | ||
| 5. | Оплачены счета поставщиков МПЗ | 60,76 | 51,52,55 |
| 6. | НДС предъявлен к вычету | ||
| III. Безвозмездное получение МПЗ | |||
| 1. | Оприходованы МПЗ по рыночной стоимости | 98/2 | |
| 3. | Включены в стоимость МПЗ расходы по доставке и другие расходы, связанные с их получением | 60,76 | |
| 4. | Отражен НДС по расходам на доставку и другим счетам поставщикам, связанных с расходами на их получение | 60,76 | |
| 5. | Оплачены счета сторонних организаций, осуществлявшим доставку | 60,76 | 50,51 |
| 6. | Предъявлен НДС к вычету по расходам на доставку и другим счетам поставщикам, связанных с расходами на их получение | ||
| 7. | Списана рыночная стоимость со счета учета доходов будущих периодов при передаче этих запасов в производство (признание доходов в отчетном периоде) | 98/2 | |
| IV. Поступление МПЗ в счет вклада в уставный капитал | |||
| 1. | Поступили МПЗ в оценке, согласованной учредителями | 10,11,41 |
4. Документальное оформление движения МПЗ
В процессе осуществления своей деятельности предприятия приобретают у сторонних организаций материалы для производства своей продукции, иное имущество. Также организация может продавать сторонним организациям свои товары или продукцию, выполнять для них работы или оказывать услуги в зависимости от вида деятельности, которым она занимается. В первом случае организация выступает покупателем, во втором – поставщиком.
| Организация является покупателем | Организация является поставщиком |
| оформляются платежные документы | оформляются сопроводительные документы |
| товары поступают с сопроводительными документами поставщика (основание для составления первичных учетных документов на товары и их принятия к учету) | поступают платежные документы от покупателя |
| все перечисленные документы в совокупности являются основанием для оформления первичных учетных документов, отражающих реализацию (продажу) товаров организации | |
| ведется книга покупок (для регистрации выставленных поставщиками счетов-фактур для возмещения НДС) | ведется книга продаж (для регистрации выданных покупателям счетов-фактур) |
Приобретение или продажа любого имущества осуществляется на основании различного рода договоров (договор купли-продажи, договор поставки и др.)
Договор купли-продажи – договор, согласно которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
Договор поставки – договор, согласно которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным пользованием.
Основные документы
- Счет – документ (ф. № 868), выдаваемый поставщиком покупателю для подтверждения платежа и суммы платежа за определенные товары (работы, услуги), перечисленные в счете.
- Счет-фактура – основной документ, служащий основанием для принятия уплаченных сумм НДС к вычету или возмещению в порядке, установленном законодательством. Является первичным учетным документом для целей налогового учета. Составляется в 2-х экземплярах поставщиком при продаже товаров, оригинал передается покупателю. При реализации товаров выставляются не позднее пяти дней со дня отгрузки товара.
- Доверенность – первичный учетный документ установленной формы, применяемый для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении ТМЦ, отпускаемых поставщиком по договору (наряду, счету, заказу, соглашению или другому документу). Формы № М-2 или № М-2а (получение материалов носит массовый характер).
- Накладная – учетный документ установленной формы, применяемый для учета поступления или отпуска ТМЦ. Формы накладных зависят от способа получения ТМЦ:
- обычные накладные (ф. № М-2),
- товарные накладные (форма № ТОРГ-12),
- товарно-транспортные накладные (ф. № 1-Т) и др.
Составляется на основании данных счета, счета-фактуры и накладной ф. № М-2.
Поступление материалов
При поступлении материалов на склад проверяется в соответствии их фактического наличия данным документам поставщика. На складе составляются следующие формы документов:
- Приходный ордер (ф. № М-4) составляется при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными. Может иметь вид штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.
- Акт о приемке материалов (ф. № М-7) оформляется на материальные ценности, поступившие без платежных документов (неотфактурованные поставки), а также в случае расхождения поступивших ТМЦ с данными сопроводительных документов поставщика: акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или незаинтересованной стороны. Составляется в 2-х экземплярах: 1-ый – в бухгалтерию, 2-ой – в специальную службу, которая выдает претензии поставщикам.
- Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) составляется при принятии к учету материалов, оставшихся от списания зданий и сооружений.
Движение материалов
Учет движения материалов, находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках учета материалов.
- Карточка учета материалов (ф. № М-17) – ведется по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и др. отличительным признакам (сортовой учет). Заполняются на каждый номенклатурный номер материала на основании первичных приходных документов (ф. № М-4) в день совершения операции.
Внутреннее перемещение (расход) материалов
Расход материалов со склада:
- Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) выписывается на один или несколько видов материалов, относящихся к определенному производимому заказу.
- Требование-накладная (ф. № М-11) используется для однократного отпуска материалов на хозяйственные нужды.
- Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15).
Документы по учету результатов инвентаризации материалов
Для оформления результатов инвентаризации применяются:
- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3).
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-19).
5. Порядок учета МПЗ при их использовании в производственном процессе
Способы оценки МПЗ при отпуске в производство
Способы оценки МПЗ при отпуске в производство (кроме средств труда, включаемых в состав материалов, товаров, учитываемых по продажной стоимости):
- по себестоимости каждой единицы – драгоценные металлы, камни;
- по средней себестоимости по определенному виду или группе запасов, исчисляется:
| остаток на начало отчетного периода + поступившие за отчетный период |
| количество |
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ – ФИФО, способ предполагает, что статьи запасов, закупленные первыми будут проданы первыми и соответственно статьи, остающиеся в запасе в конце периода были позже всего приобретены или произведены (по себестоимости первых по времени закупок). Применяется правило: первая партия на приход, первая в расход. Это означает, что независимо от того какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй и т.д.
Применение метода оценки ФИФО ориентирует предприятие на организацию аналитического учета, материалов по отдельным партиям, а не только по видам материалов.
Израсходованный материал можно оценить расчетным путем:
Р = Он + П - Ок ,
где Р – стоимость израсходованных материалов;
Он, Ок – стоимость начального и конечного остатка материалов;
П – поступления за отчетный период.
Расчет ФИФО
| Показатели | Количество, шт. | Цена за ед., без НДС | Сумма, руб. |
| Остаток материалов на ХХ.ХХ.ХХ | |||
| Поступления 1-ая партия 2-ая партия 3-ая партия | |||
| Итого за месяц | |||
| Расход материалов за месяц | |||
| Списание по ФИФО 1-ая партия 2-ая партия 3-ая партия | 15*20+10*20+10*25 40*25 10*25+45*30 | ||
| Итого за месяц | |||
| Остаток материалов на ХХ.ХХ.ХХ По ФИФО | 5*30 |
Применение одного из трех перечисленных способов по конкретному наименованию МПЗ производится в течение всего отчетного периода, что закреплено в учетной политике.
| Остаток материалов на ХХ.ХХ.ХХ | |||
| Поступления 1-ая партия 2-ая партия 3-ая партия | |||
| Итого за месяц | |||
| Расход материалов за месяц | |||
| Списание по ФИФО 1-ая партия 2-ая партия 3-ая партия | 50*190+80*210 120*210+90*200 60*200+130*250 | ||
| Итого за месяц | |||
| Итого за месяц | |||
| Остаток материалов на ХХ.ХХ.ХХ По ФИФО | 45*250 |
6. Учет материалов на складе
Аналитический учет материалов ведется в местах хранения (на складах) и в бухгалтерии. На складах учет ведут материально ответственные лица на специальных карточках, которые открывают в бухгалтерии на каждое наименование и вид материалов. В карточках материально-ответственные лица отражают операции по поступлению и расходу материалов.
В бухгалтерии аналитический учет ведут одним из способов:
1. Количественно-суммовой учет. Записи в карточках учета производятся на основании документов, полученных со склада.
2. Оперативно-бухгалтерский учет. В бухгалтерии карточки не ведутся, для учета используют проверенные карточки, заполненные на складах
3. Суммовой учет. Учет ведется в разрезе мест хранения и материально ответственных лиц только в суммовом выражении.
Количественно-суммовой метод предполагает ведение аналитического учета материалов в бухгалтерии и на складе организации. В соответствии с этим методом в карточках учета материалов на складе и в реестрах бухгалтерского учета отражается количество материалов и их стоимость. При данном методе проще обеспечить учет материалов по времени первых поступлений (ФИФО).
Оперативно-бухгалтерский метод предполагает ведение аналитического учета материалов – на складе только в количестве, а синтетического учета – в бухгалтерии в суммовом измерителе. Этот метод позволяет снизить трудоемкость учета, повысить его экономичность, однако требует правильной организации работ и систематического контроля за действиями материально ответственных лиц на складе со стороны бухгалтерии.
При оперативно-бухгалтерском методе должна быть разработана система документооборота. Совокупность документов включает ведомости остатков материалов, реестры сдачи документов со склада в бухгалтерию, накопительные ведомости учета материалов по группам, субсчетам. Внедрение оперативно-бухгалтерского метода учета может потребовать разработки внутренних первичных документов в организации. При этом можно предусмотреть такую структуру документов, которая позволит использовать информацию для расчета отклонений в стоимости материалов. В таком случае разработанные в организации формы документов следует утвердить в учетной политике организации.
Объединение оперативно-бухгалтерского метода учета и оценка материалов по учетной цене позволяют рационализировать учет материалов и снизить затраты на его ведение.
Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.
Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.
Как правило, применяется два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей:
а) в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно - суммового учета, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями. Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях - только количественный учет.
В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца.
На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются необходимые реквизиты.
В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению).
Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки.
На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.
Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно - заготовительных расходов.
Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.
Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;
б) карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.
Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.
Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен.
Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно - заготовительных расходов.
Материально ответственные лица складов (подразделений) на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, также и суммовой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяет правильность выведения остатков.
Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (или сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.
По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.
Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом.
Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе.
Целесообразно вести сальдовую ведомость (книгу) по многографной форме, на шесть месяцев или на год. В сальдовой ведомости для записи остатков на начало каждого месяца (на 1 января, 1 февраля и т.д.) отводится две графы; в первой графе записывается количество, во второй графе - сумма.
На основании указанных сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом.
Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.
В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим - сальдовый. Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.
При автоматизированном учете материалов, т.е. обработке первичных учетных документов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах - для бухгалтерской службы и склада (подразделения).
Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри их - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.
Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в Ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения).
Ежемесячно составляется сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов). В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.
Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).
Кроме сводной ведомости движения материалов организация может составлять ведомость распределения (ведомость расхода) материалов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении. Как правило, формирование указанной ведомости осуществляется производственной группой (отделом) бухгалтерской службы. В ведомости распределения (расхода) материалов отражаются транспортно - заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой (при использовании счета "Заготовление и приобретение материалов").
При составлении ведомости распределения (расхода) материалов с использованием средств вычислительной техники расход материалов отражается в оценке, определяемой в порядке, предусмотренном Методическими указаниями.
При бухгалтерском учете материалов с использованием средств вычислительной техники данные синтетического бухгалтерского учета, т.е. формирование показателей, отражающих движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета, отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных, требований и т.п.). В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться.
Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:
- оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
- ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
- оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
- оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки)