ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
(ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ)
Описание проекта представляет собой техническое задание на выполнение проекта. Оно должно быть составлено так четко, ясно и понятно, чтобы любое лицо, даже не принимающее участие в разработке проекта, могло использовать этот проект для его реализации.
В данном случае не предусматривается исполнение проектов людьми, которые не принимали участия в их разработке, но студенты должны стремиться к отработке навыков, которые позволят им в последующем быть эффективными участниками, разработчиками, руководителями, контролерами, экспертами проектов. Документация проекта должна быть составлена грамотно, рационально, не следует использовать шрифт более 12, интервал более одинарного, поля с обеих сторон более 1,7.
Итоговая оценка за выполненную работу будет выставляться не за объем работы, а за ее качество.
Каждый проект должен иметь завершенную форму, титул, список участников, содержание и т.д.
Структура проекта может быть любой. Для удобства работы студентам предлагается совокупность различных форм документов, по форме которых можно составить проект и отчет.
| Номер проекта | Порядковый номер / идентификационный код / символический шифр проекта | ||||
| Название проекта | Название должно быть кратким, сжатым, четким, конкретным, отражающим специфику проекта | ||||
| Инициатор идеи проекта | ФИО человека / группы лиц, предложивших идею проекта (указать координаты) | ||||
| Ответственный исполнитель / лидер проекта | ФИО (полностью) студента, группа, курс, факультет, университет | ||||
| Участники / команда проекта | В алфавитном порядке с разделением по специальностям, группам указать ФИО (полностью) студентов, группа, курс, факультет, университет. Лидер должен быть указан в общем списке еще раз. Например, МО: 201 – О: Иванова Эсмеральда Азатовна; Ли Бинь; Петрова Ольга Игоревна 204 – О: Смирнов Алексей Федорович МВЭД: 202 – В: Асаненко Ирина Владимировна; Кун Фу Дзинь - лидер; Ширвиндтенко Сергей Андреевич 203 – В: Буякевиченидзин Максимилиан Вадимович; Яковенко Евгений Петрович и т.д. | ||||
| Период исполнения | Например, 04 – 20 сентября 2006 г. | ||||
| Дата сдачи | Например, 21.09.06 | ||||
| Готовность к презентации | Полная / частичная / отказ от презентации | ||||
| Презентация | Например, 25.09.06 | ||||
| Проект принял | ФИО преподавателя, дата, номер, подпись | ||||
| Выходная информация | Обоснование необходимости выполнения проекта, его значение, смысл, причина, актуальность, важность и значимость. Определить, для кого предназначены запланированные результаты по проекту. Выходная информация должна представлять собой сжатое описание контекста проекта, рассматривая его в соответствующих измерениях (как, например, в тематическом, историческом, географическом, региональном, временном, социальном и экономическом). В этом разделе приводится конкретная, специфическая информация, которая касается проекта, а не информация общего характера. При этом здесь не идет речь о цели проекта, средствах проекта или ожидаемых результатах. В этом разделе может быть показана связь с другими проектами, но вопросы дополнения к другим проектам должны рассматриваться далее в разделе “связь с основной программой”. | ||||
| Цели проекта | При описании целей проекта нужно ответить на вопрос: “Чего мы хотим достичь с помощью этого проекта? Какая его цель?”. Как правило, в этом разделе определяется основная главная цель, которая, по возможности, подразделяется на несколько конкретных специфических целей. Цель касается “улучшения ситуации с точки зрения исполнителей”. Можно использовать диаграмму Исикавы, анализ Парето, Метод Желтых Наклеек и др. | ||||
| Этапы (виды деятельности) выполнения проекта | Это задания, шаги, отдельные действия или мероприятия, которые выполняются в рамках выполнения проекта с целью получения запланированных результатов и достижения поставленных целей. Это отдельные этапы или задачи, которые исполняют участники группы, такие, как, например, сбор информации, обработка информации, создание компакт- диска, презентация диска и т.д. Этапы создают основу для составления графика выполнения проекта / расписания мероприятий. Этот раздел также должен определить длительность выполнения каждого мероприятия и ресурсы, которые необходимы для этого (оборудование, информация, финансы, исполнители и т.д.). (Пример построения Графика Гантта представлен в Табл. 1 в Приложении). | ||||
| Ожидаемые результаты | Здесь же нужно указать, какой результат будет получен в случае достижения поставленной цели. Ожидаемые результаты - это показатель достижения целей проекта. Нужно показать, каким образом выполнение запланированных мероприятий (по этапам) и получение соответствующих результатов обеспечит достижение целей работы. | ||||
| Связь с основной программой | В этом разделе определяется связь проекта с: - стратегическими направлениями развития объекта или задачами устранения проблем в объекте, необходимо указать, как результаты проекта повлияют на изменения в выбранном объекте управления, для которого разрабатывается и реализуется проект, как этот проект дополнит усилия по усовершенствованию процессов развития объекта; - программой изучения дисциплины, каким образом данная работа будет дополнять теоретические и практические знания и навыки, полученные при изучении разделов курса, для чего нужно сделать эту работу. | ||||
| Контроль качества проекта и оценка вклада членов команды | В этом разделе нужно показать, какие будут предусмотрены меры и мероприятия для планирования определенного уровня качества проекта (какие показатели определяет группа студентов, чтобы можно было увидеть качество проекта, промежуточных этапов, результатов, вклад каждого участника и его роль в достижении поставленных целей). Группа должна разработать систему оценки вклада каждого участника при выполнении работы в зависимости от степени ответственности, активности, качества выполняемых заданий, организационных способностей. Оценка проекта и вклада участников в полученный результат должна осуществляться в четырехмерном измерении: 1. Необходимо ранжировать степень участия членов команды в процессах планирования, реализации, завершения проекта. Например, в команде 10 участников. Роль каждого участника важна, независимо от того, чем занимается человек в проекте, какие задачи он решает. Результаты проекта и его качество одинаково зависят как от правильного планирования и распределения работ, так и от того, как будут выполнены вспомогательные функции. Но качество выполняемых работ и полученных промежуточных и итоговых результатов, степень ответственности, используемое время и др. характеристики труда дают возможность построить определенную иерархию, характеризующую степень участия каждого исполнителя в проекте. Поэтому команда должна присвоить определенный номер каждому исполнителю в соответствии с так называемой «иерархией ответственности по проекту»: 1. Доленко А.А. 2. Симоненко Б.Б. 3. Черненко В.В. 4. Приятин Г.Г. 5. Седленко Д.Д. 6. Цинн Ель 7. Тин Пу 8. Ням Ням Цу 9. Солниченковский Е.Е. 10. Менакер Ж.Ж. Такое ранжирование рассматривается как постановка задачи перед участниками проекта. В этом разделе необходимо описать, как, на каком основании и для чего это делается, какая роль отводится каждому участнику и каких результатов ожидает команда и он лично от вклада в проект, как будут определены критерии качества по каждой работе, выполняемой участниками проекта. В случае изменений необходимо будет указать «иерархию ответственности по проекту», которая могла измениться в процессе осуществления проекта. При этом в отчете же нужно будет указать, когда и по какой причине произошли изменения, какие проблемы явились толчком и как они были решены. 2. Команда должна будет оценить каждого участника по пятибалльной системе. Оценка выставляется на заключительной стадии при оформлении документов после реализации проекта, а на начальной стадии описывается механизм оценки. Показать, за что и почему будут выставляться «5», «4», «3», «2» или «1» участникам проекта, как будут учитываться критерии качества выполненных работ при оценке. 3. Проект должен быть оценен «независимыми экспертами» - студентами, не входящими в группу участников проекта. Это может быть группа 3 – 5 человек. Команда проекта должна описать, по каким признакам была сформирована группа экспертов, почему именно эти люди были приглашены для экспертизы проекта. Оценка – в период составления отчета, здесь механизм оценки. Показать, что и как должны оценить эксперты, по каким критериям выбирается группа экспертов, по каким параметрам эксперт должен оценивать проект, как будут исключены личностные аспекты в оценке и обеспечена максимальная объективности оценки проекта. 4. Оценка преподавателя – в отчете, здесь следует указать ожидания команды относительно оценки проекта и каждого участника. Что, на взгляд команды, должен учесть и принять во внимание преподаватель, на что следует обратить особое внимание, по каким параметрам преподаватель должен оценить проект, ожидаемая оценка проекта и участников. Где и в каком виде представлена резюмирующая информация о достижении поставленных целей проекта, о выполнении требований по качеству и т.д., которую преподаватель должен использовать для оценки Все 4 подхода к контролю качества проекта и оценке вклада членов команды должны сопровождаться как минимум подписями членов команды и внешних экспертов и / или необходимыми документами. | ||||
| Продолжение деятельности, начатой проектом, и эффект от реализации проекта | В этом разделе определяется, как могут быть использованы результаты проекта после его завершения, и что можно сделать для того, чтобы получить и увеличить эффект от выполненного проекта и обеспечить дальнейшее распространение приобретенного опыта. | ||||
| График выполнения работы | Построить График Гантта проекта / Сетевой план проекта | ||||
| Структура работы | Построить модель, демонстрирующую процесс структурирования работ по этапам в направлении достижения поставленных целей. Здесь должны быть представлены все операции, которые должны быть выполнены участниками проекта в соответствии с декомпозицией работ в направлении достижения поставленных целей. Можно использовать предложенную модель Рис. 1 в Приложении. Для формирования наглядного изображения работ рекомендуется использовать различные инструменты: например, диаграмму Исикавы, Метод Желтых Наклеек, Анализ Парето, Метод сравнительного преимущества и др. Следует указать все применяемые механизмы и источники информации. | ||||
| Таблица заданий | Создать матрицу ответственности, охватывающую все необходимые для выполнения работы в соответствии с выше разработанной структурой работы (у каждой работы должен быть конкретный ответственный исполнитель) | ||||
| Организационная структура | Сформировать организационную структуру управления проектом с учетом всех видов деятельности, необходимых для выполнения проекта (Пример Рис. 2 в Приложении). | ||||
| Ответственность | Описание степени ответственности каждого исполнителя в соответствии с его ролью в проекте, конкретизировать его обязанности, права; представить критерии оценки выполненного задания (Табл. 3) | ||||
| Описание задания | Каждый вид запланированной работы должен быть описан в виде «рабочего задания» или рабочей инструкции, используя которые исполнитель может ясно себе представить саму работу, как и с помощью чего ее необходимо выполнить, что в итоге он должен получить как результат и что дальше делать с этим результатом. Таблица 4 должна быть составлена в соответствии с количеством заданий (для каждого задания своя таблица – количество не ограничено). Структура таблицы может меняться в зависимости от особенностей каждого проекта. (Табл. 4) | ||||
| … | Другие | Студенты могут использовать любые средства планирования, реализации, оценки, управления, завершения проекта. Все применяемые средства должны быть описаны, необходимо показать, как они способствуют усовершенствованию процессов управления проектом | |||
ПРИЛОЖЕНИЯ:
Пакет рабочих документов для планирования работы:
1. Структура мероприятий для выполнения проекта
2. График проекта
3. Таблица заданий
4. Организационная структура
5. Матрица ответственности
6. Описание задания
7. Другие
Рисунок 1. Описание мероприятий для выполнения проекта
Таблица 1. График Гантта проекта
| № | Дата Название этапа | Сентябрь 2006 | |||||||||||||||||
| Название этапа 1 | Х | Х | |||||||||||||||||
| Название этапа 2 | Х | Х | Х | Х | Х | Х | Х | Х | Х | Х | |||||||||
| Название этапа 3 | Х | Х | Х | ||||||||||||||||
| … | … | ||||||||||||||||||
| … | … | Х | Х | Х | Х | Х | |||||||||||||
| … | … | Х | Х | Х | Х | Х | Х | ||||||||||||
| n-2 | Создание презентации работы | Х | Х | ||||||||||||||||
| n-1 | Репетиция презентации | Х | Х | ||||||||||||||||
| n | Презентация работы | Х | |||||||||||||||||
| В | В | В | В | В |
В – выходной день
П – праздник
Таблица 2. Матрица ответственности
| Название этапа 1 (мероприятия, шага) | Название этапа 2 | Название этапа 3 | Создание презентации работы | Репетиция презентации | Презентация работы | ||||
| Олег Иванов | Х | Х | Х | ||||||
| Яна Петрова | Х | ||||||||
| Оля Романова | Х | ||||||||
| Вера Зайцева | Х | Х | Х | ||||||
| … | |||||||||
| … | |||||||||
| … | Х | ||||||||
| Х | |||||||||
| Х | |||||||||
| Х | Х | Х |
Рисунок 2. Организационная структура управления работой N
Таблица 3. Описание ответственности каждого исполнителя
(Колонки 1 – 7 заполняются в описании проекта; 1 – 10 в отчете по проекту
| № | ФИО | Обязанности | Права | Степень ответственности | Критерии оценки выполненного задания | Оценка (баллы 1 – N) | Оценка (3-5) | Оценка эксперта | Оценка преподавателя |
| Олег Иванов | |||||||||
| Яна Петрова | |||||||||
| Оля Романова | |||||||||
| Вера Зайцева | |||||||||
| … | |||||||||
| … | |||||||||
| … | |||||||||
| Оценка проекта в целом |
Таблица 4. Описание задания
(Таблица заполняется для каждого задания / для каждой операции отдельно)
| Название задания / шага / действия: | Например, Покупка подарка | N°: | 5.1 | ||
| Дата начала: | 04.09.06 | Дата окончания: | 15.09.06 | ||
| Описание мероприятия: | Необходимо описать, что конкретно делается в рамках этого задания | ||||
| Полученный результат: | Описать, что должно быть получено в результате выполнения работы | ||||
| Участник (и) группы, осуществляющие эту активность: | Описать всех, кто принимал участие в выполнении работы, и чем конкретно занимались исполнители | ||||
| Для кого предназначен полученный результат: | Куда, кому, для чего предан полученный в результате выполнения этой деятельности результат | ||||
| Необходимые ресурсы для выполнения мероприятия / задания / действия: | Оборудование: Информация: Финансы: Человеческие ресурсы: Другие: | ||||
Приложение А:
https://www.ou-link.ru/654/bulletin_654_13/diagr.htm
Диаграмма Исикавы
Константин Новиков, тьютор по курсам BZR 654, 656, г. Обнинск
Уважаемые коллеги!
Как мне кажется, в курсе 654 незаслуженно мало внимания уделено диаграмме Исикавы и принципу Парето. Так, в Книге 3 (с. 21) диаграмма Исикавы приведена даже без указания фамилии автора, это же имеет место в отношении принципа Парето (Книга 1, с.50).
А на мой взгляд, эффективность этих инструментов менеджмента повышается при их СОВМЕСТНОМ использовании.
Диаграмма Исикавы
Это очень практичный инструмент для анализа причин, приводящих к определенному результату.
Рис. 1. Диаграмма Исикавы
Диаграмма, которую предложил один из крупнейших японских теоретиков менеджмента Каору Исикава, в разных источниках упоминается как “рыбий скелет” (приведенная ниже схема), или “дерево проблем” – то же самое, но схема разворачивается на 90 градусов.
Работа с диаграммой Исикавы производится в несколько этапов:
Сбор всех факторов, причин, каким-либо образом влияющих на исследуемый результат.
Группировка факторов по смысловым и причинно- следственным блокам.
Ранжирование этих факторов внутри каждого блока.
Анализ получившейся картины.
“Отбрасывание” факторов, на которые мы не можем влиять.
Игнорирование малозначащих и непринципиальных факторов.
Диаграмма Исикавы используется как аналитический инструмент для отбора факторов и нацеливания на наиболее важные, приводящие к конкретному результату причины, поддающиеся управлению.
Принцип Парето
Не всегда работа должна быть выполнена как можно лучше. Часто вполне достаточно, когда результат получается удовлетворительным. Принцип Парето, или принцип 20/80, означает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата. Дальнейшие улучшения не всегда оправданны. “Лучшее – враг хорошего”, – гласит народная мудрость.
Универсальный принцип, сформулированный итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето в 1897 г., позднее исследовал англичанин Ричард Кох. Результаты анализа Коха отражены в книге “Принцип 20/80: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий”. Приведем некоторые выводы, сделанные Кохом.
Важнейшие положения принципа Парето
Значимых факторов немного, а факторов тривиальных множество – лишь единичные действия приводят к важным результатам.
Большая часть усилий не дает желаемых результатов.
То, что мы видим, как правило, отличается от того, что мы получаем, – всегда существуют скрытые силы.
Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно: необходимо лишь знать – работает ли Ваша идея или нет, и изменять ее так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.
Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.
Большая часть действий, групповых или индивидуальных, являет собой пустую трату времени. Они не дают ничего реального для достижения желаемого результата.
Правила экономии усилий
Концентрируйтесь только на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.
Лучше “срезать” углы, чем идти по дороге, делая все крутые повороты.
Пытайтесь достичь высоких результатов лишь по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям сразу.
Вместо того чтобы выполнять повседневную или (с Вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально.
Делайте только то, что у Вас получается лучше всего, и то, что Вам нравится делать больше всего.
В каждой важной для Вас области старайтесь определить, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов.
Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой только самые важные цели, при достижении которых закон 20/80 будет работать на Вас, а не против Вас; помните: “всех денег не заработаешь”.
Максимально используйте те немногие удачные моменты, когда Вы способны показать наивысшие результаты.
Ересь принципа 20/80
Ричард Кох приходит к парадоксальным выводам относительно использования времени.
Мы пользуемся временем нерационально. Поэтому нет смысла в “косметическом ремонте” планирования дня – нужна полная реконструкция представлений о времени.
Нехватка времени – миф. На самом деле времени у нас предостаточно. По-настоящему мы используем только 20% нашего дня. А многие талантливые люди делают основные “ходы” в течение нескольких минут. Принцип 20/80 предполагает, что если мы уделим в два раза больше внимания 20% главных видов деятельности, то можем свести нашу рабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас. Этот вывод бесконечно далек от безумной концепции тайм – менеджмента.
Закон Парето превращает время из врага в нашего друга. Наш враг – не само время, а то, как мы его используем. Потерянное время не потеряно навсегда. Время всегда возвращается на круги своя.
Закон Парето означает, что нам следует поменьше действовать. Действие подавляет мысль. Мы растрачиваем наше время именно потому, что у нас его слишком много. Самый продуктивный период в любой работе – последние 20% времени перед ее сдачей. Продуктивность работы над любым проектом можно удвоить, просто сократив время, выделенное на его реализацию.
Принцип Парето и диаграмма “усилие – результат”
Наиболее наглядно принцип Парето можно показать на диаграмме “усилие – результат”. Как видно из рис. 2, на участке 0 –20% незначительное изменение усилий приводит к значительному изменению результата.
Рис. 2. Диаграмма „усилие-результат”
Однако далее для получения незначительного улучшения или увеличения результата (В) приходится прилагать непропорционально большие усилия (А).
Необходимо учитывать, что бурный рост научных открытий и технологий постоянно приводит к появлению качественно новых товаров, которые делают неконкурентоспособными своих предшественников (например, развитие компьютеров – переход от 286 и 386 к Рentium и Рentium II.) – на рис. 3 это отражено пунктирной линией.
Очень часто 100 % - го результата нельзя достичь в принципе, и прирост результата на каждый следующий процент в зоне В достигается при помощи астрономических затрат. В ряде случаев это может быть и оправданно, как, например, в космонавтике, где любое, даже самое мизерное, повышение надежности техники в космосе дороже любых затрат на земле, или в экстремальных ситуациях, когда результат должен быть достигнут ЛЮБОЙ ценой. Однако эти исключения только подтверждают общее правило.
Рис. 3. Диаграмма „ Цена - качество” при появлении принципиально нового товара
В курсе 654 приводится пример стоимости работы по сбору с пола 100 рассыпавшихся монет. Не факт, что вообще будут найдены все 100 штук. Очевидно, что, начиная с определенного момента, данная работа становится экономически невыгодной. В применении к менеджменту и маркетингу принцип Парето удобно рассматривать в осях “цена – качество” для определения их оптимального соотношения при проведении сегментации потребителей.