Введение
Основными правилами работы архивов являются нормативно-правовые акты определяющие их деятельность.
Основными задачами архива организации являются:
- Комплектование архива документами состав которых предусмотрен положением об архиве;
- Учет и обеспечение сохранности документов;
- Создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- Использование хранящихся в архиве документов;
В целях выполнения задач, архив выполняет следующие функции:
- Ведет списки структурных подразделений организации – источников комплектования архива;
- Принимает документы структурных подразделений;
- Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.
Основная цель практики: сбор данных для дипломного проекта.
Задачи практики:
- Сбор рабочего материала по теме, его анализ, структурирование и подготовка к оформлению в качестве квалификационной работы;
- Углубление и закрепление теоретических знаний, полученных студентами в период обучения на практике в реальной ситуации;
- Применение теоретических знаний в решении управленческих задач и проблем, связанных с системой документационного обеспечения управленческой деятельности, архивоведения;
- Приобретение студентами навыков анализа практических ситуаций и возможности получения ответов на теоретические вопросы.
В результате изучения профессионального модуля обучающийся должен: иметь практический опыт: организации архивной и справочно - информационной работы по документам организации
1.1 Характеристика ОАО «ЕВРАЗ-НТМК»
Мы проходили преддипломную практику в архиве ОАО «ЕВРАЗ-НТМК».
ОАО «ЕВРАЗ-НТМК» расположен по адресу: 622025 Свердловская область, г. Нижний Тагил, ул. Металлургов,1.
ЕВРАЗ НТМК является:
- одним из крупнейших предприятий по выпуску металлопроката для железнодорожного транспорта (рельсы, колеса, бандажи, различные профили для вагоностроения);
- единственным в России производителем двутавров с колонным профилем с параллельными гранями полок;
- производителем конструкционного проката, трубной заготовки, колец для машиностроения, помольных шаров: всего около 800 профилеразмеров из 150 марок стали.
- производителем различных химических продуктов, стройматериалов из металлургических шлаков, продуктов разделения воздуха (кислород, аргон, криптоно-ксеноновая смесь).
Железорудной базой для ЕВРАЗ НТМК служит Качканарское месторождение титано-магнетитовых руд с миллиардными запасами, расположенное в 140 километрах от Нижнего Тагила. Разработку месторождения ведет еще одно предприятие ЕВРАЗа – ЕВРАЗ КГОК, которое производит высококачественные окатыши и агломерат.
Строительство завода началось в 1720 году, первый чугун был получен 25 декабря 1725 года. Нижнетагильский завод значительно опережал по производительности, себестоимости и качеству железа как заводы Центральной России, так и своего соседа – Невьянский завод.
В начале XX века был разработан план полной реконструкции, но его выполнению помешали первая мировая и гражданская войны. В 20-е годы производство было восстановлено. В 1987 г. состоялся последний выпуск чугуна, и Демидовский завод, отработавший 262 года и выдавший за этот период 14 млн тонн чугуна, был остановлен. Он стал составной частью музея-заповедника горнозаводского дела на Урале. К этому времени уже более 40 лет традиции демидовских мастеров продолжал Нижнетагильский металлургический комбинат.
Строительство нового завода началось в январе 1931 года и затянулось из-за неоднократного пересмотра проектного задания. Первый чугун и сталь были получены здесь лишь в 1940 году.
Становление завода пришлось на годы Великой Отечественной войны. Главным вкладом тагильских металлургов в победу стала броневая сталь для танков, в которую был одет каждый третий советский танк военного времени.
В послевоенные годы завод развивался в двух направлениях: увеличение производственных мощностей и освоение новых технологий, многие из которых здесь же и разрабатывались.
НТМК первым в СССР построил кислородно-конвертерный цех, освоил выплавку чугуна из ванадийсодержащего сырья титаномагнетитовых руд Качканарского месторождения, разработал оригинальную технологию объемной закалки рельсов, построил одну из первых машин непрерывного литья заготовок, самый крупный в Европе и единственный в СССР стан проката широкополочных балок.
В 2001 году НТМК стал частью международной компании ЕВРАЗ. За последние годы на комбинате были реализованы крупные инвестиционные проекты, начат выпуск новых видов продукции.
Характеристика архива ОАО «ЕВРАЗ-НТМК»
Архив ОАО «ЕВРАЗ-НТМК» является подразделением отдела документационного обеспечения управления и подчиняется начальнику отдела документационного обеспечения управления.
Целью деятельности архива является комплектование архива документами и обеспечение их сохранности.
| Заведующий архивом |
Структура управления архивом представлена на схеме.
| Ведущий архивист |
| Архивист 1 категории |
организовывать деятельность архива с учетом статуса и профиля организации; работать в системах электронного документооборота; использовать в деятельности архива современные компьютерные технологии; применять современные методики консервации и реставрации архивных документов; знать: систему архивного управления в Российской Федерации и организацию Архивного фонда Российской Федерации; систему хранения и обработки документов.
Архив ОАО «ЕВРАЗ-НТМК» находится на территории предприятия. Общая площадь архивохранилищ составляет 914 кв. м. в том числе:
Основное здание архива включает в себя 6 архивохранилищ: А, Б, В, Г, Д, Е и антресольное помещение Ж. Площадь архивохранилищ А, Б, В составляет 234 кв. м. Площадь архивохранилищ Г, Д, Е и Ж составляет 450 кв. м..
Дополнительно основное помещение архива имеет 5 рабочих комнат для сотрудников, приемную для посетителей, читальный зал и подсобное помещение. Общая площадь здания составляет 801 кв. м. План основного здания представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 План первого этажа основного здания
Архивохранилище расположенное в здании управления комбината – площадь составляет 80 кв. м..
Дела располагаются в картонных коробках или в связках и размещаются на передвижных металлических стеллажах (рисунок 2, 3).
Рисунок 2 коробки с делами, расположенные на металлических стеллажах
Рисунок 3 Связки на метталических стеллажах
В здании центральной лаборатории комбината (корпус 3) хранятся бухгалтерские документы, временного хранения, поступающие из Тагилбанка. Площадь составляет 150 кв. м..
В 2016 году загруженность хранилищ основного архива составила 90%, хранилища в здании «Тагилбанка» составила 85%, хранилища в здании ЦЛК – 95%.
Такая большая загруженность объясняется тем, что с целью оптимизации структуры предприятия в 2016 году были ликвидированы некоторые структурные подразделения комбината и документы постоянного, долговременного и временного хранения поступили в архив ОАО «ЕВРАЗ-НТМК».
Каждую неделю проводится прием дел. В прием дел входит: распаковка дел; штампование; при необходимости увязка дел; присвоение указателя. Также при приеме дел производится сверка дел со сдаточной описью. Сверяется наименование дела, номера дел и период. По истечении срока хранения все эти документы передаются в г. Новокузнецк.
В архиве ОАО «ЕВРАЗ-НТМК» используются следующие элементы научно-справочного аппарата:
- Указатели:
Карточка постеллажного топографического указателя – документ, применяющийся для быстрого поиска интересующих документов, находящихся в архиве организации, а так же государственном или ведомственном архиве. Карточка представляется в виде таблицы, в которой фиксируется следующая информация: Номер стеллажа и фонда; номер шкафа и полки; номер описи; номера документов.
Именной указатель – в него вносятся наименование лиц, в той форме в которой они внесены в справочник.
Предметный указатель – вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке.
- Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
- Журнал учета поступления и выбытия документов
- Паспорт архива – в нем, в форме таблицы, указывается: общие сведения - количество фондов, площадь архивохранилища, загруженность архивохранилища; сведения о документах – количество дел постоянного хранения и дел по личному составу, их начальные и конечные данные, количество дел утвержденных ЭПК архивного учреждения и их крайние даты, а также количество дел образуемых в год; количество штатных работников. К паспорту архива прилагается пояснительная записка в которую заносится информация о количестве фондов, количестве архивохранилищ их площади и загруженности.