Правила оформления документов
Приказ
Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.
Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
· постоянные реквизиты «единого» бланка:
· эмблема (03);
· наименование организации (06);
· наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
· переменные реквизиты «единого» бланка:
· дата (09);
· регистрационный номер (10);
· место составления или издания документа (12);
· заголовок (17);
· текст (19);
· отметка о наличии приложения (20);
· подпись (21);
· визы (23).
Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:
— изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
— подготовка проекта приказа;
— согласование проекта;
— подписание руководителем.
Текст приказа состоит из 2 частей:
— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;
— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:
1. Коммерческому директору Иванову И.И….
Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:
1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…
В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).
Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.201 0 или… к 20.07.2010.
Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.
или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.
Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.
2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010
Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:
1…. обеспечить представление еженедельной сводки….
Приказ вступает в силу с момента подписания.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».
Устав организации
Любой устав должен содержать следующую информацию:
1)название, под которым работает организация;
2)основные цели, задачи деятельности структуры (к примеру, в случае создания благотворительной организации цели должны быть именно благотворительными, а не какими-то другими). Они могут быть сформулированы как достаточно широко (для обеспечения необходимой гибкости в реализации поставленных задач), так и совершенно конкретно.
3)способы достижения поставленной цели (они могут предполагать методики, посредством которым компания будет осуществлять свою деятельность в достижении выбранной цели);
4)данные о должностных лицах, которые войдут в состав руководящего органа, области их компетенции, процедуре их выбора и освобождения от должности. Указанные лица могут получить статус «доверенного лица», «директоров», «руководящего комитета» (всё зависит от структуры предприятия);
5)членство (необходимо прописать, кто может войти в члены организации, права и обязанности указанных лиц). Надо сказать, что на сегодняшний день мало какая организация стремится иметь фиксированное членство;
6)передаваемые полномочия (если обратное не прописано в Указе, доверенные лица не имеют права передавать возложенные на их полномочия);
7)порядок и принципы изменения устава (свод правил, который позволяет изменять рассматриваемый документ доверенным на то лицам). Отметим, что благотворительные структуры не имеют права изменять прописанные в уставе задачи, цели;
8)порядок инвестирования средств (право на открытие, дальнейшее использование банковских счетов организации);
9)требования, регламентирующие составление ежегодных финансовых отчётов и предъявление их на аудиторскую проверку (в соответствии с действующим законодательством, аудиторские проверки не требуются для компаний, которые получили статут «трасты» либо «ассоциации»);
10)правила прекращения деятельности предприятия (определяются принципы, по которым будет происходить разделение имущества после закрытия компании).
Любой устав должен быть оформлен в письменной форме на общем бланке организации и прошит.
Если говорить о титульном листе рассматриваемого документа, то он, как правило, включает следующие реквизиты:
— наименование предприятия;
— указание вида документа;
— дату утверждения;
— гриф утверждения;
— отметку о регистрации (актуально для коммерческих структур);
— место издания (указывается конкретный город).
Что касается основной части документа, то она может содержать произвольное количество параграфов, пунктов. Обозначение может быть как цифровым, так и буквенным.
Стоит отметить, что различные типы устава утверждаются в разных инстанциях:
— устав государственных компаний — вышестоящим органом (это может быть комитет или министерство);— устав муниципальных организаций – городской либо районной администрацией;— устав коммерческих структур – общим собранием учредителей либо собственником (после этого он регистрируется в соответствующей государственной инстанции);
— устав общественной организации — собранием, съездом её участников.
В любом случае представленный документ должен соответствовать действующим нормативным актам, в частности, Гражданскому кодексу (положения устава ООО определяются в ст. 89, устав УДО – в ст. 95, устав АО– в ст.98, устав унитарных предприятий — в ст 113-115, устав потребительских кооперативов – в ст.116, устав фондов – в ст. 118-119, устав ассоциаций и союзов – в ст.121).
Устав должен активно использоваться в работе. Его несоблюдение может повлечь не только исключение из сообщества, а также правовую, уголовную, административную ответственность. При этом нарушение международных уставов зачастую приводит к осложнению отношений между странами
Протокол
При составлении протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Протокол оформляется на общем бланке.
Содержание протокола
Заголовок, дата и номер протокола
Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21 — 24.07.2009.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Текст протокола включает следующие части: вводную; основную.
Вводная часть
Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.
Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня.
Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).
Основная часть
В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшийся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«АРИЯ»
ПРОТОКОЛ
30.05.2016
№75
Чита
Заседания Совета директоров
Председатель – Петров А.В.
Секретарь – Соломина К.Р.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.Об организации производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.
Доклад технического директора Назарова В.А.
1.СЛУШАЛИ:
Назаров В.А. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 4 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Произвести закупку 4-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.
1.2. Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.
Председатель
Петров А.В.
4. Акт
Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).
На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3)
В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.
В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.
Основное содержание акта включает заголовок и текст.
Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.
В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.
В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной, части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.
В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.
АКТ N ___
об отказе от подписания приказа об увольнении
г. ____________ "__"___________ ___ г.
Настоящим актом удостоверяем, что в нашем присутствии _________________
___________________________________________________________________________
(время и место составления акта)
___________________________________________________________________________
(наименование должности и фамилия, имя, отчество)
ознакомил работника _______________________________________________________
(должность (профессия), подразделение)
_______________________________________ с приказом руководителя организации
(фамилия, имя, отчество)
от "___"_________ ___ г. N _____ о применении к ___________________________
(Ф.И.О.)
в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса дисциплинарного взыскания в
виде увольнения за ________________________________________________________
(указать основания, предусмотренные пунктами 5, 6, 9, 10
_________________________________________________________________________.
части 1 статьи 81 ТК, пунктом 1 статьи 336 ТК, пунктами 7 или 8
части 1 статьи 81 ТК)
________________________________________ отказался дать расписку в том,
(фамилия, имя, отчество)
что он ознакомлен с приказом N ___________ от "___"___________ ___ г.
Подписи лиц, составивших акт:
1. ________________ _______________ _______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
2. ________________ _______________ _______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Настоящий акт составил:
___________________ _______________ _______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
5. Доверенность
В доверенности, выдаваемой от имени юридического лица, должны содержаться следующие обязательные реквизиты:
· наименование документа — доверенность;
· дата выдачи доверенности;
· сведения об организации-доверителе (ее наименование, юридический адрес, ИНН);
· информация о представителе. Если представителем является физическое лицо, то приводятся его паспортные данные и место жительства. Для представителя — юридического лица указывают его наименование, место нахождения и ИНН;
· объем предоставленных полномочий или перечень действий, на совершение которых уполномочен представитель;
· подпись руководителя организации-доверителя или иного лица, уполномоченного на то учредительными документами;
· оттиск печати организации-доверителя.
Образец подписи поверенного. Этот реквизит обязателен для доверенностей на получение ТМЦ. Он предусмотрен, в частности, в типовых формах № М-2 и М‑2а. Выдача доверенностей по указанным формам без образца подписи поверенного не допускается.
В унифицированных формах доверенностей № М-2 и М-2а предусмотрено указание сведений о документе, по которому поверенный будет получать ТМЦ. Кроме того, на оборотной стороне этих форм имеется таблица, в которой приводится перечень получаемых материальных ценностей.
Законодательство не допускает использования на доверенностях факсимильного воспроизведения подписей. Следовательно, ни подпись доверителя, ни образец подписи представителя на доверенности не могут быть выполнены с помощью средств механического или иного копирования либо другого аналога собственноручной подписи этих лиц.
Доверенность, подписанная не собственноручно, может быть признана недействительной.
На доверенности, выданной от имени юридического лица, должен стоять оттиск его печати. Это требование закреплено в абзаце 1 пункта 5 статьи 185 ГК РФ. Доверенность без печати выдавшей ее организации недействительна.
Физ. лицо-представитель, получающее ТМЦ на основании ДОВЕРЕННОСТИ, обязано иметь при себе документ, удостоверяющий личность — паспорт.
Доверенность N _________
| Дата выдачи | " | " | г. | ||||||||||||||||
| Доверенность действительна по | " | " | г. | ||||||||||||||||
| наименование потребителя и его адрес | |||||||||||||||||||
| наименование плательщика и его адрес | |||||||||||||||||||
| Счет N | в | ||||||||||||||||||
| наименование банка | |||||||||||||||||||
| Доверенность выдана | |||||||||||||||||||
| должность | фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||||||
| Паспорт: серия | N | ||||||||||||||||||
| Кем выдан | |||||||||||||||||||
| Дата выдачи | " | " | г. | ||||||||||||||||
| На получение от | |||||||||||||||||||
| наименование поставщика | |||||||||||||||||||
| материальных ценностей по | |||||||||||||||||||
| наименование, | |||||||||||||||||||
| номер и дата документа |
Оборотная сторона формы № М-2а
| Номер по порядку | Материальные ценности | Единица измерения | Количество (прописью) |
| Подпись лица, получившего доверенность | ||||
| удостоверяем. | ||||
| Руководитель | ||||
| подпись | расшифровка подписи | |||
| М.П. | ||||
| Главный бухгалтер | ||||
| подпись | расшифровка подписи |
Письмо
Письмо оформляется на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
¾ получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано;
¾ наименование документа;
¾ текст письма;
¾ подпись;
Общие требования к оформлению делового письма:
¾ минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
¾ если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
¾ отдельно нумеруется каждое приложение;
¾ в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
¾ в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
¾ в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
¾ обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
7.Записки
Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать:
наименование организации;
название вида документа (докладная записка);
дату;
индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись руководителя организации;
фамилию исполнителя;
номер его телефона.
Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.
Внутренняя докладная записка включает:
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (докладная записка);
дату;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.
8. Трудовой договор
Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:
- наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа
- наименование вида документа
- дата документа
- регистрационный номер документа
- место составления или издания документа - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту
- заголовок к тексту - указывается для отдельных видов трудовых договоров
- текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ
- отметка о наличии приложения - указывается, если документ имеет приложение (приложения)
- подпись (подписи)
- гриф согласования документа - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию
- визы согласования документа - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию
- оттиск печати
- отметка о заверении копии документа - указывается только на копиях трудовых договоров
- отметка об исполнителе
- идентификатор электронной копии документа
- отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР N_____
г. Кострома «__ » __________ 200 __ г.
___________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора _____________________, Действующего на основании Устава, с одной стороны, и
Гр-н ____________________________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны,
заключили настоящий договор о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
1.1. Работник принимается к Работодателю в организацию __________________________________________ для выполнения работы в должности ________________________. с окладом ____ (________________________) рублей в месяц.
1.2. Работник обязан приступить к работе «__» ____________ 200__ г.
1.3. Срок действия договора - __(______) месяцев. Основание для заключения срочного трудового договора - ______________________.
1.4. Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами.
1.5. Работа у Работодателя является для Работника основным местом работы.