Основная документация аудита, с которой работают организации, внедряющие у себя систему качества по стандартам ИСО серии 9000 это рабочая документация. Из методической документации аудита такими организациями, как правило, используется только документированная процедура проведения внутренних аудитов. О назначении этой процедуры, составе включаемых действий и порядке разработки см. раздел «Процедуры СМК ».
Рабочая документация аудита появляется на различных этапах его проведения. В соответствии с этапами аудита часть документации разрабатывается в ходе подготовки к аудиту, другая часть на этапе проведения проверок и третья часть – на этапе завершения аудита.
К числу документов, которые разрабатываются до начала аудита, относятся:
§ План аудита (или график аудита) - этот документ составляется при подготовке внутренних аудитов. Он может включать в себя названия проверяемых видов деятельности и подразделений, даты проведения аудитов, ответственных за проведение аудитов, вид аудита, порядок проведения аудитов. Форму и содержание плана аудита организация определяет сама. План аудита, как правило, составляется на год, при этом, план составляется таким образом, чтобы в течение года каждое из подразделений предприятия, и каждый процесс были проверены хотя бы один раз.
§ Программа аудита - разрабатывается на каждый конкретный аудит или несколько аудитов, в зависимости от размера, типа и сложности процессов в организации. Как правило, в программу аудита включается перечень документов системы качества и дополняющих документов, которые аудитор должен проверить, список работ, необходимых для планирования и организации аудита, ресурсы (людские, материальные, информационные и пр.). Также, в программе аудита указывается состав проверяемых подразделений, даты и время посещения подразделений. При внутренних аудитах содержание и форма программы аудита определяется самой организацией. При аудите второй или третьей стороной программа аудита предоставляется проверяющей организацией (заказчиком или органом по сертификации).
§ Вопросник по аудиту - этот документ может разрабатываться в ходе планирования аудита. Вопросник составляется на основании изучения документации и содержит вопросы, которые аудитор должен уточнить в ходе аудитных бесед. Часто, вопросник разрабатывается один раз и в дальнейшем только уточняется и корректируется перед каждым аудитом. Органы по сертификации, как правило, используют типовые вопросники, которые одновременно являются и протоколами аудитных бесед. Это несколько сокращает количество оформляемой документации.
К документам, которые разрабатываются в ходе проведения проверок, относятся:
§ Протоколы аудитных бесед - в них аудитор фиксирует место и время проведения аудита, информацию о аудитируемых сотрудниках, проверяемый элемент деятельности организации, результаты бесед и осмотров. Вместо протоколов аудитных бесед может использоваться вопросник по аудиту.
Протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий) - в этих протоколах представляются обнаруженные отклонения, дается оценка отклонений, и могут приводиться причины отклонений.
К документации, разрабатываемой по завершении аудитных бесед и проверок, относится:
§ Отчет по аудиту указывается фактическое состояние системы качества организации на момент проведения аудита, указываются выявленные отклонения и их причины, рассматривается значимость отклонений. В ряде случаев могут даваться выводы и предложения по улучшению существующего положения в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации.
Следует отметить, что протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий) могут оформляться и после завершения аудитных бесед и проверок. Связано это с ограниченным временем проведения проверок, либо необходимостью получения информации по работе всех проверяемых подразделений.
3 вопрос Компетентность И Оценка Аудиторов
7.1 Общие положения
Уверенность и доверие к процессу аудита зависят от компетентности лиц, проводящих аудит. Эта компетентность должна быть продемонстрирована на основе:
- личных качеств, описанных в п. 7.2, и
- способности применять знания и умения, описанные в п. 7.3, которые приобретаются посредством образования, опыта работы, подготовки в качестве аудиторов и опыта проведения аудитов, описанных в п. 7.4.
Данная концепция компетентности аудиторов приведена на Рис. 4. Некоторые знания и умения, описанные в п. 7.3, являются общими для аудиторов систем менеджмента качества и экологического менеджмента, а некоторые – специфичны для аудиторов по отдельным дисциплинам.
Аудиторы развивают, поддерживают и улучшают свою компетентность посредством постоянного повышения квалификации и регулярного участия в аудитах (см. п. 7.5).
Процесс оценки аудиторов и руководителей аудиторских групп описан в п. 7.6.
Концепция компетентности представлена на Рис. 4
Рис. 4 — Концепция компетентности
7.2 Личные качества
Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита, описанными в п. 4.
Аудитор должен быть:
а) этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;
б) широких взглядов, т.е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;
в) дипломатичным, т.е. тактичным в обращении с людьми;
г) наблюдательным, т.е. живо воспринимать окружающую действительность;
д) проницательным, т.е. интуитивно осознавать и быть способными понять ситуацию;
е) гибким, т.е. способным быстро приспосабливаться к различным ситуациям;
ж) настойчивым, т.е. постоянно нацеленным на достижение целей;
з) решительным, т.е. своевременно приходить к заключениям, основанным на логичном рассуждении и анализе; и
и) самостоятельным, т.е. способным действовать и работать независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.
7.3 Знания и умения
7.3.1 Общие знания и умения аудиторов систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента
Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:
а) Принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие аудитору выбирать такие, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов.
Аудитор должен уметь:
- применять принципы, процедуры и методы аудита;
- результативно планировать и организовывать работу;
- проводить аудит в согласованные сроки;
- расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;
- собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные;
- понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита;
- проверять точность собранной информации;
- подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;
- оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита;
- использовать рабочие документы для регистрации действий по аудиту;
- подготавливать отчеты по аудиту;
- обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации; и
- результативно общаться самостоятельно, используя знание языка, или через переводчика.
б) Система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- применение систем менеджмента для различных организаций;
- взаимодействие между составными элементами системы менеджмента;
- стандарты на системы менеджмента качества или системы экологического менеджмента, применимые процедуры или другие документы системы менеджмента, используемые как критерии аудита;
- понимание различия между справочными документами и приоритетности тех или иных документов;
- применение справочных документов к различным ситуациям в процессе аудита; и
- информационные системы и технологии утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями.
в) Организационные ситуации, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию в организации. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;
- общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию; и
- культурные и социальные традиции проверяемой организации.
г) Применимые законы, правила и другие требования, относящиеся к соответствующей дисциплине, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- местные, региональные и национальные кодексы, законы и правила;
- контракты и соглашения;
- международные договора и конвенции; и
- другие требования, с которыми согласилась организация.
7.3.2 Общие знания и умения руководителей аудиторских групп
Руководители аудиторских групп должны обладать дополнительными знаниями и умениями в руководстве аудитом для обеспечения его результативности и эффективности. Руководитель аудиторской группы должен быть способен:
- планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;
- представлять аудиторскую группу при контактах с заказчиком аудита и проверяемой организацией;
- организовывать и руководить членами аудиторской группы;
- обеспечивать руководство и контроль за аудиторами-стажерами;
- руководить аудиторской группой при вынесении заключений по результатам аудита;
- предупреждать и разрешать конфликты; и
- подготавливать и составлять отчет по аудиту.
7.3.3 Специфические знания и умения аудиторов систем менеджмента качества
Аудиторы систем менеджмента качества должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:
а) Способы и методы, связанные с качеством, позволяющие аудитору оценивать системы менеджмента качества и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- терминологию в области качества;
- принципы менеджмента качества и их применение; и
- инструменты менеджмента качества и их применение (например, статистическое управление процессами, виды отказов и анализ последствий, т.д.).
б) Процессы и продукция, включая услуги, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию, в которой проходит аудит. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- терминологию, специфичную для данного сектора экономики;
- технические характеристики процессов и продукции, включая услуги; и
- процессы и практику работы, специфичную для данного сектора экономики.
7.3.4 Специфические знания и умения аудиторов систем экологического менеджмента
Аудиторы систем экологического менеджмента должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:
а) Способы и методы экологического менеджмента, позволяющие аудитору оценивать системы экологического менеджмента и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- терминологию, связанную с окружающей средой;
- принципы экологического менеджмента и их применение; и
- инструменты экологического менеджмента (такие как оценка экологических воздействий/аспектов, оценка жизненного цикла, оценка показателей экологической деятельности и т.д.).
б) Экологическая наука и технологии, позволяющие аудитору понимать основные взаимосвязи между человеческой деятельностью и окружающей средой. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- влияние человеческой деятельности на окружающую среду;
- взаимодействие экосистем;
- компоненты окружающей среды (например, воздух, вода, земля);
- менеджмент природных ресурсов (например, ископаемое топливо, вода, флора и фауна); и
- общие методы экологической защиты.
в) Технические и экологические аспекты операций, позволяющие аудитору понимать взаимодействие деятельности, продукции, услуг и операций проверяемой организации с окружающей средой. Знания и умения в этой области должны охватывать:
- терминологию, специфичную для данного сектора экономики;
- экологические аспекты и воздействия;
- методы оценки важности экологических аспектов;
- критические характеристики производственных процессов, продукции и услуг;
- методы мониторинга и измерений; и
- технологии по предотвращению загрязнения.
7.4 Образование, опыт работы, подготовка в качестве аудитора и опыт проведения аудита
7.4.1 Аудитор
Аудиторы должны обладать следующим образованием, опытом работы, подготовкой в качестве аудитора и опытом проведения аудитов.
а) Они должны иметь законченное образование, достаточное для приобретения знания и умений, описанных в п. 7.3.
б) Они должны обладать опытом работы, способствующим повышению знаний и умений, описанных в п. 7.3.3 и 7.3.4. Этот опыт работы должен быть получен на технической, руководящей или специальной должности, предусматривающей принятие решений, решение проблем и контакты с другими сотрудниками, занимающие руководящие и специальные должности, сотрудниками, занимающими аналогичные должности, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами.
Часть опыта работы должна быть получена на должности, где осуществляемая деятельность способствует развитию знаний и умений в:
- области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества; и
- области экологического менеджмента для аудиторов систем экологического менеджмента.
в) Они должны пройти полную подготовку в качестве аудитора, которая способствует повышению знаний и умений, описанных в п. 7.3.1, а также п. 7.3.3 и п. 7.3.4. Такая подготовка может быть проведена организацией, где работает аудитор, или сторонней организацией.
г) Они должны иметь опыт проведения аудитов, применительно к деятельности, описанной в п. 6. Этот опыт должен быть получен под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы по такой же дисциплине.
Примечание: Необходимый объем управления и руководства в процессе аудита (в данном пункте и п. 7.4.2, п. 7.4.3 и Таблице 1) определяются непосредственно лицом, ответственным за программу аудита, и руководителем аудиторской группы. Управление и руководство не подразумевает постоянный надзор и не требует назначения кого-либо исключительно для выполнения этой задачи.
7.4.2 Руководитель аудиторской группы
Руководитель аудиторской группы должен обладать дополнительным опытом проведения аудитов для повышения знаний и умений, описанных в п.п. 7.3.2. Дополнительный опыт должен быть приобретен во время работы в качестве руководителя аудиторской группы под управлением и руководством другого аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы.
7.4.3 Аудиторы, проводящие аудиты систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента
Аудиторы системы менеджмента качества или системы экологического менеджмента, желающие стать аудиторами в другой дисциплине
а) должны иметь подготовку и опыт работы, необходимые для приобретения знаний и умений по второй дисциплине; и
б) должны провести аудиты по второй дисциплине под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы по второй дисциплине.
Руководитель аудиторской группы по одной дисциплине должен удовлетворять перечисленным выше рекомендациям для того, чтобы стать руководителем аудиторской группы по другой дисциплине.
7.4.4 Уровень образования, опыта работы, подготовки в качестве аудитора и опыта проведения аудитов
Организация должна определить уровень образования, опыта работы, подготовки в качестве аудитора и опыта проведения аудитов, необходимый для получения аудитором знаний и умений, соответствующих программе аудита, в процессе выполнения этапов 1 и 2 процесса оценки, описанного в п. 7.6.2.
Опыт показывает, что уровни, приведенные в Таблице1, относятся к аудиторам, проводящим сертификационные или аналогичные аудиты.
7.5 Поддержание и повышение компетентности
7.5.1 Постоянное повышение квалификации
Постоянное повышение квалификации связано с поддержанием и повышением знаний, умений и личных качеств. Этого можно достичь многими способами, такими как дополнительный опыт работы, обучение, самообразование, тренировки, присутствие на совещаниях, семинарах и конференциях или другие аналогичные действия. Аудиторы должны демонстрировать свое постоянное повышение квалификации.
При постоянном повышении квалификации следует учитывать изменения личных потребностей и потребностей организации, практику проведения аудита, стандарты и другие требования.
7.5.2 Поддержание способности к проведению аудита
Аудиторы должны поддерживать и демонстрировать свою способность к проведению аудита путем постоянного участия в аудитах систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента.
7.6 Оценка аудитора
7.6.1 Общие положения
Оценка аудиторов и руководителей аудиторских групп должна планироваться, реализовываться и регистрироваться в соответствии с процедурами по программе аудита для обеспечения получения объективных, последовательных, полных и надежных результатов. Процесс оценки должен выявить необходимость в повышении профессиональных знаний и умений.
Оценка аудиторов проводится на следующих этапах:
- первоначальная оценка сотрудников, желающего стать аудиторами;
- оценка аудитора, как часть процесса подбора аудиторской группы, описанного в п. 6.2.4;
- постоянная оценка работы аудитора для выявления необходимости в поддержании и повышении знаний и умений.
На Рис. 5 показана взаимосвязь между этими стадиями оценки.
Этапы процесса, описанные в п. 7.6.2 могут быть использованы на каждой из этих стадий оценки.
Рис. 5 — Взаимосвязь между стадиями оценки
7.6.2 Процесс оценки
Процесс оценки включает 4 основных этапа:
Первый этап – Идентификация личных качеств, знаний и умений для удовлетворения потребностей программы аудита.
При определении соответствующих знаний и умений должно быть учтено следующее:
- размер, тип и сложность проверяемой организации;
- цели и объем программы аудита;
- требования по сертификации, регистрации и аккредитации;
- роль процесса аудита в менеджменте проверяемой организации;
- требуемый уровень доверия к программе аудита;
- сложность проверяемой системы менеджмента.
Второй этап – Установление критериев оценки.
Критерии могут быть количественными (такими как время обучения и работы, количество проведенных аудитов, количество часов подготовки) или качественными (такими как демонстрация личных качеств, знаний или проявление умений в процессе подготовке или на рабочем месте).
Третий этап – Выбор соответствующего метода оценки.
Оценка должна проводиться лицом или комиссией, с использованием одного или нескольких методов, изложенных в Табл. 2. При использовании Табл. 2 должно быть учтено следующее:
- предлагаемые методы представляют собой набор вариантов и не могут применяться во всех ситуациях;
- различные предлагаемые методы могут отличаться по надежности;
- как правило, для получения объективного, последовательного, полного и надежного результата следует использовать комбинацию методов.
Четвертый этап – Проведение оценки.
На этом этапе собранная информация о персонале сравнивается с критериями, установленными на Этапе 2. Если персонал не соответствует критериям, то требуется дополнительные подготовка, опыт работы и/или проведения аудитов, после чего должна быть проведена повторная оценка.
Пример применения и документирования этапов процесса оценки для гипотетической программы внутреннего аудита представлен в Табл. 3.