Документальное оформление совещания




Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

· цель совещания,

· основные вопросы для обсуждения,

· состав участников,

· место, время и форму проведения.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки

Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в Примере. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из Примера 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответст­венного исполнителя),

 

Участники совещания

После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

· которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);

· которые в соответствии со своими служебными обязанностями ­обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;

· которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;

· которые будут организовывать выполнение решений совещания.

Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за ­подготовку мероприятия. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.

 

От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

· приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо

· повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1–2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с

Проведение совещания

Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения.

вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;

· основной доклад — до 30 мин.;

· вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;

· содоклад, сообщение — не более 10 мин.;

· вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый;

· выступления — по 5–7 мин. каждое;

· ответ докладчика — не более 5 мин.;

· ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый;

· справка по ходу совещания — не более 3 мин.;

· чтение проекта решения — не более 3 мин.;

· подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Максимальная продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день. Исходя из психофизиологических особенностей человека рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин.

Документальное оформление совещания



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2018-01-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: