Введение
С каждым годом резко сокращается число предприятий и организаций, не имеющих компьютерной базы. Современные руководители, инженеры и экономисты уже не представляют, как можно выполнять работу, не имея в своем распоряжении пакета офисных программ, электронной почты и Интернета. Самым распространенным офисным пакетом программ является Microsoft Office, в состав которого входит Microsoft Excel – программа, содержащая многочисленные средства автоматизации работы, оформления документов и вычислительные возможности. Спектр возможностей Excel практически безграничен: от создания простых таблиц, построения диаграмм и графиков до решения сложных вычислительных задач и моделирования различных процессов. Цель данных методических указаний - познакомить студентов специальности «Управление и информатика в технических системах» с некоторыми возможностями пакета Excel, которые существенно упрощают проведение математических расчетов и построение диаграмм, таблиц и графиков.
1. Работа в Excel – описание интерфейса
Запуск программы Excel осуществляется либо двойным нажатием левой клавиши мыши на пиктограмму , либо выбором «Пуск»→«Все программы»→ «Microsoft Office» → Microsoft Office Exсel». После запуска программы появляетсяглавное окно книги, содержащее пять областей (Рисунок 1):
· 1 - строка меню;
· 2 - панели инструментов;
· 3 - строка формул;
· 4 - окно книги;
· 5 - строка состояния.
Рисунок 1
Excel - это табличный редактор или редактор таблиц. Назван он так потому, что основным документом Excel является книга (см 4 - Рисунок 1), одним из главных элементов которой является ячейка. Совокупность ячеек образует таблицу. Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц) (Рисунок 2).
Рисунок 2
В нижней части окна книги находятся несколько кнопок – ярлыки листов, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Нажимая на определенный ярлык, можно переходить на требуемый лист (Рисунок 3):
Рисунок 3
Если видны не все ярлыки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна (Рисунок 4).
Рисунок 4
Листы можно переименовывать, удалять или добавлять новые:
· Для добавления нового листа в книгу необходимо либо воспользоваться сочетанием клавиш Shift+F11, либо нажать на кнопку «Вставить лист» (Рисунок 5), либо
o кликнуть правой кнопкой мыши на перечень листов,
o в строке меню выбрать «Вставить», в результате появится окно «Вставка» (Рисунок 6), в котором необходимо выбрать «Лист» и нажать кнопку «ОК».
Рисунок 5
Рисунок 6
· Для того чтобы переименовать лист необходимо:
o кликнуть правой кнопкой мыши на перечень листов,
o в появившемся меню выбрать «Переименовать», после чего ввести новое имя листа (Рисунок 7) и нажать клавишу Enter.
Рисунок 7
· Для удаления листа необходимо:
o кликнуть правой кнопкой мыши на перечень листов,
o в появившемся меню выбрать «Удалить».
Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки. Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты - название столбца и номер строки, или адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1 (Рисунок 8) и называется активной ячейкой.
Рисунок 8
Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги (Рисунок 8).
В верхней части рабочей области Excel расположена строка меню. Ниже находятся панели инструментов с кнопками, выполняющими наиболее часто используемые функции(1-2 Рисунок 1). Работа с этой частью рабочей области Excel аналогична работе в Word.
Ниже панели инструментов расположена строка формул (Рисунок 9).
Рисунок 9
Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки:
кнопка отмены;
кнопка ввода;
кнопка изменения формулы.
Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.
2. Форматирование чисел и текста в Excel
Для ввода данных в ячейку необходимо выделить ячейку, нажатием правой кнопки мыши, и ввести текст.
При работе с данными необходимо учитывать, что данные бывают разных типов и в зависимости от типа используются разные операции с данными.
Для того, чтобы установить определенный тип данных для выделенной ячейки или совокупности ячеек, для изменения типа данных и управления отображением числовых значений в ячейках необходимо воспользоваться совокупностью клавиш CTRL и 1, либо выделить ячейку и, нажав правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню «Формат ячеек». В результате появится окно «Формат ячеек» (Рисунок 10).
Рисунок 10
Рассмотрим форматы данных. На Рисунок 11 отображен вывод всех типов данных.
Рисунок 11
· Общий формат:
Любое введенное текстовое или числовое значение по умолчанию отображается в формате "Общий". При этом оно отображается точно так, как было введено в ячейку за исключением трех случаев:
ü Длинные числовые значения отображаются в экспоненциальной форме записи или округляются.
ü Формат не отображает незначащие нули (456,00 = 456).
ü Десятичная дробь, введенная без числа слева от десятичной запятой, выводится с нулем (,23 = 0,23).
· Числовые форматы
Этот формат позволяет выводить числовые значения в виде целых чисел или чисел с фиксированной запятой, а также выделять отрицательные числа с помощью цвета.
· Денежные форматы
Эти форматы аналогичны числовым форматам за исключением того, что вместо разделителя групп разрядов они позволяют управлять выводом символа денежной единицы, который можно выбрать в списке "Обозначение".
· Финансовые форматы
Финансовый формат в основном соответствует денежным форматам - можно вывести число с денежной единицей или без нее с заданным количеством десятичных знаков (Рисунок 12).
Рисунок 12
Основное отличие этого формата состоит в том, что финансовый формат выводит денежную единицу с выравниванием по левому краю, в то время как само число выравнивается по правому краю ячейки. В результате и денежная единица, и числа вертикально выравниваются в столбце.
· Процентные форматы
Данный формат выводит числа в виде процентов, т.е число умножается на 100 и в конце дополняется символом процента.
· Дробные форматы
Данный формат выводит дробные значения как обычные, а не десятичные дроби (Рисунок 13,а).
Рисунок 13
· Экспоненциальные форматы
Экспоненциальные форматы отображают числа в экспоненциальной записи[1] (Рисунок 13,б). На рисунке 13,б число в экспоненциальной записи следует интерпретировать следующим образом: . Данный формат очень удобно использовать для отображения и вывода очень малых или очень больших чисел.
· Текстовый формат
Применение к ячейке текстового формата означает, что значение в этой ячейке должно трактоваться как текст, о чем свидетельствует выравнивание по левому краю ячейки.
Excel способен распознавать числовые значения даже, если формат ячейки текстовый. Но в том случае, если в ячейке, имеющей текстовый формат, стоит формула, будет сгенерирована ошибка.
· Дополнительный формат
Эта категория содержит два формата почтовых индексов, формат номера телефона и формат табельного номера. Эти форматы позволяют быстро вводить числа без ввода специальных символов. (Рисунок 14). Так же, в Excel имеется возможность сконструировать свой собственный формат представления числа.
Рисунок 14
Арифметические вычисления