Организация работы делопроизводственного подразделения: конспект
План занятия:
1. Формы организации делопроизводства.
2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
3. Задачи и функции Службы делопроизводства.
4. Организационное обеспечение деятельности служб делопроизводства.
Формы организации делопроизводства.
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих документов вне зависимости от способов их пересылки и видов носителей, а также основана на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных для использования как внутри деятельности организации, так и в деятельности организаций-корреспондентов.
В зависимости от структуры организации и величины документных потоков решение задач по документационному обеспечению управления может быть возложено на выделенного работника или выделенное структурное подразделение.
В том случае, если документопоток в организации невелик, допускается не создавать выделенное структурное подразделение – в этом случае организация делопроизводства возлагается на секретаря-референта руководителя. Обязанности секретаря-референта по ведению делопроизводства в организации закрепляются в его должностной инструкции.
Если организация имеет значительный документопоток, то в ее структуре создается структурное подразделение, ответственное за делопроизводство, - общий отдел, канцелярия, отдел делопроизводства и т. п. Деятельность структурного подразделения регламентируется специально создаваемым положением.
В организационном плане реализация процессов документационного обеспечения управления в организации может быть организована централизованно, децентрализовано и в смешанном виде.
Централизованная форма документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении отдельно выделенного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного работника.
В этом случае выделенным подразделением (работником) выполняется полный цикл операций по организации процессов делопроизводства и обработке документов, от момента их поступления или создания в организации до сдачи в архив:
- прием и регистрация поступающих документов;
- их регистрация и контроль за исполнением;
- справочно-информационная работа;
- систематизация и хранение документов;
- отправка документов;
- обработка документов для их передачи в архив.
В современных условиях полностью централизовать процессы делопроизводства можно только в сравнительно небольших учреждениях с объемом документопотока примерно до 10000 документов в год. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, методическое руководство делопроизводством.
Централизация отдельных делопроизводственных процессов и операций является наиболее рациональной формой организации процесса, поскольку она позволяет:
- снизить стоимость делопроизводственных операций;
- улучшить организацию труда делопроизводственно персонала и, в частности, внедрить нормирование;
- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
- обеспечить единство организационного и методического руководства.
Децентрализованная форма предполагает сосредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения, при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Такая форма организации характерна, в частности, для организаций и учреждений, аппарат которых распределен территориально, а также для тех организаций, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
При смешанной форме организации делопроизводства часть функций выполняется централизованно (например, прием, регистрация, контроль исполнения документов), а часть – распределено (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
На сегодняшний день смешанная форма организации работы с документами является наиболее распространенной.
В создании и организации службы делопроизводства выбор организационной формы – один из самых сложных. Действующие нормативные документы в области делопроизводства не регламентируют форму организации работы с документами.
Форму организации работы с документами следует выбирать с учетом структуры учреждения и объема документных потоков. В мелких учреждениях (когда документирование выполняется непосредственно в подразделениях), а также территориально распределенных учреждениях выбирают централизованную форму. В большинстве остальных организаций используют смешанную форму делопроизводства.
В каждом конкретном случае выбор формы организации работы с документами остается прерогативой руководства и делопроизводственного подразделения. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.