Основными документами, регламентирующими в организации деятельность делопроизводственных подразделений и их работников, являются:
- положение о службе делопроизводства – в части регламентации деятельности структурного подразделения;
- должностные инструкции работников – в части задач, выполняемых работниками делопроизводственных подразделений;
- инструкция по делопроизводству – в части общей организации процессов работы с документами в организации.
Положение о службе делопроизводства разрабатывается, как правило, на основе Типового положения, которые содержит максимальный набор функций службы. При разработке положения конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Структура создаваемого Положения должна включать в себя следующие разделы:
1. Общие положения (устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности, перечень регулирующих нормативных и методических документов).
2. Цели и задачи службы (смотреть раздел «Задачи и функции Службы делопроизводства»).
3. Функции (основной раздел, содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства).
Приведем примеры формулировок функций по задачам деятельности. В рамках задачи «Обеспечение (поддержка) процессов документирования» обеспечивается:
• централизованная разработка (обязательное согласование) и подготовка к утверждению всех типов и видов бланков в соответствии с установленными требованиями (требованиями «фирменного стиля»; с Книгой «фирменного стиля» (brandbook), учёт утвержденных бланков);
• унификация и стандартизация форм документов, обеспечивающих процессы управления, разработку и реализацию процедур, продуктов и услуг;
• разработка и ведение классификатора унифицированных форм документов (табеля унифицированных форм) и базы данных унифицированных форм документов;
• разработка «фирменного» стиля печатей и штампов, контроль за его соблюдением, учёт утвержденных эскизов печатей и штампов;
• разработка баз данных корпоративной информационной системы, обеспечивающих документирование процессов управления, реализация процедур, продуктов и услуг;
• централизованная подготовка к изданию распорядительных документов и ведение специализированных баз данных корпоративной информационной системы;
• централизованное оформление, передача на подписание, регистрация, выдача и отзыв доверенностей по указанию руководства;
• осуществление централизованного нормоконтроля качества всех видов и разновидностей документов в процессе их согласования и подготовки к подписанию или утверждению и отправке; проверка правильности оформления всех видов документов в процессе их согласования и представления к подписанию или утверждению руководством; проверка правильности оформления и удостоверения документов в процессе их подготовки к отправке;
• удостоверение копий и выписок из документов в соответствии с установленными требованиями и внутренними регламентами.
В рамках задачи «Организация и ведение документооборота»:
• организация приёма и отправки документов всеми видами почтовой, телеграфной, курьерской и электросвязи;
• экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
• курьерская доставка документов по заявкам структурных подразделений;
• разработка и ведение классификатора вопросов и участков деятельности для организации предварительного рассмотрения документов;
• предварительное рассмотрение поступивших документов, проставление соответствующих отметок;
• передача предварительно рассмотренных документов руководству и в структурные подразделения;
• централизованная регистрация поступающих и отправляемых документов;
• централизованная регистрация договоров и доверенностей;
• формирование и ведение баз данных корпоративной информационной системы (распределенной системы электронного документооборота) для осуществления регистрации поступающих и отправляемых документов, договоров и доверенностей;
• совместно с контрольной службой разработка типовых маршрутов направления документов на исполнение и установление типовых сроков исполнения.
В рамках задачи «Формирование и обеспечение сохранности документального фонда»:
• организация централизованного хранения всех видов договоров и доверенностей, ведение специализированных баз данных корпоративной информационной системы, своевременное предоставление информации руководству и сотрудникам по базам данных договоров и доверенностей;
• руководство разработкой и согласование конкретных номенклатур дел в структурных подразделениях, контроль количества и категорий заведенных дел, приём итоговых записей к номенклатурам дел структурных подразделений;
• разработка сводной номенклатуры дел, актуализация соответствующих справочников в базах данных корпоративной информационной системы, формирование итоговой записи о количестве и категориях дел, заведенных в каждом календарном году;
• формирование и обеспечение сохранности дел Службы делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел;
• контроль за правильностью формирования дел и обеспечением сохранности документов в структурных подразделениях, проведение проверок в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем организации;
• экспертиза ценности документов, организация работы экспертной комиссии, проведение и протоколирование её заседаний;
• составление и оформление сводных описей дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу, методическое руководство и контроль за составлением описей дел в структурных подразделениях;
• составление и оформление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих архивному хранению, методическое руководство и контроль за составлением актов в структурных подразделениях.
В рамках задачи «Информационно-аналитическая работа по документам компании»:
• ведение учетно-справочной работы по зарегистрированным поступающим и отправляемым документам, договорам и доверенностям;
• по указанию руководства организации разработка форм представления аналитической информации по документам организации;
• ежемесячное представление аналитической информации о документообороте в аспекте классификатора вопросов и участков деятельности, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, своевременности исполнения поручений и других;
• ежемесячное и оперативное (по требованию руководства и заявкам структурных подразделений) представление сведений о степени соблюдения установленных правил документирования и требований к работе с документами на основании данных корпоративной информационной системы (распределенной системы электронного документооборота);
• подготовка ежегодного аналитического отчета об организации делопроизводства, формировании документального фонда и использовании архивного фонда;
• совместно с управлением кадров организация своевременной трансляции необходимой информации и документов сотрудникам через базы данных корпоративной информационной системы/корпоративный информационный портал;
• совместно с корпоративным секретарем, управлением PR и отделом по работе с обращениями граждан подготовка к публикации на сайте текущей и аналитической информации о существенных событиях, принятых решениях, влияющих на репутацию, и основных результатах рассмотрения обращений граждан.
В рамках задачи «Предметное администрирование корпоративной информационной системы»:
• обеспечение точности, надежности и адекватности информации и документов, размещаемых в базах данных корпоративной информационной системы (распределенной системы электронного документооборота), закрепленных за Службой делопроизводства;
• разработка навигаторов, форм и шаблонов для представления информации в базах данных корпоративной информационной системы, закрепленных за другими структурными подразделениями;
• разработка и настройка в корпоративной информационной системе типовых и индивидуальных маршрутов согласования, направления на исполнения и исполнения документов по документопотокам, уровням управления, структурным подразделениям и исполнителям;
• разработка и поддержание в актуальном состоянии классификаторов и справочников корпоративной информационной системы;
• предоставление в установленном порядке прав доступа к базам данных корпоративной информационной системы, закрепленным за Управлением, и доступа к архивным базам данных на основании заявок структурных подразделений;
• выполнение функций модератора и редактора по основным базам данных корпоративной информационной системы, поддерживающим процессы принятия решений, делегирования полномочий, согласования, контроля исполнения, внутренней переписки и трансляции внутрикорпоративной информации;
• разработка новых и модернизация действующих баз данных.
Права сотрудников службы делопроизводства могут быть такими:
• Служба делопроизводства хранит печать организации, является владельцем электронных подписей организации (установить виды и типы) и несет ответственность за правильность (контролирует правильность) удостоверения документов печатью и электронной подписью организации.
• Служба делопроизводства имеет круглую печать с обозначением своего наименования, регистрационные штампы, штампы для удостоверения копий и проставления отметок на документах (новая – отметка о предварительном рассмотрении документов).
Ответственность руководителя службы делопроизводства определяется в разделе:
• Руководство (определяет структуру руководителей с перечислением из прав и зоны ответственности).
• Взаимоотношения с другими структурными подразделениями (отражает характер взаимосвязей службы с другими структурными подразделениями).
Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Должностная инструкция является средством управления, выполняющим организационную, регламентирующую и регулирующую роль и позволяющим объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Должностные инструкции должны составляться для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием, и утверждаться руководителем организации.
Должностные инструкция формируется на основе:
• профессиональных стандартов;
• квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, содержащего регламентированный перечень требований к квалификации специалистов, и различных категорий;
• типовых должностных инструкций (наличие типовых инструкций значительно облегчает оставление индивидуальных, но не заменяет их);
• положения о структурном подразделении.
Должностная инструкция должна четко определять задачи, функции и обязанности работника и не содержать общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей, в противном случае создается чисто формальный документ, не выполняющий своего назначения. Все пункты инструкции должны исключать возможность двоякого толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы.
В разделе «Основные задачи и обязанности» должны формулироваться основные задачи работника данной должности, предмет его ведения, участок работы и перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи.
В разделе «Права» должны быть описаны права работника делопроизводственной службы.
В разделе «Ответственность» должны быть сформулированы содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий.
В условиях внедрения профессиональных стандартов разработка должностных инструкций значительно облегчается: практически все положения разделов должностной инструкции мы берем из профессиональных стандартов.
Рекомендации по разработке должностной инструкции с использованием профессиональных стандартов
В профстандарте можно посмотреть информацию для разделов:
- обобщенные сведения о должности;
- требования к образованию и практическому опыту (стаж работы по специальности);
- функции и должностные обязанности;
Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении и закрепляющий систему делопроизводства. Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы на основе Типовых инструкций и действующих нормативно-методических документов.
Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления. Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Инструкции должна включать общие положения, тематические разделы и приложения.
Раздел «Общие положения» должен устанавливать сферу распространения Инструкции, ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.
Тематические разделы должны охватывать все процессы работы с документами, начиная с общего порядка документирования и схемы движения документов в организации и заканчивая передачей документов в архив.
В приложения обычно выносят схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Как методическое руководство по разработке инструкции по делопроизводству, можно использовать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76.