При составлении документа особое значение имеют реквизиты.
Неправильное, неточное их оформление лишает документ юридической силы, что, в конечном итоге, снижает эффективность письменного делового общения.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
Требования к содержанию и оформлению реквизитов документов определяются ГОСТами.
Основные реквизиты и правила их оформления:
Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
Эмблема. Эмблема организации — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Донской государственный технический университет (ДГТУ)
Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:
ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России
Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.
Почтовый адрес отправителя должен соответствовать, почтовым правилам Министерства связи России. Бели организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) и на иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса).
Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления иди получения. Например: 22.06.2003 (возможен обратный вариант 2003.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифрового способа передачи дат: 22 июня 2003 г.
Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09- - индекс структурного подразделения; 12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на №02-05/71 от 27.05.2003.
Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Например:
Министерство общего я профессионального
образования Российской Федерации
Управление по работе с иностранными учащимися
Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата — в дательном:
Министерство общего и профессионального образования Российской Федераций Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву
Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организаций входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:
Начальнику отдела статистики
Министерства общего и
профессионального образования
Российской Федерации
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.
Адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»): наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических яиц); название улицы, номер доха, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка л т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
Заголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом о без кавычек: о подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова касательно (нас.), касается. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется со строчной буквы (в письмах - с прописной) и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, решения).
Отметка о наличии приложения. При наличии их в документе делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович 32-45-78
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт представленный унифицированными и трафаретными языковыми формулами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками ошлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. – Ростов н/Д: Феникс, 2000.
2. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет: Учебное пособие для вузов. – М.: ОАО «НПО “Экономика”», 2000.
3. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., Флинта: Наука, 2001.
4. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. В.И.Максимова. – М.: Гардарики, 2000.