Практическое занятие 1
Тема 1: Функции документов
1. Что такое «функция документа»?
2.
Функция документа – внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами.
3. Какие функции относятся к общим, а какие к специальным?
К общим функциям относятся:
Информационная
2. Социальная
Коммуникативная
Культурная
К специфическим функциям документа относятся:
Управленческая
Правовая
Историческая
4. Учетная
4. Охарактеризовать информационную, социальную, коммуникативную, культурную функцию.
1. Информационная – любой документ создается для сохранения информации.
Данная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
2. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
3. Коммуникативная – документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями.
У этой функции есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов - документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу-вверх (докладные записки, заявления, жалобы); - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться
4. Культурная – документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
5. Охарактеризовать управленческую, правовую, историческую и учетную функции документа.
1. Управленческая – документ является инструментом управления (управленческие документы).
В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:
- стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;
- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.
Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
2. Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы, представляемые в суд).
Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.).
Сюда можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
3. Историческая - документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
4. Учетная Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Тема 2: Способы документирования
1. Что такое «документирование», и каковы виды носителей информации?
Документирование – это процесс создания и оформления документа на материальном носителе, в соответствии с ГОСТ.
Носитель информации - физическая среда, непосредственно хранящая информацию.
Виды носителей информации:
1. биологическая память (мозг человека)
2. Ленточные носители информации (Магнитная лента — носитель магнитной записи, представляющий собой тонкую гибкую ленту, состоящую из основы и магнитного рабочего слоя.)
3. Дисковые носители информации (Накопители на гибких магнитных дисках (НГМД), они же флоппи-диски, они же дискеты)
4. Накопитель на жёстких магнитных дисках или жёсткий диск(«винче́стер») — запоминающее устройство произвольного доступа, основанное на принципе магнитной записи. Является основным накопителем данных в большинстве компьютеров.
5. Накопители на оптических компакт-дисках (CD, DVD)
6. Электронные носители информации (Флэш-память— разновидность твердотельной полупроводниковой энергонезависимой перезаписываемой памяти.)
2. В чем отличие текстового, технического и фото-, кино-, видео-, документирования?
Текстовое документирование.
Письменная речь, запечатление информации и ее передача на расстояние и во времени.