Основные теоретические сведения:
При создании отчета часто требуется проанализировать данные с нескольких позиций. В этом случае нужно использовать сводную таблицу.
Отчет сводной таблицы используется для суммирования, анализа, исследования и представления сводных данных.
Отчет сводной диаграммы — для визуализации данных в отчете сводной таблицы и упрощения процедуры сравнений, поиска закономерностей и тенденций. Отчеты сводной таблицы и сводной диаграммы позволяют принимать решения, основанные на полученной информации о важных данных в организации.
Чтобы создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы, следует подключиться к источнику данных и определить точку вставки местоположение отчета.
Выберите ячейку из диапазона ячеек или укажите внутри таблицы Microsoft Office Excel.
Убедитесь, что в диапазон ячеек попадает заголовок столбца.
Выполните следующие действия:
1. На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица.
2. Чтобы сразу создать и сводную диаграмму на основе отчета сводной таблицы, щелкните стрелку под полем Сводная таблица и выберите пункт Сводная диаграмма.
3. В диалоговом окне Создание сводной таблицы выберите вариант Выбрать таблицу или диапазон и проверьте правильность диапазона ячеек в поле Таблица или диапазон.
4. Excel определяет диапазон для отчета сводной таблицы автоматически, однако его можно изменить, указав другой диапазон или заданное для него имя.
5. Чтобы использовать данные с другого листа или книги, добавьте имя книги и листа в формате [имя_книги] имя_листа!диапазон.
6. Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните элемент На новый лист.
7. Чтобы поместить отчет сводной таблицы в определенное место на существующем листе, выберите пункт На существующий лист и укажите в поле Расположение первую ячейку диапазона, в котором необходимо разместить отчет.
8. Нажмите кнопку ОК.
Microsoft Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно создать макет и настроить отчет.
При одновременном создании отчета сводной диаграммы этот отчет отображается над связанным отчетом сводной таблицы. Такой отчет сводной таблицы должен находиться в одной книге с отчетом сводной диаграммы.
Добавление полей в отчет сводной таблицы
Чтобы поместить поле в область по умолчанию раздела макета, установите флажок напротив имени данного поля в разделе полей.
По умолчанию нечисловые поля добавляются в область "Названия строк", числовые — в область "Значения", а иерархии даты и времени — в область "Названия столбцов".
В разделе полей приводятся имена полей, которые можно добавить в раздел "Макет".
В разделе макета есть области Фильтр отчета, Названия столбцов, Названия строк и Значения.
Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните правой кнопкой мыши имя соответствующего поля в разделе полей и выберите команду Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.
Чтобы перетащить поле в нужную область, щелкните имя поля в разделе полей и, удерживая кнопку нажатой, перетащите его в нужную область раздела макета
Чтобы понять, что именно можно делать с отчетом сводной таблицы, откройте вкладку Параметры или Конструктор набора средств Работа со сводными таблицами (чтобы он стал доступен, щелкните сводную таблицу в любом месте) и ознакомьтесь с группами и параметрами на каждой из этих вкладок.
Кроме того, список параметров и функций, доступных для отдельного элемента сводной таблицы, можно вызвать, щелкнув соответствующий элемент правой кнопкой мыши
Задание
Дана таблица
1. Сформировать сводную таблицу с итоговыми показателями: для каждого вида правонарушения показано количество дел, закрытых за недостаточностью, и количество дел, переданных в суд. Сформирован и общий итог.
2. Построить сводную диаграмму
Вопросы для повторения:
1. Опишите порядок применения промежуточных итогов.
2. Перечислите функции, используемые для промежуточных итогов.
3. Как свернуть/развернуть уровни группировки?
4. Как отменить промежуточные итоги?
5. Дайте определение слова консолидация в Excel.
6. Перечислите порядок задания условия консолидации данных по категориям.
7. Перечислите операции с данными в таблицах при консолидировании данных.
8. Опишите процесс создания сводных таблиц
9. Опишите, как происходит процесс построения сводной диаграммы
Практическое занятие №22 Работа с базой данных. Работа со списком с помощью формы данных. Отбор данных по критерию: использование фильтров. Сортировка списков. Подведение промежуточных итогов.
Цель работы: научиться использовать электронную таблицу Excel в качестве базы данных, выполнять операции сортировки и фильтрации по какому-либо признаку, закрепить навыки создания сводных таблиц и построения сводных диаграмм..
Основные теоретические сведения:
Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.
Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.
Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.
Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.
Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.