Практическая работа № 4.2.5.
Обмен данными. Совместная работа программ Microsoft Office
- Цель работы: Научиться вставлять информацию из одной программы в другую.
- Теоретические сведения:
Microsoft Windows позволяет легко обмениваться данными между различными программами. Объединяя текст, электронные таблицы и диаграммы можно создать внушительные отчеты, даже если нечего сказать по существу вопроса. В зависимости от того, что нужно получить, можно воспользоваться одним из четырех способов обмена данными в среде Windows:
· копирование (с использованием команды “Копировать” меню “Правка”,
· перемещение (с использованием команды “Вырезать” меню “Правка”),
· связывание,
· внедрение.
Все четыре способа используют буфер обмена для передачи информации.
Word может отобразить таблицу Excel четырьмя способами:
· как текст,
· как таблицу,
· как рисунок,
· как электронную таблицу.
Вставка данных Excel как текста.
Если Вам необходимо отобразить данные в документе Word не в виде строк и столбцов, а как- то по-другому, то можно вставить таблицу как текст, но выравнивать числа и строки придется вручную. Чтобы вставить таблицу Excel как текст, выполните следующие действия:
¨ Откройте исходный документ Excel с таблицей, которую хотите вставить в Word.
¨ Выделите данные, которые хотите вставить и скопируйте в буфер обмена.
¨ Переключитесь в Word. Для переключения используйте клавиши Alt+Tab.
¨ Установите курсор на место вставки таблицы.
¨ Выберите команду “Специальная вставка” меню “ Правка ” и в диалоговом окне выберите опцию “ Вставить ”, Как “ Неформатированный текст ”, нажмите “ OK ”.
Таблица поместилась из буфера обмена в документ Word как текст. Оформление таблицы не переносится. Приведите табличку в порядок. Используйте табуляцию.
Вставка данных Excel как таблицы Word.
При импортировании в Word данных Excel как таблицы числа появляются в виде аккуратных столбцов и строк, которые вы можете редактировать. Однако Word не может использовать формулы и функции Excel для вычисления значения в ячейках таблицы. Использование таблиц удобно, если вы не собираетесь вычислять значения по формулам при изменении данных в ячейках. Чтобы вставить таблицу Excel как таблицу, выполните следующие действия:
¨ Откройте исходный документ Excel с таблицей, которую хотите вставить в Word.
¨ Выделите данные, которые хотите вставить и скопируйте их в буфер обмена.
¨ Переключитесь в Word. Для переключения используйте клавиши Alt+Tab или Панель задач.
¨ Установите курсор на место вставки таблицы.
¨ Вставьте из буфера (Правка — Вставить)
Таблица перенесется из буфера обмена в Word и сохранит свой вид и оформление. Измените исходных данных в таблице по приведет к пересчету формул.
Вставка данных Excel как рисунка.
Вставляя данные Excel в документ Word как рисунок, вы отображаете их в виде столбцов и строк, но не можете их редактировать (фотография). Использование рисунка удобно тогда когда вы хотите вставить таблицу в текст, но не хотите, чтобы ее кто-либо их редактировал (случайно или умышленно). Чтобы вставить таблицу Excel как рисунок, выполните следующие действия:
¨ Откройте документ Excel с таблицей, которую хотите импортировать в Word.
¨ 
Выделите данные, которые хотите импортировать и скопируйте их в буфер обмена.
¨ Переключитесь в Word. Для переключения используйте клавиши Alt+Tab или панель задач.
¨ Установите курсор на место вставки таблицы.
¨ Выберите команду “ Специальная вставка ” меню “ Правка ”, выделите «Как рисунок » для фотографии диаграмм выбрать Метафайл Windows (EMF).
Таблица поместится в документ Word, сохранит вид таблицы и свое оформление, можно изменить размер рисунка и положение на странице, но изменить данные нельзя.
4. Вставка данных Excel как электронной таблицы.
Когда вы импортируете в Word данные как электронную таблицу, числа Excel появляются на экране в виде аккуратной таблицы, числа которой можно редактировать и проводить вычисления по формулам и функциям Excel. Для импортирования электронной таблицы существуют два способа - связывание и внедрение, которые существенно отличаются друг от друга.
А. Внедрение данных.
Внедренные объекты становятся частью документа Word. Это означает, что сможете внедрить данные из других программ в документ Word, а потом редактировать, печатать данные, переносить с компьютера на компьютер. Ваш документ будет работать даже в тех случаях, когда в компьютере не установлены программы, с помощью которых внедрены данные в Word. Все внедренные данные находятся в одном файле, но при внедрении данных объем файла резко возрастает.
Для внедрения данных выполним следующие действия:
¨ Откройте исходный документ с таблицей, которую хотите внедрить в Word или перейдите в эту программу, используя клавиши Alt+Tab или панель задач.
¨ Выделите данные, которые хотите внедрить и скопируйте их в буфер обмена.
¨ Переключитесь в Word.
¨ Установите курсор на место внедрения таблицы.
Выберите команду “ Специальная вставка ” меню “ Правка ” и в диалоговом окне выберите опцию “ Вставить ”, Как “ Лист Microsoft Excel Объект ”, нажмите “ OK ”. В верхней части диалогового окна указывается источник внедрения: Книга, лист, список ячеек. Если объект достаточно велик и отображать полностью его в документе Word не хочется, то возможно внедрить его в виде пиктограммы, для этого в диалоговом окне достаточно поставить флажок “В виде значка” и выбрать подходящую иконку.
Теперь таблица вставлена как внедренный объект и она оригинальным образом редактируется. Чтобы внести изменения во внедренную таблицу, следует дважды щелкнуть по ней левой клавишей мыши. После этого внешний вид таблицы изменится — она станет выглядеть как в Excel. Таблицу можно редактировать, изменять формулы и оформление. Чтобы выйти из режима редактирования достаточно щелкнуть по любому месту экрана вне таблицы. Для удаления внедренных данных, если это необходимо, выделите их мышью и нажмите клавишу Del.
Б. Связывание данных.
Связывание данных или объекта с документом Word позволяет вам редактировать таблицу как в программе — источнике (Excel), так и в программе — приемнике (Word). И в том и в другом случае данные будут автоматически или вручную (зависит от установок) обновляться. Связывание данных удобнее всего тогда, когда вы с коллегами пользуетесь одними общими данными. Достоинством данного метода является то, что в документе Word хранятся только связи с источником и объем документа не возрастает, а так же возможность обновления данных. Недостатком является тот момент, что при неосторожном удалении документа — источника (в нашем случае Excel) данные будут потеряны и в документе — приемнике, а при передаче документов с фирмы на фирму (с компьютера на компьютер) необходимо переносить как основной документ (Word), так и все связанные с ним документы — передатчики. На компьютере — приемнике должны быть установлены все программы, с помощью которых созданы связанные файлы.
Для связывания таблицы проделайте следующие действия:
¨ 
Откройте исходный документ с таблицей, которую хотите связать в Word или перейдите в эту программу, используя клавиши Alt+Tab.
¨ Выделите данные, которые хотите связать и копию положите в буфер обмена.
¨ Переключитесь в Word.
¨ Установите курсор на место внедрения таблицы.
Выберите команду “ Специальная вставка ” меню “ Правка ” и в диалоговом окне выберите опцию “ Связать ”, Как “ Лист Microsoft Excel Объект ”, нажмите “ OK ”. В верхней части диалогового окна указывается источник связывания: Книга, лист, список ячеек.
(Если объект достаточно велик и отображать полностью его в документе Word не хочется, то возможно связать его в виде пиктограммы, для этого в диалоговом окне достаточно поставить флажок “В виде значка” и выбрать подходящую иконку. В документе Word появится пиктограмма, которая используется как ссылка на некоторый документ (в нашем случае на таблицу Excel) Просмотреть документ можно щелкнув два раза по пиктограмме.)
Мы получили таблицу связанную с источником — рабочей книгой MS Excel. Для изменения данных достаточно изменить их либо в источнике, либо в приемнике. Если мы изменяем данные в документе Word, то достаточно дважды щелкнуть левой клавишей мыши по таблице для переключения в программу Excel, произвести изменения, сохранить их и выйти из Excel. Данные изменятся. Если возникают проблемы, попробуйте закрыть все дополнительные приложения. Чтобы проверить как будут меняться данные автоматически или вручную, вызовите команду “Связи” меню “Правка” и установите флажок на автоматическом изменении, если включен режим “По запросу”, то данные будут обновляться только при нажатии клавиши “Обновить” (или при выделении связи и нажатии клавиши F9). В этой же команде можно открыть источник и изменить источник данных.
Разрыв связей.
Связь можно разорвать, при этом останутся таблица-источник в Excel и таблица-копия в Word, но связь между ними будет потеряна навсегда и восстановлению не подлежит.
Для разрыва связи воспользуйтесь следующими шагами:
¨ В программе Word выполните команду “Связи” меню “Правка”.
¨ Нажмите клавишу “Разорвать связь” и нажмите “OK”.