Раздел 1. Информационные технологии
Тема 1.2. Офисные информационные технологии
Цель: изучить возможности применения компьютера для проведения моделирования в социальной сфере.
Используемые в работе средства и П/О: ОС Windows, табличный процессор
Предварительная подготовка: Прочитать основной материал методической разработки
Основные сведения
Обработка табличных данных
Пользователям в процессе работы часто приходится иметь дело с табличными данными в процессе создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении планов и распределении ресурсов организации, при выполнении научных исследований. Стремление к автоматизации данного вида работ привело к появлению специализированных программных средств обработки информации, представляемой в табличной форме. Такие программные средства называют табличными процессорами или электронными таблицами. Подобные программы позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.
Электронные таблицы оказались эффективными и при решении таких задач, как: сортировка и обработка статистических данных, оптимизация, прогнозирование и т.д. С их помощью решаются задачи расчётов, поддержки принятия решений, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности. При работе с табличными данными пользователь выполняет ряд типичных процедур, например, таких как:
1) создание и редактирование таблиц;
2) создание (сохранение) табличного файла;
3) ввод и редактирование данных в ячейки таблицы;
4) встраивание в таблицу различных элементов и объектов;
5) использование листов, форматирование и связь таблиц;
6) обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций;
7) построение диаграмм и графиков;
8) обработка данных, представленных в виде списка;
9) аналитическая обработка данных;
10) печать таблиц и диаграмм к ним.
Структура таблицы включает нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).
Наибольшей популярностью среди табличных процессоров пользуется программа MS Excel. Она представляет пользователям набор рабочих листов (страниц), в каждом из которых можно создавать одну или несколько таблиц.
Рабочий лист содержит набор ячеек, образующих прямоугольный массив. Их координаты определяются путём задания указания позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Лист может содержать до 256 столбцов и до 65536 строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита: A, B, C... Z, AA, AB, AC... AZ, BA, BB..., а строки – цифрами. Так, например, “D14” обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца “D” с 14 строкой, а “CD99” – ячейку, находящуюся на пересечении столбца “CD” с 99 строкой. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк – на его левой границе.
Для объектов электронной таблицы определены следующие операции: редактирования, объединения в одну группу, удаления, очистки, вставки, копирования. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки.
Для удобства вычисления в табличные процессоры встроены математические, статистические, финансовые, логические и другие функции. Из внесённых в таблицы числовых значений можно строить различные двумерные, трёхмерные и смешанные диаграммы (более 20 типов и подтипов).
Табличные процессоры могут выполнять функции баз данных. При этом данные в таблицы вводятся так же, как и в БД, то есть через экранную форму. Данные в них могут быть защищены, сортироваться по ключу или по нескольким ключам. Кроме этого осуществляются обработка запросов к БД и обработка внешних БД, создание сводных таблиц и др. В них также можно использовать встроенный язык программирования макрокоманд.
Важным свойством таблиц является возможность использования в них формул и функций. Формула может содержать ссылки на ячейки таблицы, расположенные, в том числе, на другом рабочем листе или в таблице, размещённой в другом файле. Excel предлагает более 200 запрограммированных формул, называемых функциями. Для удобства ориентирования в них, функции разделены по категориям. С помощью “Мастера функций” можно формировать их на любом этапе работы. Табличный редактор Excel, текстовый редактор Word и другие, программы, входящие в пакет прикладных программ (ППП) Office поддерживает стандарт обмена данными OLE, а использование “списков” позволяет эффективно работать с большими однородными наборами данных. Аналогичный механизм OLE используеттся и в других ППП. В Excel можно эффективно обрабатывать различные экономические и статистические данные.
Задание №1
Турфирма может формировать турпакет, включая в него разные типы услуг. Информация о ценах на услуги, курсе в долларах и стоимости тура хранится на трех листах: Лист 1. Расценки.
Лист 2. Курс доллара
| Текущий курс долл. | (руб.) |
| …. | …. |
Лист 3. Стоимость тура
3. Стоимость услуги на тур на листе 3 рассчитать с учетом продолжительности тура, предусмотрев возможность автоматического пересчета при ее изменении.
4. Рассчитать стоимости услуг в рублях, используя абсолютную адресацию и предусмотрев автоматический пересчет при изменении текущего курса доллара.
Задание № 2
1. Гостиница имеет одно- и двухместные номера. Информация о ценах на гостиничные услуги, курсе доллара и доходах гостиницы за определенный период хранится на трех листах:
Лист 1. Расценки Цены проживания и бронирования
Лист 3. Доход гостиницы
2. Рассчитать доход гостиницы за определенный период.
3. Построить график загрузки гостиницы за заданный период.
4. Построить круговую диаграмму дохода гостиницы по датам.