Создание формул
В MSExcel можно создать формулы двумя способами: непосредственным вводом с клавиатуры и указанием ячеек рабочего листа.
Чтобы создать формулу путем ввода в ячейку чисел, ссылок на ячейки и математических операций, необходимо:
§ Выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу;
§ Ввести знак равенства, с которого должна начинаться любая формула;
§ Ввести необходимые символы, например, знаки математических операций и ссылки на ячейки, над данными которых нужно произвести вычисления и нажать клавишу - результат вычислений появится в выделенной ячейке, а формулу можно просмотреть в строке формул.
К сожалению, при вводе ссылок в формулу часто возникают ошибки. Их можно практически исключить, если создавать формулу, указывая ячейки с помощью мыши:
§ Выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу и ввести знак =;
§ Щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке, ссылку на которую необходимо ввести в формулу;
§ Далее – ввести арифметический знак и аналогичным способом выделить следующую ячейку и т.д.;
§ Нажатие ENTER завершает ввод формулы.
Ссылки на ячейки
Как упоминалось ранее, в формулах часто используются ссылки на ячейки. В MSExcel используется несколько видов ссылок:
Относительные ссылки на ячейки текущего рабочего листа;
Абсолютные ссылки на ячейки текущего рабочего листа;
Смешанные ссылки на ячейки текущего рабочего листа;
Ссылки на данные другого рабочего листа;
Ссылки на данные другой рабочей книги.
Чаще всего используются относительные ссылки (D6, F4, A3). При копировании формул относительные ссылки преобразуются так, чтобы соответствовать новому расположению формулы, т.е. настраиваются на номер строки и имя столбца, в которые копируются.
Абсолютные ссылки ($A$3) применяются в таких случаях, когда нужно использовать ссылки на конкретные ячейки, независимо от того, в какой ячейке находится сама формула.
Например, в ячейке А4 находится числовая константа, на которую требуется сделать ссылку в формуле A4*B2-C2. Если формулу в данном виде (с использованием относительных ссылок) скопировать в строку 3, то получим A5*B3-C3 и обращения к данным ячейки А4 не произойдет и результат будет вычислен неверно. Во избежание подобных ошибок, ссылки на ячейки, данные которых необходимо использовать в нескольких однотипных формулах, следует оформлять как абсолютные: $A$4*B2-C2.
Смешанные ссылки являются комбинациейабсолютных и относительных ссылок. Например, можно создать ссылку, состоящую из относительной ссылки на столбец и абсолютной - на строку (А$5), или наоборот ($A5). Если скопировать формулу, содержащую смешанную ссылку $A5, то номер строки изменится в зависимости от нового положения формулы, а номер столбца останется прежним.
Можно использовать ссылки на ячейки другого рабочего листа одной рабочей книги. Для этого нужно поместить название листа и восклицательный знак (!) перед ссылкой на ячейку(диапазон) – Лист1!А4 или Лист1!А4:А10.
Иногда при построении формул требуется получить данные другой рабочей книги. Такая ссылка должна включать имя рабочей книги, номер рабочего листа и адрес ячейки (диапазона) – [Ведомость.xls]Лист1!С2:С9
При построении формул допускается использование следующих арифметических операций:
| + | Сложение |
| - | Вычитание |
| * | Умножение |
| / | Деление |
| % | Процент |
| ^ | Возведение в степень |
Иногда причиной возникновения ошибок в работе формул является ввод арифметических операций в неправильном порядке. В MSExcel выдерживается следующая приоритетность арифметических действий (изменить порядок выполнения операций можно с помощью круглых скобок):
§ Возведение в степень
§ Умножение, деление
§ Сложение, вычитание
Исправление ошибок в формулах
MSExcel предоставляет средства для поиска и исправления ошибок в формулах. Если в формуле допущены неточности при вводе или применяется недопустимая операция, MSExcel выводит ошибку в соответствующей ячейке. Это позволяет определить причину возникновения ошибки и исправить формулу в соответствии с указанным значением. Ниже приведены значения ошибок и их возможные причины:
| # ДЕЛ / 0! | В формуле присутствует операция деления на 0 |
| #Н/Д | Формула ссылается на неопределенные данные |
| #ИМЯ? | В формуле используется неопределенное имя |
| #ПУСТО! | Формула содержит ссылку на пустое пересечение ячеек |
| #ЧИСЛО! | Формула неверно использует число |
| #ССЫЛКА! | В формуле используется недопустимая ссылка на ячейку |
| #ЗНАЧ! | Формула содержит недопустимый аргумент или операцию |
При создании сложных формул можно использовать примечания. Это помогает понять назначение формул через длительный промежуток времени после их создания. Примечания позволяют сэкономить время и сократить усилия, уходящие на проверку и отладку формул.
Чтобы создать примечание к ячейке необходимо:
§ 
Выделить ячейку, которой нужно назначить примечание и выбрать команду РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ/СОЗДАТЬ ПРИМЕЧАНИЕ (или использовать контекстное меню ячейки);
§ В появившемся окне ввести примечание и щелкнуть мышью за пределами окна, чтобы закрыть его.
Все ячейки, содержащие примечания, отмечены красной точкой в правом верхнем углу. Чтобы просмотреть примечание к ячейке, необходимо поместить на нее указатель мыши. Для удаления примечания к ячейке необходимо выделить ячейку и выполнить команду РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ/УДАЛИТЬ.
Использование функций
MSExcel содержит более 200 встроенных функций, которые называются функциями рабочего листа: математические, статистические, финансовые, работы с базами данных, информационные, логические, текстовые, тригонометрические и т.д.
Формула, использующая функцию, состоит из знака равенства, имени функции и одного или нескольких аргументов, разделенных символом <;>
В качестве аргументов могут использоваться:
§ Ссылки на ячейки текущего рабочего листа, другого рабочего листа, другой рабочей книги: =СУММ(А1;А10), =МАКС(Лист1!А1;Лист1!А10),
= МИН([Ведомость.xls]Лист1!С2;([Ведомость.xls]Лист1!С9);
§ Ссылки на диапазоны ячеек:
=СУММ(А1:А10), =МАКС(Лист1!А1:А10),
= МИН([Ведомость.xls]Лист1!С2:С9);
§ Константы (числовые, текстовые, дата, время);
§ Формулы: =МАКС(А1; А10*45%),;
§ Другие функции: =МИН(А4;МАКС(В1:В10))
Ввести формулу в активную ячейку можно непосредственно с клавиатуры. Для этого необходимо:
§ Ввести знак равенства;
§ 
Затем имя функции и открывающую скобку;
§ Указать в качестве аргумента конкретную ячейку или диапазон (выделив мышью или с клавиатуры);
§ Ввести закрывающую скобку и нажать клавишу ENTER для завершения ввода и выполнения вычисления.
Другой, более удобный способ ввода функции в активную ячейку, - применение Мастера функций, который начинает свою работу после выбора команды ФОРМУЛА/ВСТАВИТЬ ФУНКЦИЮ или нажатия кнопки 
, расположенной в строке формул.