(работ, услуг), приобретенных через подотчетных лиц
Материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом, приходуются и передаются на склад.
Документами, подтверждающими факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, принятия выполненных работ, оказанных услуг, являются:
- товарные и кассовые чеки магазинов розничной торговли;
- накладные на отпуск товаров;
- акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций;
- торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физических лиц и др.
Первичные документы должны быть оформлены на имя учреждения. Приобретение материальных ценностей, принятие выполненных работ и оказанных услуг подотчетным лицом производятся от имени учреждения на основании выданной ему доверенности. Типовая форма доверенности на получение материальных ценностей (ф. 0315001) утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Что касается доверенности на принятие выполненных работ, оказанных услуг, то ее форму учреждение разрабатывает самостоятельно с учетом требований ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. При этом требование о проставлении печати на доверенности Гражданским кодексом РФ более не установлено (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
См. образец заполнения доверенности на получение материальных ценностей.
При осуществлении через подотчетное лицо расчетов с контрагентами (поставщиками, подрядчиками и др.) в качестве подтверждающих документов представляются бланки строгой отчетности или чеки ККТ, а также иные подтверждающие факт оплаты документы.
Операции по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетное лицо, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются с использованием счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в порядке, указанном в абз. 2 п. 106 Инструкции N 174н.
Бухгалтерские записи бюджетного учреждения
по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг),
приобретенных через подотчетных лиц
┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│ N │ Содержание операций │ Номер счета │
│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤
│ │ │ по дебету │ по кредиту │
├───┼───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┤
│ 1 │ Принятие к учету материальных ценностей (работ, услуг), │
│ │ приобретенных через подотчетное лицо │
├───┼───────────────────────────────┬──────────────────┬──────────────────┤
│1.1│Принятие к учету приобретенных │ 0 105 XX 340 │ 0 208 34 660 │
│ │подотчетным лицом материальных │ <*> │ │
│ │запасов │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│1.2│Принятие к учету оплаченных │ │ │
│ │подотчетным лицом вложений: │ │ │
│ │- в недвижимое имущество │ 0 106 11 310 │ 0 208 XX 660 │
│ │- в основные средства (особо │ 0 106 21 310 │ 0 208 XX 660 │
│ │ценное движимое имущество) │ │ │
│ │- в основные средства (иное │ 0 106 31 310 │ 0 208 XX 660 │
│ │движимое имущество) │ │ │
│ │- в нематериальные активы │ 0 106 22 320 │ 0 208 XX 660 │
│ │(особо ценное движимое │ │ │
│ │имущество) │ │ │
│ │- в нематериальные активы │ 0 106 32 320, │ 0 208 XX 660 │
│ │(иное движимое имущество) │ │ │
│ │- в материальные запасы │ 0 106 34 340 │ 0 208 XX 660 │
│ │- в основные средства │ 0 106 41 310 │ 0 208 XX 660 │
│ │(предметы лизинга) │ │ │
│ │- в нематериальные активы │ 0 106 42 320 │ 0 208 XX 660 │
│ │(предметы лизинга) │ │ │
│ │- в материальные запасы │ 0 106 44 340 │ 0 208 XX 660 │
│ │(предметы лизинга) │ │ <*> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│1.3│Принятие к учету произведенных │ │ │
│ │расходов: │ │ │
│ │- за счет средств, полученных │ 2 401 20 ХХХ │ 2 208 ХХ 660 │
│ │от приносящей доход │ <**> │ <*> │
│ │деятельности (в части расходов,│ │ │
│ │не формирующих себестоимость │ │ │
│ │готовой продукции (работ, │ │ │
│ │услуг)); │ │ │
│ │- за счет средств субсидии на │ 4 401 20 262 │ 4 208 62 660 │
│ │выполнение государственного │ 4 401 20 263 │ 4 208 63 660 │
│ │(муниципального) задания (в │ 4 401 20 290 │ 4 208 91 660 │
│ │части расходов, не формирующих │ │ │
│ │себестоимость оказываемых │ │ │
│ │государственных услуг); │ │ │
│ │- за счет средств субсидии на │ 4 201 20 223 │ 4 208 23 660 │
│ │выполнение государственного │ 4 201 20 224 │ 4 208 24 660 │
│ │(муниципального) задания (по │ 4 201 20 225 │ 4 208 25 660 │
│ │содержанию недвижимого и особо │ 4 201 20 226 │ 4 208 26 660 │
│ │ценного движимого имущества, │ 4 201 20 290 │ 4 208 91 660 │
│ │приобретенного за счет средств │ │ │
│ │учредителя); │ │ │
│ │- за счет средств целевых │ 5 401 20 ХХХ │ 5 208 ХХ 660 │
│ │субсидий │ <**> │ <*> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│1.4│Принятие к учету оплаченных │ │ │
│ │подотчетным лицом выполненных │ │ │
│ │работ или оказанных услуг, │ │ │
│ │связанных с изготовлением │ │ │
│ │готовой продукции: │ │ │
│ │- в части прямых расходов │ 0 109 60 XXX │ 0 208 2X 660 │
│ │ │ <**> │ <***> │
│ │- в части накладных расходов │ 0 109 70 XXX │ 0 208 2X 660 │
│ │ │ <**> │ <***> │
│ │- в части общехозяйственных │ 0 109 80 XXX │ 0 208 2X 660 │
│ │расходов │ <**> │ <***> │
│ │- в части издержек обращения │ 0 109 90 XXX │ 0 208 2X 660 │
│ │ │ <**> │ <***> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 2 │Погашение задолженности перед │ 0 302 XX 830 │ 0 208 XX 660 │
│ │поставщиками (подрядчиками и │ <*> │ <*> │
│ │другими кредиторами) │ │ │
│ │подотчетным лицом │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 3 │Выдача аванса поставщикам │ 0 206 XX 560 │ 0 208 XX 660 │
│ │(подрядчикам) через подотчетное│ <***> │ <***> │
│ │лицо │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 4 │Использование путевок, │ 0 303 02 830 │ 0 208 13 660 │
│ │приобретенных за счет средств │ │ │
│ │ФСС РФ │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 5 │Передача расчетов между │ 0 304 04 560 │ 0 208 2X 660 │
│ │головным учреждением, │ │ <***> │
│ │обособленными подразделениями │ │ │
│ │(филиалами) │ │ │
└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘
--------------------------------
<*> Применяются соответствующие код группы и код вида синтетического счета.
<**> Применяется соответствующий аналитический код по КОСГУ.
<***> Применяется соответствующий вид кода синтетического счета.
Ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения высшего профессионального образования расходы на приобретение билетов в театр для студентов в рамках проводимого учреждением культурного мероприятия за счет средств субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения здравоохранения приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (бензина) через подотчетное лицо (водителя) за счет средств обязательного медицинского страхования (ОМС)?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения внесение через подотчетное лицо авансового платежа за услуги по предоставлению доступа к сети Интернет?
Другие ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения командировочные расходы работника, в том числе расходы на оплату услуг VIP-зала в аэропорту? Денежные средства под отчет на оплату командировочных расходов перечислены ему на его расчетную (дебетовую) банковскую карту.
Корреспонденция счетов: В бюджетном учреждении через подотчетное лицо приобретены за наличный расчет расходные материалы (тонер-картриджи) для ксерокса. Материалы приобретены за счет средств субсидии на выполнение государственного задания.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения приобретение исключительного права на изобретение через подотчетное лицо за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера, выплату работнику компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на территории РФ, производимую один раз в два года в соответствии с коллективным договором? Данная компенсация выплачена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера, выплату работнику компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска на территории РФ и обратно на личном автотранспорте, выплачиваемой один раз в два года в соответствии с коллективным договором? Данная выплата произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения (спортивной школы) выдачу тренеру наличных денежных средств для оплаты питания учащихся - участников городских спортивных соревнований? Финансирование указанных расходов производится за счет средств целевой субсидии.
Операции по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетное лицо, в бухгалтерском учете автономного учреждения отражаются с использованием счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в порядке, указанном в абз. 2 п. 108 Инструкции N 183н.
Бухгалтерские записи автономного учреждения
по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг),
приобретенных через подотчетных лиц
┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│ N │ Содержание операций │ Номер счета │
│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤
│ │ │ по дебету │ по кредиту │
├───┼───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┤
│ 1 │ Принятие к учету материальных ценностей (работ, услуг), │
│ │ приобретенных через подотчетное лицо │
├───┼───────────────────────────────┬──────────────────┬──────────────────┤
│1.1│Принятие к учету приобретенных │ 0 105 XX 000 │ 0 208 34 000 │
│ │подотчетным лицом материальных │ <*> │ │
│ │запасов │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│1.2│Принятие к учету оплаченных │ │ │
│ │подотчетным лицом вложений: │ │ │
│ │- в недвижимое имущество │ 0 106 11 000 │ 0 208 XX 000 │
│ │- в основные средства (особо │ 0 106 21 000 │ 0 208 XX 000 │
│ │ценное движимое имущество) │ │ │
│ │- в основные средства (иное │ 0 106 31 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │движимое имущество) │ │ │
│ │- в нематериальные активы │ 0 106 22 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │(особо ценное движимое │ │ │
│ │имущество) │ │ │
│ │- в нематериальные активы (иное│ 0 106 32 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │движимое имущество) │ │ │
│ │- в непроизведенные активы │ 0 106 13 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │- в материальные запасы │ 0 106 34 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │- в основные средства (предметы│ 0 106 41 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │лизинга) │ │ │
│ │- в нематериальные активы │ 0 106 42 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │(предметы лизинга) │ │ │
│ │- в материальные запасы │ 0 106 44 000 │ 0 208 ХХ 000 │
│ │(предметы лизинга) │ │ <*> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│1.3│Принятие к учету произведенных │ │ │
│ │расходов: │ │ │
│ │- за счет средств, полученных │ 2 401 20 ХХХ │ 2 208 ХХ 000 │
│ │от приносящей доход │ <**> │ <*> │
│ │деятельности (в части расходов,│ │ │
│ │не формирующих себестоимость │ │ │
│ │готовой продукции (работ, │ │ │
│ │услуг)); │ │ │
│ │- за счет средств субсидии на │ 4 401 20 262 │ 4 208 62 000 │
│ │выполнение государственного │ 4 401 20 263 │ 4 208 63 000 │
│ │(муниципального) задания (в │ 4 401 20 290 │ 4 208 92 000 │
│ │части расходов, не формирующих │ │ │
│ │себестоимость оказываемых │ │ │
│ │государственных услуг); │ │ │
│ │- за счет средств субсидии на │ 4 201 20 223 │ 4 208 23 000 │
│ │выполнение государственного │ 4 201 20 224 │ 4 208 24 000 │
│ │(муниципального) задания (по │ 4 201 20 225 │ 4 208 25 000 │
│ │содержанию недвижимого и особо │ 4 201 20 226 │ 4 208 26 000 │
│ │ценного движимого имущества, │ 4 201 20 290 │ 4 208 91 000 │
│ │приобретенного за счет средств │ │ │
│ │учредителя); │ │ │
│ │- за счет средств целевых │ 5 401 20 ХХХ │ 5 208 ХХ 000 │
│ │субсидий │ <**> │ <*> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│1.4│Принятие к учету оплаченных │ │ │
│ │подотчетным лицом выполненных │ │ │
│ │работ или оказанных услуг, │ │ │
│ │связанных с изготовлением │ │ │
│ │готовой продукции: │ │ │
│ │- в части прямых расходов │ 0 109 60 XXX │ 0 208 2X 000 │
│ │ │ <**> │ <***> │
│ │- в части накладных расходов │ 0 109 70 XXX │ 0 208 2X 000 │
│ │ │ <**> │ <***> │
│ │- в части общехозяйственных │ 0 109 80 XXX │ 0 208 2X 000 │
│ │расходов │ <**> │ <***> │
│ │- в части издержек обращения │ 0 109 90 XXX │ 0 208 2X 000 │
│ │ │ <**> │ <***> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 2 │Погашение задолженности перед │ 0 302 XX 000 │ 0 208 XX 000 │
│ │поставщиками (подрядчиками и │ <*> │ <*> │
│ │другими кредиторами) │ │ │
│ │подотчетным лицом │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 3 │Выдача аванса поставщикам │ 0 206 XX 000 │ 0 208 XX 000 │
│ │(подрядчикам) через подотчетное│ <***> │ <***> │
│ │лицо │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 4 │Использование путевок, │ 0 303 02 000 │ 0 208 13 000 │
│ │приобретенных за счет средств │ │ │
│ │ФСС РФ │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 5 │Передача расчетов между │ 2 304 04 560 │ 2 208 2X 000 │
│ │головным учреждением, │ │ <***> │
│ │обособленными подразделениями │ │ │
│ │(филиалами) │ │ │
└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘
--------------------------------
<*> Применяются соответствующие код группы и код вида синтетического счета.
<**> Применяются соответствующие счета по аналитическому коду выбытий объекта учета.
<***> Применяется соответствующий код вида синтетического счета.
Ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения здравоохранения приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (моторного масла) через подотчетное лицо (водителя) за счет средств обязательного медицинского страхования (ОМС)?
Корреспонденция счетов: В соответствии с договором купли-продажи автономным учреждением приобретен автобус для использования при оказании государственных услуг. Расчеты за автобус производятся с использованием покрытого (депонированного) отзывного аккредитива. Согласно договору право собственности на автобус переходит в момент его передачи поставщиком представителю автономного учреждения (водителю).
Корреспонденция счетов: Работнику государственного автономного учреждения за счет средств целевой субсидии выданы денежные средства под отчет на приобретение хозяйственных материалов. На основании заявления работника не использованная им подотчетная сумма удержана из его заработной платы, выплачиваемой за счет субсидии на выполнение государственного задания. Удержанная сумма перечислена с расчетного счета автономного учреждения, открытого в кредитной организации, на лицевой счет автономного учреждения, открытый в органе Федерального казначейства. Как отразить указанные операции в учете?
Другие ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения приобретение через подотчетное лицо живой елки и новогодних украшений за счет средств субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения приобретение канцелярских принадлежностей, если оплата производится с использованием банковской карты посредством электронного терминала? Автономному учреждению открыт лицевой счет в органе казначейства.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения (спортивной школы) выдачу тренеру наличных денежных средств для оплаты питания учащихся - участников городской спартакиады? На оплату питания участников соревнований учреждению предоставляется целевая субсидия.
Корреспонденция счетов: В автономном учреждении через подотчетное лицо приобретены за наличный расчет канцелярские принадлежности (блокноты, ручки) за счет собственных средств учреждения. Как отражается в учете приобретение и списание данных принадлежностей?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального автономного учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера, выплату компенсации расходов на оплату стоимости проезда железнодорожным транспортом к месту использования отпуска и обратно на территории РФ, производимую один раз в два года в соответствии с коллективным договором? Данная выплата произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения культуры приобретение исключительного права на сценарное произведение через подотчетное лицо за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности?
Корреспонденция счетов: Работнику автономного учреждения выданы под отчет денежные средства для внесения предоплаты за участие в семинаре.
Корреспонденция счетов: В ходе инвентаризации, проведенной в автономном учреждении, обнаружен неучтенный объект нематериальных активов - исключительное право на программу для ЭВМ. Рыночная стоимость программы определена независимым оценщиком в сумме 50 000 руб. Оплата услуг оценщика произведена через подотчетное лицо.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ И АВТОНОМНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ, ВЫДАННЫХ НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ
1. Понятие служебной командировки >>>
2. Виды командировочных расходов в бюджетных и автономных учреждениях >>>
3. Бухгалтерский учет в бюджетных и автономных учреждениях при выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет на командировочные расходы >>>
4. Принятие к бухгалтерскому учету в бюджетных и автономных учреждениях расходов на командировки >>>
4.1. Принятие к бухгалтерскому учету в бюджетных и автономных учреждениях расходов на проезд при оформлении электронного билета >>>
4.2. Бухгалтерский учет курсовых разниц при выдаче под отчет иностранной валюты в бюджетных и автономных учреждениях >>>
1. Понятие служебной командировки
Служебной командировкой является поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы по распоряжению работодателя на определенный срок (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В командировку могут направляться только работники, состоящие с учреждением в трудовых отношениях.
Отметим, что при направлении в поездку гражданина, работающего в учреждении на основании гражданско-правового договора, такая поездка командировкой не считается.
Не признаются командировками и служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.
Первичные документы, оформляемые при направлении работников
в командировку
| N формы | Код формы | Наименование формы |
| Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | |
| Т-9А | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку |
Особенности направления работников в служебные командировки определены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Подробнее об оформлении служебной командировки см. в Путеводителе по кадровым вопросам. Служебные командировки.
2. Виды командировочных расходов