ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Требования к оформлению делового отечественного письма
Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида применяют специальный бланк.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги формата А4 и формата А5 с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Установление стандарта на формуляр-образец, который определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Состав и расположение реквизитов на бланке письма должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.
Основной реквизит делового письма- текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет примерно 17см. Обычная строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее часто используемым форматом А4. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
- введение, в котором объясняются причины составления письма;
- основная часть, в которой излагается существо вопроса;
- заключение, в котором формулируется основная цель письма.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например: «Просим представить отчет об итогах работы за год».
Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу.
Если в письмах, оформленных на бланках формата А4, обязателен заголовок, то в письмах, оформленных на бланках формата А5, заголовок отсутствует.
В письмах-ответах на поступившее в организацию официальное письмо, обязательно должен быть заполнен реквизит «Ссылка на дату и индекс поступившего письма».
Служебное письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений, которые наделены правом подписи в пределах их компетенции. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Существует много разновидностей деловых писем: информационные, договорные, сопроводительные, гарантийные, письма- приглашения, письма- напоминания, письма- предложения, письма-просьбы, письма-подтверждения и др. Разновидность письма определяется содержанием его текста. Особое внимание следует уделить оформлению гарантийного письма. В нем, как правило, гарантируется оплата каких- либо услуг или товаров. Оно должно быть подписано руководителем организации и главным бухгалтером. Их подписи заверяются гербовой или круглой печатью. При подписании письма несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Пример оформления делового письма:
ООО «ЗАРЯ» Директору ЗАО «КОЛОС» ул. Семеновская, 32, А.Н.Миронову
г. Москва, 105318, ул. Остоженка, 15
Тел./факс 369-10-10, г. Москва, 142274
р/с 43506700000002553456
в ЦОУ ЦБ РФ г. Москва
15.02.2010 № 31/02-02
На №_______ от ________
О задержке поставки мебели
Сообщаем Вам, что обязательства по договору № 04 от 10.01.2010 о поставке мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек месяц назад.
Дальнейшая задержка поставки может привести к расторжению договора по совместной деятельности.
Мы рассчитываем, что Вы предпримите необходимые меры и сообщите нам о результатах.
Директор личная подпись П.П.Сомов
Коробова А.И.
543-67-54
Требования к оформлению международного делового письма
При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standartization, ISO).
Терминологию в области документации регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127- 1: 1983, ИСО 5127- 2:1983, ИСО 5127- 3: 1988). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов:
- форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);
- межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
- формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков, основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).
В приложении А ИСО 3535: 1977 даны следующие размеры полей и текстовой области: левое поле- 20мм; верхнее- 10мм; текстовая область для формата А4- 183x280мм, для формата А5L-183x135мм. При построении бланков международных писем межстрочный интервал рекомендуется делать равным 4,233мм; исходный горизонтальный шаг письма- 2,54мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали- на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72x2,54мм=183мм), разбитых на 8 колонок по 9 шагов.
Письма, используемые в международной практике, должны включать следующие реквизиты:
- сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д.;
- ссылка на индексы отправителя;
- дата;
- внутренний адрес (включает наименование получателя письма и его почтовый адрес);
- указание на конкретное лицо «К сведению»;
- вступительное обращение;
- заголовок;
- основной текст;
- заключительная формула вежливости;
- подпись;
- указание на приложение;
- указание на рассылку копий данного письма.
Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности.
Сведения на индексы отправителя и получателя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, 12 – номер дела.
Ссылка может иметь следующий вид:
Your referens (your ref.) RM/si;
Our referens (our ref.) TB/ap/175
Дата письма проставляется обычно в верхней части бланка. Стандарт ИСО 8601: 1998 рекомендует следующее цифровое оформление даты: год, месяц, день месяца, например: 2009.04.04.
Адресат (внутренний адрес) Почтовый адрес должен быть написан компактно. Название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения рекомендуется писать заглавными буквами. Строки адреса (6 строк максимум) должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30.
Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:
1. наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например: мистер, мисс, миссис, Его Превосходительство;
2. имя (имена), фамилия, приставка к имени (старший, младший);
3. занятия, функции;
4. пункт доставки: вид улицы, название улицы, номер подъезда, здания, этажа, квартира, название дополнительного адресного компонента, название села, местечка, деревни, региона, квартала, почтовый ящик и номер обладателя ящика и др.;
5. почтовый код или номер почтового маршрута, местность и наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6. название территории или провинции и/или название страны.
Пример написания адреса частного лица:
Mr. Costas MAVRIKIS
81 Pine Brook Dr
LARCHMONT N.Y. 10538
USA
Для написания полного почтового адреса юридических лиц используется следующие элементы:
1. название организации, например: Kodak Ltd, UNESCO;
2. указание на род деятельности или изделия;
3. название отдела или подразделения организации;
4. пункт доставки;
5. почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6. название территории или провинции и/или название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, а затем почтовый адрес, например:
Continental Supply Company
3 12 Sixth Avenue
New York, N.Y. 11011
USA
Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже- название фирмы, затем почтовый адрес, например:
Mr. G.H.Black,Chairman,
A.Smith and Ch., Ltd.
London SWL 75 C
England
Если адресат мужчина, перед фамилией следует указывать сокращенно слово Mr. Перед фамилией указывают имя или инициалы, например:
Mr. Harold Brown
Если адресат женщина, то перед фамилией ставят сокращенное слово Msr. или слово Miss, например:
Mrs. Linda Jones
Miss G.Black
Когда фамилия лица, занимающего определенную должность, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:
The Chairman,
A.Smith & Co., Ltd A.
Если известны и фамилия и должность адресата, то адресат обозначается следующим образом:
G.H.Black,
Chairman, A.Smith & Co., Ltd
Артикль перед названием в этих случаях не употребляется.
При написании почтового адреса выдерживается следующая последовательность: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны.
Указание на конкретное лицо «К сведению» используется, если письмо должно поступить конкретному лицу. Эта отметка помещается отдельной строкой под адресом. Например:
Attention: Mr. P.Cooper
Вместо фамилии может быть указана должность или название подразделения организации.
Вступительное обращение К организации в целом используется обращение: «Уважаемые господа».
После вступительного обращения ставится запятая в Англии, двоеточие - в США.
Заголовок к тексту письма представляет собой краткое его содержание.
Основной текст письма Текст писем состоит, как правило, из трех частей. После вступительного обращения следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения, затем излагаются детали. В завершающей части делаются выводы или дается оценка приведенной в письме информации.
Заключительная формула вежливости В качестве заключительной фразы в деловом письме к организациям используются фразы, которые можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш».
Подпись помещается обычно под заключительной формулой вежливости. Сначала указывается фамилия лица, подписавшего документ, а потом указывается должность, например:
Yours sincerely
G.H.Black
Manager
Отметка о наличие приложений располагается в нижнем левом углу под подписью и состоит из слова «Enclosure», например:
2Enclosures
Указания на рассылку копий письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» и название фирмы, которой выслана копия, например:
с.с. Messers Paul and Jackson Ltd., Lawyers
Постскриптум допускается как дополнительная информация после подписания делового письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами Р.S., после того, как приписка завершена, ставится еще раз подпись.
Если текст письма переносится на вторую страницу, то на ней в верхнем правом углу (1см от верхнего края) ставится отметка:
Continuation Sheet No…
Пример оформления делового международного письма:
| RIVER BANK HOUSE 67, UPPER THAMES STREET, London, EC 4 V 3AH Your ref: RM/si Our ref:TB/ap/175 Telephone: 01 248 2217 (30lines) Fax 012482216 Mr R. Morrison P. Marlow&CO. LTD 17 May 2010 21 Bird Street London E1 6 TM Dear Mr. Morrison Order 345 Unfortunately we have not received the computers «OPTIMA 133» which were a part of this order yet. We would be grateful if you could deliver these as soon as рossible or refund our money. We look forward to hearing from you. Do not hesitate to call us. Yours sincerely Thomas Barker T. Barker Manager Encl. Order 345 Carbon copy M. Pryor |
Перевод данного письма:
РИВЕР БАНК 67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ
Ваш номер: RM/si Лондон, ЕС 4 V 3AH
Наш номер ТВ/ар/175 Телефон: 01 2482217 (30 линий)
Факс 012482216
Господину Моррисону 17 Мая 2010
П. Марлоу&К. Лтд.
21 Берд Стрит
Лондон Е1 6 ТМ
Уважаемый г-н Моррисон
О заказе №345
К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры
«ОПТИМА 133», которые являются частью нашего заказа.
Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить
Как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните
Полученные от нас деньги.
Ждем Вашего ответа.
Вы можете позвонить нам в любое время.
Искренне Ваш
Томас Баркер (подпись)
Т. Баркер
Управляющий
Прил. Копия заказа 345
Копия М. Пайеру