Prоtocol: TCP or UDP (Протокол: TCP или UDP). 15 глава

Управление сетевой презентацией. В начале сетевой конференции ее ведущий (основной разработчик презентации) является единственным человеком, управ­ляющим презентацией, в то время как другие участники могут лишь смотреть текущий документ. Чтобы разрешить участникам вносить изменения в презентацию, необходимо включить режим совместной работы. Такой режим можно отключить в любое время. После отключения режима совместной работы другие участники больше не смогут вносить изменения, но им будут видны все действия.

Когда режим совместной работы включен, каждый участник конференции может временно брать на себя права управления и изменения презентации. Если презен­тацией в данный момент управляет какой-то участник собрания, другие пользова­тели не могут пользоваться курсором (причем не только в презентации, но и в любом другом приложении). Рядом с указателем мыши показаны инициалы человека, управ­ляющего презентацией в данный момент.

Приглашение участников на текущую конференцию. В любой момент на уже идущую конференцию можно пригласить новых участников. Однако на компью­терах участников, приглашенных на незапланированную сетевую конференцию, должно работать приложение NetMeeting, иначе они не увидят приглашения.

Подключение к сетевой конференции. Пользователь, приглашенный на сетевую конференцию, получает сообщение, предлагающее принять участие в будущем или текущем собрании с указанием даты и времени его проведения. Когда пользова­тель принимает приглашение, на экране его компьютера появляется панель инст­рументов Собрание по сети и отображается совместно используемая презентация.

Совместная работа в сетевой конференции. В ходе сетевой конференции можно совместно использовать приложения и документы, участвовать в обсуждении, обме­ниваясь текстовыми сообщениями, передавать файлы и работать на общей элект­ронной доске. При совместной работе участники могут просматривать и изменять презентацию.

Если во время сетевой конференции режим совместной работы отключен, в каждый момент времени только один человек может изменять презентацию, но в обсуж­дении и в работе с общей электронной доской могут одновременно участвовать несколько пользователей. Совместно используемый документ и приложение, в котором он создан, должны быть открыты только на компьютере организатора (ведущего) сетевой конференции.

Совместная работа над исходными документами, использующимися в презента­ции (тексты, таблицы, диаграммы, изображения), организуется в соответствии с правилами, установленными для родительских приложений. В целом, применяются методы, определяемые протоколами операционной системы Windows, сетевыми протоколами Интернет/интранет или локальной сети (например, Ethernet).

Во всех приложениях Microsoft Office такая совместная работа над документами в режиме реального времени предусмотрена изначально. Кроме того, возможна сов­местная работа над документами в автономном (не сетевом, off-line) режиме. В этом случае предусмотрены средства сохранения и идентификации всех правок, вне­сенных каждым пользователем.

15.4. Управление воспроизведением презентаций

Презентации на экране

 

Средства оформления документов PowerPoint позволяют сделать электронную презентацию цельной и привлекательной. Управляя сменой слайдов, временем их показа, демонстрируя видеоклипы, воспроизводя звук, применяя анимацию, используя гиперссылки, можно существенно разнообразить презентацию.

Презентация перед аудиторией. Если презентация PowerPoint проходит в поме­щении с использованием монитора или проектора, с помощью Мастера проекто­ров можно регулировать разрешение экрана, соответствующее используемой про­екционной системе.

Автономная презентация. В большинстве случаев автономная презентация при­меняется для автоматического показа на стенде фирмы во время выставки или конференции. При этом средства управления недоступны для зрителей, что необ­ходимо для защиты от несанкционированного доступа. Обычно после завершения автономная презентация запускается повторно.

Сетевая конференция. Тесная интеграция программ Microsoft NetMeeting и PowerPoint позволяет в режиме реального времени совместно использовать пре­зентацию и обмениваться сведениями с людьми, даже находящимися в других горо­дах и странах. В ходе сетевой конференции совместно используются программы и документы, происходит обмен файлами, а также голосовыми и текстовыми сооб­щениями.

При совместной работе участники могут просматривать и изменять презентацию. Если во время сетевой конференции режим совместной работы отключен, в каж­дый момент времени только один человек может изменять презентацию, но в обще­нии и в работе на общей электронной доске могут одновременно участвовать несколько пользователей.

Вещание презентации. Вещание презентации, включая видеоклипы и звук, может осуществляться через Интернет. Вещание обычно применяют на собрании акцио­неров фирмы или для проведения презентаций перед виртуальной аудиторией. С помощью приложения Microsoft Outlook или другой почтовой программы назна­чают начало вещания так же, как любой другой сетевой конференции. Презента­ция сохраняется в формате HTML, поэтому все, что нужно пользователям для ее просмотра, — это броузер Microsoft Internet Explorer версии 4.0 или более поздней. Если какой-либо пользователь пропустил вещание или если вещание требуется заархивировать, презентацию можно записать и сохранить на Web-сервере с воз­можностью последующего воспроизведения.

Презентации в Интернете

 

Новую презентацию можно создать специально для использования в Интернете, а затем опубликовать, сохранив как Web-страницу. Опубликование презентации заключается в создании ее копии в формате HTML и размещении полученного файла на одном из Web-серверов Интернета. Копии одной презентации можно публиковать в разных местах. При этом по выбору автора публикуется презента­ция целиком, произвольная часть показа, один или несколько слайдов.

Просматривать презентацию можно непосредственно в PowerPoint, либо, если она сохранена в формате HTML, в броузере Internet Explorer версии 4.0 или более позд­ней. В любом случае показ презентации осуществляется в полноэкранном режиме без отображения элементов окна броузера. Поскольку переход между слайдами является важным элементов презентации, в формате HTML автоматически вклю­чается панель перехода, отображающая область структуры.

Печать на прозрачных пленках, бумаге и 35-мм слайдах

 

В презентациях, которые ориентированы на доклад перед аудиторией с помощью оптических проекторов, рекомендуется использовать прозрачные пленки, получа­емые при печати слайдов в черно-белом или цветном режиме. Такие слайды могут иметь альбомную или портретную ориентацию.

Презентацию можно подготовить с таким расчетом, чтобы она одинаково хорошо смотрелась на экране в цвете и на распечатках (в оттенках серого или в черно-белом режиме), сделанных на лазерном принтере. Перед печатью в черно-белом режиме можно посмотреть, как будут выглядеть распечатки. Печать на 35-мм слай­дах позволяет добиться высокого качества и предпочтительна для важных презен­таций, имеющих высококачественные цветные иллюстрации.

Заметки, выдачи и структуры

 

Для улучшения восприятия презентации аудитории можно раздавать так называ­емые выдачи — два, три или шесть уменьшенных эскизов слайдов, распечатанных на одной странице. В некоторых случаях можно распечатать заметки докладчика. При работе над презентацией можно распечатать ее структуру, включая заголовки слайдов и основные пункты. Кроме того, можно отправить слайды и заметки в Microsoft Word, чтобы подготовить их к печати средствами текстового процессора.

Средства управления показом презентации

 

Презентация запускается либо непосредственно из PowerPoint, либо с Рабочего стола стандартными для интерфейса Windows способами. Для автономного про­смотра используются: специальное средство просмотра, поставляемое в комплекте PowerPoint, броузер Internet Explorer 5 для отображения презентаций в формате HTML.

Любому слайду презентации может быть присвоено свойство «скрытый», то есть запрет на показ во время данного просмотра. Это свойство можно изменить в ходе презентации с помощью меню управления переходом.

В ходе презентации с помощью средства Перо можно рисовать знаки и писать тек­стовые заметки на слайдах. Если во время сетевой конференции включен доступ всех участников, любой из них может воспользоваться данным средством.

Указатель мыши может быть скрыт во время демонстрации слайдов. По умолчанию он отображается, но автоматически скрывается, если не задействован в тече­ние 15 секунд.

В процессе показа слайдов можно создать отдельный список действий (для каж­дого слайда), который по окончании презентации помещается на автоматически создаваемый последний слайд. Такое средство позволяет учитывать изменения, вносимые докладчиком или рекомендованные аудиторией. Также в ходе презен­тации можно вводить заметки и замечания докладчика, которые автоматически присоединяются к нужному слайду.

Во время показа слайдов в полноэкранном режиме рекомендуется использовать сочетания клавиш, управляющих демонстрацией. Полный список команд управ­ления отображается после нажатия клавиши F1 во время показа.

Средство просмотра презентаций

Средством просмотра называется программа, используемая для показа слайдов на компьютерах, где не установлено приложение Microsoft PowerPoint. С помощью Мастера упаковки средство просмотра помещается на диск с презентацией. Затем на другом компьютере презентация распаковывается вместе со средством про­смотра и запускается показ слайдов. Кроме того, можно создавать список воспро­изведения, используемый средством просмотра для последовательного показа нескольких презентаций.

Такой список создается в любом текстовом редакторе и представляет собой обыч­ный текстовый файл (которому надо присвоить расширение.lst), где в отдельных строках указывается полный путь и имя каждого файла, предназначенного для показа. Некоторыми свойствами показа презентации можно управлять, используя параметры командной строки при запуске средства просмотра.

Практические советы от школы Карнеги

 

Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации. Ниже перечислены вопросы, кото­рым следует уделить особое внимание.

• Хорошо ли воспринимается доклад?

• Опираются ли основные моменты доклада на факты?

• Понятны ли рисунки и иллюстрации и относятся ли они к данной теме?

• Не используются ли термины и выражения, непонятные аудитории?

• Является ли завершение презентации запоминающимся?

• Получены ли ожидаемые результаты?

По возможности проведите несколько репетиций, используя новые идеи и способы подачи материала. Остановитесь на том способе, который вам больше нравится. Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том, что вы уложи­тесь ровно в отведенное время. При возможности отведите время для ответов на вопросы.

С точки зрения профессионала, проведение презентации следует считать приви­легией, которая требует высокой степени ответственности, однако в случае успеха предоставляет дополнительные возможности. С самого начала создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь.

Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты; выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга. Будьте искренним и найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию. Чтобы быть уверенным в понима­нии, интересуйтесь, не возникли ли у слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о ней и учтите их при подготовке следующей пре­зентации.

В ходе ответов на вопросы возникает много противоречий и сомнений, но они дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты. Вопросы, задан­ные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и позволяют лучше провести презентацию. Ниже приведено несколько советов по использованию воп­росов в ходе презентации.

• Сформируйте список вопросов и ответов, записывая вопросы, задаваемые из аудитории.

• Не отвлекайтесь на вопросы, задаваемые в ходе презентации. При ответе на вопросы не уходите от темы. Если ответ на вопрос занимает слишком много времени или он не интересен большей части аудитории, ответьте на этот вопрос после презентации.

• Перед ответами на вопросы скажите, каким количеством времени вы распола­гаете, а затем переходите к первому вопросу. Если ни у кого нет вопросов, задайте вопрос самому себе. Кроме того, можно заранее договориться с кем-либо о первом вопросе.

• Повторяйте вопросы, чтобы их услышал каждый слушатель. При необходимо­сти перефразируйте вопрос. Если ответ на вопрос неизвестен, лучше быть чест­ным. Попробуйте найти какой-нибудь способ связи с человеком, задавшим вопрос, чтобы дать ему ответ в будущем.

• По истечении времени, отведенного на вопросы, подведите итоги, сообщите об этом слушателям или завершите презентацию иным способом.

Практическое занятие

Упражнение 15.1. Быстрое создание презентации с помощью мастера автосодержания

Мин

 

Получено задание в кратчайшие сроки разработать и представить короткую пре­зентацию на тему «Преимущества электронной торговли» для демонстрации потен­циальным заказчикам торгового Web-узла.

1. Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск → Программы → Microsoft PowerPoint);

2. В открывшемся диалоговом окне PowerPoint установите переключатель Мастер автосодержания (если появление этого окна по умолчанию отключено, запус­тите мастер командой Файл → Создать и выберите в открывшемся окне пункт Мастер автосодержания).

3. В окне Мастер автосодержания щелкните на кнопке Далее.

4. В следующем окне выберите строку Общий доклад и щелкните на кнопке Далее.

5. На этапе выбора стиля презентации установите переключатель презентация на экране и щелкните на кнопке Далее.

6. На этапе выбора параметров презентации введите в окно заголовка название «Электронная торговля», в окне нижнего колонтитула повторите название. Щелкните на кнопке Далее, а потом — Готово.

7. На открывшемся рабочем поле в окне структуры выберите поочередно слайды с 5 по 9 и удалите их (клавиша DELETE). В презентации должно остаться четыре слайда.

8. Перейдите к первому слайду и введите собственное имя в качестве автора раз­работки вместо указанного по умолчанию.

9. Перейдите в окно слайда, выберите блок заголовка и с помощью инструментов панели управления задайте выравнивание текста по центру. Разместите с помо­щью мыши или клавиш управления курсором текстовый блок с заголовком в верхней части слайда, выше красной линии, выровняв его по центру относи­тельно горизонтали. То же самое проделайте с текстовым блоком с именем автора, но расположите его ниже красной линии.

10. Удалите с титульного слайда колонтитул установкой флажка (Вид → Колонти­тулы → Не показывать на титульном слайде).

11. Перейдите на второй слайд (в окне структуры или клавишей PAGEDOWN). Вместо заголовка «Введение» наберите текст Преимущества электронной тор­говли.

12. Перейдите к маркированному списку и введите вместо шаблонного текста сле­дующее содержание:

• Массовое обслуживание миллионов покупателей;

• Индивидуальный подход к каждому клиенту;

• Интерактивное общение с покупателем;

• Накопление информации о предпочтениях клиента;

• Снижение расходов покупателя и издержек продавца.

13. Выровняйте текстовые блоки по своему усмотрению.

14. Перейдите к третьему слайду. Введите заголовок Почему люди покупают товары в Сети. Удалите второй текстовый блок.

15. Выберите на панели инструментов инструмент Добавить таблицу и в интерак­тивном поле протягиванием задайте размер поля таблицы 5 × 2.

16. Заполните в таблице левый столбец следующими значениями (сверху вниз): Удобство оплаты; Удобство поиска; Приемлемые цены; Хороший выбор; Прочее. Заполните в таблице правый столбец следующими значениями (сверху вниз): 50%; 21%; 11%; 11%; 7%. Выберите протягиванием мыши правый столбец и с помощью кнопки По центру на панели инструментов задайте выравнивание по центру.

17. Перейдите к четвертому слайду. В поле заголовка введите текст Что покупают в Сети. Удалите второй текстовый блок.

18. Щелкните на кнопке Добавление диаграммы на панели инструментов. В поя­вившемся окне Презентация — Таблица данных в левом столбце введите следу­ющие тексты (сверху вниз): Компьютеры и комплектующие; Книги; Одежда; Музыка; Прочее. В ячейках с названиями кварталов замените их на значения: 1997;1998;1999; 2000.

19. В ячейках с данными введите следующие значения (сверху вниз, справа налево):

• 40, 20, 15, 5, 20;

• 38, 22, 15, 5, 20;

• 36, 24, 20, 7, 13;

• 35, 25, 20, 8, 12.

 

20. Перейдите к первому слайду. Выберите заголовок, щелчком правой кнопкой мыши откройте интерактивное меню, выберите в нем пункт Настройка анима­ции. Поставьте флажок в окне Объекты для анимации напротив строки Заго­ловок 1. В раскрывающемся списке в группе Выберите звук и эффект назначьте эффект Вращение. В раскрывающемся списке в группе Появление текста выбе­рите строку По словам. Щелчком на кнопке ОК закройте окно.

21. Откройте окно Смена слайдов (Показ слайдов → Смена слайдов). В группе Эффект выберите эффект по своему усмотрению. В группе Продвижение уста­новите флажок автоматически после и задайте время 10 секунд, снимите фла­жок по щелчку. Щелчком на кнопке Применить ко всем закройте окно.

22. Перейдите на последний слайд, выберите диаграмму, откройте окно Настройка анимации. На вкладке Видоизменения в диаграмме самостоятельно выберите эффекты анимации элементов диаграммы.

23. Вернитесь к первому слайду, запустите показ презентации (Показ слайдов → Начать показ) и проверьте демонстрацию слайдов. Исправьте при необходимо­сти ошибки. Сохраните презентацию на диске под именем E_Commerce.

 

► Мы научились создавать презентацию простыми и доступными средствами, вставлять таблицы, диаграммы, редактировать текст, применять эффекты анимации к объектам различного типа, управлять сменой слайдов при показе презентации.

 

Упражнение 15.2. Улучшение оформления презентации

Мин

 

Презентация на тему «Преимущества электронной торговли» в принципе одобрена руководством вашей организации и дано задание улучшить ее оформление.

1. Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск → Программы → Microsoft PowerPoint).

2. Откройте сохраненную презентацию E_Commerce (Файл → Открыть → Имя файла).

3. Находясь в обычном режиме, откройте диалоговое окно Фон (Формат → Фон). Установите флажок Исключить фон образца.

4. В группе Заливка фона в раскрывающемся списке выберите пункт Способы заливки. В открывшемся диалоговом окне Способы заливки перейдите на вкладку Градиентная. В группе Цвета установите переключатель заготовка. В раскры­вающемся списке Название заготовки выберите пункт Поздний закат. Щелч­ком на кнопке ОК закройте окно. В окне фон щелкните на кнопке Применить.

5. Перейдите ко второму слайду. Создайте другой фон, например Медь, спосо­бом, описанным выше.

6. На третьем и четвертом слайдах создайте фон, выполненный другими метода­ми: Текстура и Узор. Убедитесь, что выбранный фон хорошо выглядит на экране.

7. Перейдите на первый слайд. На панели инструментов WordArt щелкните на кнопке Добавить объект WordArt. В окне Коллекция WordArt выберите нужный стиль надписи и после щелчка на кнопке ОК в появившемся окне Изменение текста WordArt наберите текст заголовка презентации — Электронная торговля. Назначьте размер шрифта 66 пунктов. Щелчком на кнопке ОК закройте окно.

8. Удалите старый заголовок Электронная торговля и переместите на его место созданный объект WordArt. Назначьте новому заголовку эффект анимации Вра­щение.

9. Перейдите на второй слайд. Назначьте тексту, оформленному как нумерован­ный список, эффект анимации Вылет с параметрами: справа, Все вместе, по абзацам, 1-го уровня.

10. Перейдите на третий слайд. Выберите в таблице левый столбец, назначьте ему фон с градиентной заливкой на вкладке Заливка в окне Формат таблицы (Формат → Цвета и линии). Подобным образом оформите правый столбец.

11. Перейдите к четвертому слайду. Оформите фон диаграммы градиентной залив­кой (рис. 15.6).

 

Рис. 15.6. Диаграмма, оформленная градиентной заливкой

 

12. Сохраните презентацию под прежним именем (E_Commerce).

 

► Мы научились оформлять презентацию различными методами: изменением фона, зали­вок объектов, применением объектов WordArt и прочими. Мы оформили различными эффектами анимации объекты разного типа для улучшения восприятия презентации.

 

Упражнение 15.3. Подготовка и печать выдач

Мин

 

Ваше руководство в восторге от подготовленной вами презентации на тему «Пре­имущества электронной торговли» и просит подготовить выдачи для раздачи мене­джерам.

1. Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск → Программы → Microsoft PowerPoint).

2. Откройте сохраненную презентацию Е_Соmmеrсе (Файл → Открыть → Имя файла).

3. На панели инструментов щелкните на кнопке Просмотр в оттенках серого.

4. Просмотрите все слайды. Очевидно, что на третьем и четвертом слайдах неко­торые объекты читаются неразборчиво. Выберите все ячейки таблицы, щелк­ните правой кнопкой мыши и в интерактивном меню укажите пункты Черно-белый → Оттенки серого. Таким же образом оформите диаграмму на четвертом слайде.

5. Откройте образец выдач (Вид → Образец → Образец выдач).

6. На панели инструментов Выдачи щелкните на кнопке Показать размещение при четырех слайдах на странице.

7. На странице в области верхнего колонтитула введите фамилию автора презен­тации.

8. С помощью средства WordArt вставьте в центр страницы заголовок Электрон­ная торговля.

9. Вставьте подходящий рисунок из коллекции ClipArt (Вставка → Рисунок → Кар­тинки) и поместите его на задний план под текст заголовка.

10. Щелчком на кнопке Закрыть на панели инструментов Образец закройте обра­зец выдач.

11. Откройте диалоговое окно Печать (Файл → Печать). В раскрывающемся списке Печатать выберите пункт Выдачи. Установите флажок оттенки серого.

12. По указанию преподавателя распечатайте выдачи на принтере (по возмож­ности). Если такой возможности нет, распечатайте выдачи в файл PostScript (по решению преподавателя), преобразуйте его с помощью программы Adobe Acrobat Distiller в документ формата PDF, откройте и просмотрите его с помо­щью программы Adobe Acrobat Reader.

 

► Мы научились готовить выдачи для представления презентации в печатном виде. Мы научились преобразовывать цветовые схемы слайдов с учетом особенностей печати на черно-белых устройствах вывода.

 

Глава 16. Групповая разработка документации

16.1. Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места руководителя

 

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функ­ции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.

Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функ­ции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользо­вателя. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу систем управления ходом работ (workflow management).

Так как программа ориентирована на применение в корпоративных сетях, она отно­сится и к категории workgroup management, то есть является средством организа­ции групповой работы. Необходимо подчеркнуть, что полноценное использова­ние всех средств Outlook возможно только при работе в сети под управлением операционной системы Windows NT и при наличии приложения Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном компьютере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут недоступны.

Если подойти к настройке Outlook с ответственностью, не пожалеть времени на заполнение первичных данных и настройку инструментов, усилия многократно окупаются, причем программа поможет справиться не только с организацией слу­жебных, но и личных дел. К примеру, она может напоминать о знаменательных датах в жизни родных и близких, с которыми их желательно вовремя поздравлять, а также подсказывать адреса и телефоны друзей.

Для решения обширного круга задач по планированию и организации работы Outlook имеет следующие функциональные элементы:

 

 

Все перечисленные элементы способны непосредственно взаимодействовать друг с другом, так как по сути дела представляют собой набор фильтров единой базы данных Outlook. To есть, вся информация хранится в одном массиве, работа с кото­рым происходит на основе определенного набора полей, характерного для данной функции. Физически не существует папок Календарь, Дневник и прочих. Все это логические, а не физические структуры. Это важно знать, если необходимо пере­нести данные из Outlook на другой диск или компьютер. Стандартными средствами Outlook, Office или Windows такую операцию выполнить невозможно. Но суще­ствуют специальные служебные средства, позволяющие выполнить перенос дан­ных и даже преобразовать их в другие форматы.

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с документами, разра­ботанными в других программах Microsoft Office таким образом, чтобы автомати­чески отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхрониза­ция версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.

16.2. Основные компоненты Microsoft Outlook

Календарь

 

Календарь — это электронный аналог настольного перекидного календаря, имею­щий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию каждые сутки в кален­даре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентирован­ных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распо­рядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автома­тически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или сред­ствами электронной почты.

 

Рис. 16.1. В компоненте Календарь отображаются мероприятия и задачи

 

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуаль­ном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми кон­ференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находя­щимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автомати­чески.

Организатор задач

 

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие ука­зать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.