Хорошо не просто там, где нас нет, а где нас никогда и не было!
Из законов Мэрфи
Тема мероприятия играет, конечно, важнейшую роль в привлечении участников. Однако и место проведения не менее важно.
При его определении нужно учитывать следующие обстоятельства.
Выбор места проведения крайне важен, потому, что уже с подъездных путей и парковки у всех участников начинает формироваться отношение к мероприятию. Вся ваша замечательная программа не будет по достоинству оценена участниками, если она реализуется в заштатном зале с ободранными креслами. Более того, ваши докладчики вряд ли согласятся иметь с вами дело в будущем после выступления в таком помещении.
В этом отношении примечательно, как еще в советские времена приезжие люди посещали кафе и рестораны в Прибалтике. Обычно никто не вспоминал о том, какая там кухня, какие блюда, но все отмечали, какие там замечательные интерьеры, какой высокий уровень обслуживания.
Всегда было интересно совместить толковое (по программе) мероприятие с посещением какого-то необычного места.
Так, например, лет 20—30 назад поражало и привлекало новизной проведение конференции на круизном теплоходе. Сейчас уже никого не удивишь конференцией, которую проводят на борту теплохода, идущего по маршруту Санкт-Петербург — Валаам — Кижи или Москва — Нижний Новгород. Тем не менее, это по-прежнему может оказаться неплохим вариантом.
Разыскивайте необычные места проведения. Это всегда повышает интерес потенциальных участников.
При этом нет ничего хуже, чем бороться с конкурентами, постоянно пытаясь сделать мероприятие просто лучше, чем они. В результате вы всегда будете плестись в хвосте и отставать. Противник ведь тоже не стоит на месте. Нужно делать мероприятие другим, непохожим, нестандартным.
Разумеется, чтобы найти такие нестандартные решения, нужно постоянно общаться с клиентами, выяснять их потребности и запросы. Что-то они смогут подсказать для того, чтобы вы смогли выйти на уровень исполнения их пожеланий. Однако не следует на этом уровне останавливаться, нужно искать такие решения, которые удивят и покорят клиентов своей необычностью и по этой причине сделают вас неотразимым.
Мероприятие можно организовать не только в родном городе, но и во множестве других интересных мест. Это может быть курорт или какое-то место, представляющее просто туристический интерес. Можно провести мероприятие за рубежом.
Пример из жизни
В Финляндии, недалеко от российской границы, находится великолепно организованный конгресс-центр (www.haikko.fi), включающий гостиницу, множество залов для заседаний различной вместимости, рестораны и другую необходимую инфраструктуру. Все это расположено достаточно удаленно от городов, в живописнейшем месте, окружено лесами. Рядом протекает форелевая речушка, имеется прокат рыболовецких снастей вроде спиннингов. Чем плохо вывезти участников туда?
Если же вы все-таки решили остаться дома, то нужно учитывать следующее.
Во-первых, чем серьезнее, солиднее мероприятие, тем большим статусом должно обладать место его проведения. Международный симпозиум не организуешь на задворках. Однако следует учитывать, что уровень места проведения непосредственно связан с его стоимостью.
Во-вторых, выбор места зависит от длительности мероприятия. Если оно рассчитано на несколько дней и вы ожидаете много иногородних участников, то целесообразно поселить всех в одном отеле и проводить заседания там же. Вы сэкономите на транспорте (не будет необходимости возить участников из гостиниц к месту заседаний) и обеспечите участникам хорошие возможности для неформального круглосуточного общения в «кулуарах». Эта форма работы на конференции, кстати, еще более важна порой, чем официальные заседания.
Особенно удобно, если отель окажется загородным. Легче сохранить участников в аудитории (а то, ведь, есть общая закономерность — наибольшее число участников в зале собирается в самом начале, затем их количество начинает постепенно убывать, иногда с весьма большой скоростью). Вы всегда будете чувствовать себя неловко перед докладчиками, которые останутся одни в пустом зале. Загородные отели хороши еще и тем, что там можно обеспечить интересный активный отдых для всех участников.
Выбирая отель, обратите внимание на уровень цен и возможность их обсуждения, на условия предоплаты при бронировании мест, на расположение относительно основных городских достопримечательностей и места проведения (если оно находится вне отеля). Стоит убедиться в том, что все номера являются идентичными, потому что плохо, если участники заметят существенную разницу при равной цене.
В-третьих, выбирая зал, сопоставляйте его вместимость с предполагаемым числом ваших участников. Например, 200 человек (хороший результат для деловой конференции), посаженные в зал, который рассчитан на 1 тыс. мест, будут создавать впечатление, что мероприятие провалилось. Зал будет выглядеть пустым.
Кроме того, большое количество людей, сидящих далеко друг от друга, не позволит создать в зале нужную деловую атмосферу, достичь состояния единства.
Следует также учитывать, что в большинстве существующих залов используются обычные кресла, расставленные по театральному принципу, т. е. столов, даже откидных, не имеется. Более того, кресла часто жестко закреплены, и даже за счет уменьшения общего числа посадочных мест столы перед креслами не разместить. В то же время участники конференций обычно делают какие-то пометки на бумаге либо все чаще используют персональные компьютеры типа note-book, т. е. нуждаются в столах.
Поэтому составляйте базу данных о подходящих местах, включая туда сведения о количестве залов, плане помещений, числе мест, типовой стоимости, руководителях, возможностях проведения банкетов, парковке и т. п.
Я не зря упомянул о необходимости знать количество залов — возможно, вам придется проводить параллельно несколько заседаний. Кроме того, всегда нужно не забывать, где можно осуществить регистрацию участников, провести кофе-брейк, разместить перед началом заседания Оргкомитет и VIP-персон, провести пресс-конференцию и решить другие подобные задачи, требующие отдельных помещений.
Всегда производит хорошее впечатление, если имеется несколько уютных холлов или изолированных помещений для неформального общения участников. Довольно часто может понадобиться площадка возле залов для заседаний, где размещается небольшая выставка по теме мероприятия.
Старайтесь чаще использовать одни и те же площадки — легче будет договариваться о скидках на правах постоянного клиента.
Выбор места проведения тесно связан со временем проведения. Хорошие залы часто бывают занятыми. Не факт, что в выбранное вами время нужный зал окажется свободным или не на текущем ремонте.
Еще один важный фактор при выборе времени связан с конкурентной средой. Всегда есть довольно высокая вероятность, что в выбранные вами сроки где-то проводится аналогичное мероприятие, которое «оттянет» на себя многих нужных людей.
Хорошо, если планируемое мероприятие будет приурочено к какому-либо отраслевому, региональному или федеральному событию (в зависимости от масштабов мероприятия).
Пожалуй, облик нашего мероприятия приобрел вполне четкие контуры. Безусловно, при составлении концепции мероприятия можно использовать и другую структуру, отличающуюся от описанной. В зависимости от обстоятельств можно по-иному расставлять акценты. Для примера в приложении 1 приведена структура концепции конференции, которая разрабатывалась для решения вполне конкретных государственных задач.
В любом случае после составления концепции мероприятия необходимо переходить к работе по его реализации. Однако без плана такой работы не выполнить. Даже Алиса (из Страны Чудес) хорошо знала силу плана. Пора этим заняться и нам.