документов бухгалтерского учета и отчетности




по обеспечению сохранности, оформлению и описанию

 

 

Законодательством Российской Федерации предусмотрена обязанность организаций самостоятельно обеспечивать сохранность образующихся в их деятельности документов.

Порядок организации и хранения бухгалтерских документов регламентируется целым комплексом нормативных документов, положения которых не всегда учитываются бухгалтерами-практиками.

Задача «Методических рекомендаций по обеспечению сохранности, оформлению и описанию документов бухгалтерского учета и отчетности» оказать помощь работникам бухгалтерии в решении вопросов организации делопроизводства и архивного дела.

Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются:

1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 23.07.1998, 28.03.2002, 31.12.2002, 10.01.2003, 28.05.2003, 30.06.2003) (далее - Закон № 129-ФЗ).

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

3. Инструкция по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н).

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР.

5. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в редакции от 13.06.1996, 24.05.1999, 07.08.2001, 21.03.2002, 31.10.2002, 27.02.2003, 24.022004, 06.04.2004).

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003) (далее – Перечень).

7. Основные правила работы ведомственных архивов М., 1986 (далее - Правила).

 

Составление номенклатуры дел

 

Эффективная реализация деятельности организации во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов, а также соответствующая отчетность, в том числе в денежном выражении. Решение этих важных задач, как правило, возлагается на бухгалтерию.

Для того чтобы быстро найти тот или иной документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится. Поэтому каждое структурное подразделение должно иметь номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерии.

Номенклатура дел имеетстрого установленную форму и пять обязательных граф (Приложение № 1).

 

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Приме-чание
         

 

Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.

Графа 1. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс. Который состоит из индекса структурного подразделения (это порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 03-16, где 03 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия), 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией).

Так как в течение года могут создаваться новые дела целесообразно в конце каждого раздела предусматривать несколько резервных индексов (обычно два или три).

Поэтому, если образуется дело, не включенное в номенклатуру бухгалтерии, следует не издавать приказ, а напротив резервного индекса написать ручкой заголовок дела, срок его хранения.

Графа 2. «Заголовок дела (тома, части)».

Порядок расположения заголовков дел внутри раздела номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Дела бухгалтерии обычно распределяются в следующей (примерной) последовательности:

- документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;

- документы по организации бухгалтерского учета;

- документы по организации бухгалтерской отчетности;

- документы по организации расчетов организации с юридическими и физическими лицами;

- прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Заголовки дел должны четко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов дела. Заголовок дела всегда начинается с названия разновидности документов (план, отчет, договоры и т.д.) или вида дела (журнал, дело и т.п.).

Например: «Договоры о материальной ответственности», «Журнал учета основных средств (зданий, сооружений)».

В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, обязательно включаются сведения о периоде (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчеты), так как от этого зависит срок их хранения.

Например: «Годовой бухгалтерский отчет».

Если в дело планируется помещать разные виды документов по одному вопросу, то заголовок дела начинается со слова «документы», а в конце заголовка, в скобках, необходимо указывать основные разновидности документов, помещенные в дело.

Например: «Документы о проведении инвентаризации (описи, ведомости, журналы и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу(ам) она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с органами местного самоуправления по вопросам финансирования».

Не допускается составление «глухих» (неконкретных) заголовков дел (т.е. не раскрывающих содержание и состав документов)

Например: « Разные документы», «Общая переписка», «Документы к руководству», «Взаимная переписка с внешними организациями», «Входящая (исходящая) документация»

Не разрешается подменять в заголовке дела вид документа названием функции или организации

Например: «Кредитование», «Налогообложение», «Банк».

В номенклатуре дел не должно быть литературно-неграмотных заголовков.

Например: «Инструкции и правила (наши и старые)», «Основные руководящие документы по налогообложению».

Запрещается объединять в один заголовок документы постоянного и временного сроков хранения, а также документы с разными сроками хранения (3, 5 лет и т.д.). Исключение составляют случаи при которых необходимо документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещать в одно дело, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Графа 3. «Количество дел (томов, частей)». Заполняется только по окончании календарного года, так как нельзя спрогнозировать объем документов в начале года.

Графа 4. «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по Перечню». Указывают срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, размещенный в БД «Консультант плюс». Наиболее распространенные виды документов, образующиеся в деятельности бухгалтерии, представлены в Приложении № 2.

Отметим, что в соответствии с Федеральным законом № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Графа 5 «Примечание». Проставляют отметки о заведении дел, о ведении дел в электронном виде (т.е. БД), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

 

Формирование дел

 

Хранение бухгалтерских документов организации должно осуществляться в соответствии с определенными правилами. Соблюдение этих правил позволяет прежде всего предотвратить утрату (хищение), порчу (повреждение), а также несанкционированный доступ к содержащейся в бухгалтерских документах информации.

Общие правила формирования документов в дела:

1. В дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом.

2. Распределение документов в дела производится в точном соответствии с номенклатурой дел.

3. Группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением дел, групп документов, период формирования которых по тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом.

4. Группировка документов одного вида (одного и того же функционального назначения) с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.

5. В дело помещается только один (подлинный) экземпляр документа. Исходящие документы, а также документы, подлежащие возврату, помещаются в дела в копиях.

6. Факсограммы, телеграммы и иные аналогичные документы помещаются в соответствующие дела на общих основаниях.

7. Не допускается помещать в дела:

- лишние (дублетные), а также черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);

- сброшюрованные документы (последние хранятся отдельно).

8. Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения) формируется в дела по отчетным периодам и (или) по адресатам. Приложения к отчетным документам помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.

9. Организационно-распорядительная документация бухгалтерии (положения, должностные инструкции, инструкции по видам деятельности и т.п.), утвержденная (введенная в действие) постановлениями, решениями, приказами и т.д. и являющаяся приложением к последним, формируется в дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них). Утвержденные в качестве самостоятельного документа положения, инструкции и другие, утвержденные в качестве самостоятельного документа, формируются в дела отдельно от соответствующих постановлений, приказов и т.п.[1]

10. Письменные управленческие решения по вопросам бухгалтерской деятельности - приказы, распоряжения, указания оперативного характера, директивные письма и т.п. - формируются в дела с учетом их общего количества и функционального назначения.

11. Утвержденные документы по планированию бухгалтерской деятельности (программы, планы, графики и т.п.) формируются в дела отдельно от их проектов. Приложения к документам по планированию помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.

12. Сметы, лимиты, списки, перечни, расчеты-обоснования и иные аналогичные документы, как правило, формируются в отдельные дела, а в том случае, если их количество в течение календарного года незначительно - объединяются в одном деле с учетом их функционально-логической взаимосвязи.

13. Лицевые счета работников (ведомости по начислению заработной платы, карточки-справки) целесообразно группировать по алфавиту, при этом в зависимости от количества фамилий, начинающихся на одну и ту же букву, они алфавитизируются до трех букв.

14. Просьбы, предложения, заявления и жалобы физических лиц (граждан), а также все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от письменных обращений юридических лиц (органов управления (власти), предприятий, учреждений, общественных организаций).

15. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине «корешка» не более 4 сантиметров.

После завершения дел в делопроизводстве и при подготовке их к передаче в архив проводится экспертиза ценности документов.

 

Экспертиза ценности документов

 

Экспертиза ценности документов - это изучение содержания документов для установления сроков хранения, их отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности проводится специалистами бухгалтерии ежегодно на основе Перечня и номенклатуры дел в целях:

- отбора документов постоянного и временного хранения с отметкой «ЭПК» для подготовки к передаче в государственный или муниципальный архив;

- отбора документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению;

- выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых, истекли.

При проведении отбора документов для постоянного хранения экспертиза ценности дел проводится не только на основании перечней документов и номенклатуры дел организации, но и путем полистного просмотра дел. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

При обнаружении в ходе проведения экспертизы ценности дел документов без подписи, даты, номера и других реквизитов, придающих документу юридическую силу, необходимо провести их восстановление.

В бухгалтерских документах организации не должно быть никаких подчисток и помарок.

Обращаем внимание, что обстоятельством, обеспечивающим достоверность содержания бухгалтерских документов, является исключительно жесткая регламентация порядка исправления ошибок в указанных документах. Указанный порядок закреплен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. № 148н (в ред. Приказа Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н) и предполагает что:

- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";

- ошибочная запись, обнаруженная до момента представления баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;

- ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

Особое внимание следует уделять делам с пометкой «ЭПК». Они также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов имеющих историческую ценность и подлежащих постоянному хранению.

 

Оформление дел

 

Следующим этапом подготовки дел к передаче в архив является их техническое оформление.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- оформление реквизитов обложки дела.

Подшивка и переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола, хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата, должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и/или художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста. Эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело или формируются в папку с клапанами.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок; гребеночной и обжимной переплетных машин. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

Количество листов в деле не должно превышать 250 листов, однако, как показывает практика, при подшивке дела (вместо переплета) количество листов не должно превышать ста.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции.

Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (например, табуляграммами в карточке-справке) нумеруется, как один лист, однако если к карточке-справке табуляграммы приклеены не полностью (одним уголком), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий (например, лицевые счета) составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно Приложению № 3.

Внутренняя опись обязательно составляется в делах, документы которых не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Заверительная надпись дела или лист-заверитель

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 4) или на чистом листе, подшитым в дело. Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и др.;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями (например, табуляграммы) и количество вложенных в них листов;

- номера поврежденных листов;

- номера листов с затухающим текстом и т.п.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

оформление реквизитов обложки дела

На обложке дела указываются: наименование организации; структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (Приложение № 5).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в круглых скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения - в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации;

- дата дела - указываются годы заведения и окончания дела.

- количество листов в деле проставляется на обложке дела и соответствует количеству листов, указанному в листе-заверителе.

Реквизит «срок хранения дела»: на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно», на делах по личному составу - «Хранить 75 лет».

По результатам экспертизы ценности документов и после проведения технической обработки дел составляются:

- описи дел постоянного хранения и по личному составу. Примерный состав документов постоянного хранения отражен в Приложении № 6, в Приложении № 7 документы по личному составу, образующиеся в бухгалтерии (выделены жирным шрифтом);

- акты о выделении к уничтожению (Приложение № 8).

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации.

В процессе текущего хранения должна быть надежно обеспечена сохранность дел (документов) бухгалтерской службы от повреждения, хищения, утраты и уничтожения. С этой целью в распоряжение бухгалтерской службы предоставляются надлежащим образом оборудованные места хранения со средствами хранения, а также средствами обеспечения сохранности дел (документов).

В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В состав комиссии могут входить также представители следственных органов, органов пожарного надзора и др.

 

Изъятие бухгалтерских документов

 

Порядок изъятия документов определен Законом № 129-ФЗ п. 8 ст.9 «…Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия…».

Факт изъятия подлинных документов (отдельных или в составе дел) удостоверяется актом или протоколом изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Акт (протокол) подписывается руководителем предприятия (главным бухгалтером) и представителем органа, проводящего изъятие.

В акте (протоколе) указывается, по чьему требованию и разрешению производится изъятие документов (с перечислением последних). Главный бухгалтер или - по его поручению - другое уполномоченное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия.[2]

При смене руководителя организации, работников бухгалтерии наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в архиве организации, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в акте приема-передачи документов при смене руководителя (специалиста) (Приложение № 9).

Ответственность за нарушение порядка хранения



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-16 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: