Работник и работодатель вправе договориться о любой продолжительности отпуска без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). В отдельных случаях законом устанавливается предельный срок отпуска. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).
Однако возможны ситуации, когда соглашения о сроке отпуска достичь не удается. В этом случае работодателю нужно знать, что некоторые категории работников вправе требовать отпуск определенной продолжительности в силу закона. Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала.
Если работник относится к таким лицам, то отпуск придется оформить. Работодатель сможет отказать только в увеличении времени отдыха сверх установленной законом продолжительности.
Например, в связи с рождением ребенка работник написал заявление на предоставление ему отпуска без сохранения заработной платы. В силу абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ он может рассчитывать на пять календарных дней. Большая продолжительность допускается только по соглашению с работодателем (ст. 128 ТК РФ).
Ситуация из практики. Можно ли предоставить отпуск без сохранения заработной платы на несколько часов?
Да, но это может повлечь трудности для работодателя.
По общему правилу отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в календарных днях (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Однако на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ работник и работодатель самостоятельно согласовывают продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.
Если стороны придут к соглашению о предоставлении отпуска в часах, то у работодателя может возникнуть риск неправильного перевода часов отпуска в полные календарные дни и учета этих часов при подсчете стажа работника. В соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Если работодатель согласен предоставить работнику на основании его заявления отпуск в часах, необходимо:
1) издать приказ о дополнении унифицированных форм учетных документов дополнительными реквизитами:
- формы N Т-6 - дополнительными строками в п. "Б" и п. "В" для отражения количества часов отпуска и периода нахождения в отпуске:
Б.
...
на ┌─────────────┐ часов
│ │
└─────────────┘
с "___" часов по "___" часов.
В.
...
Всего отпуск на ┌─────────────┐ часов
│ │
└─────────────┘
с "___" часов по "___" часов.
- форм N Т-12, N Т-13 - дополнительными строками для отражения причины неявки работника;
- формы N Т-2 - дополнительными строками в разд. VIII о количестве часов отпуска и времени начала и окончания отпуска в часах;
2) издать приказ по форме N Т-6 (с дополнительными реквизитами), ознакомить работника с ним под роспись;
3) заполнить табель учета рабочего времени: проставить буквенный код "Я" и количество отработанных часов, а также буквенный код "ДО" - отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;
4) внести сведения об отпуске в личную карточку (форма N Т-2) работника.
Ситуация из практики. Работник требует предоставить двухнедельный отпуск за свой счет в связи со свадьбой. У работодателя такой возможности нет. Можно ли отказать работнику?
Вопрос о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и его продолжительности решается между работником и работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
В отдельных случаях отказать в таком отпуске нельзя. В частности, в связи с предстоящей регистрацией брака (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Максимальная продолжительность отпуска, на которую работник в этом случае может рассчитывать по закону, составляет пять дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Исходя из норм данной статьи, работодатель не обязан предоставлять работнику двухнедельный отпуск.
Как учитывается продолжительность отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) при определении стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск?
В стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых работнику отпусков без сохранения заработной платы. Однако оно не должно превышать 14 календарных дней в течение рабочего года (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Если общий срок отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составит более упомянутых выше двух недель, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.
При этом дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из указанного стажа (письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1).
Например, в течение рабочего года - с 21.12.2011 по 20.12.2012 - работнику предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы общей продолжительностью 19 календарных дней.
Из них 14 календарных дней включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а оставшиеся 5 календарных дней при подсчете стажа не учитываются (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Соответственно, датой окончания рабочего года будет 25.12.2012.
Новый рабочий год начнется 26.12.2012.