Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.[1]
Для организации и проведения методической и практической работе по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно – техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности, в организации создается экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота в структурных подразделениях создаются ЭК, а в организации – Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), в задачи которой входит рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений.
ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения, которое разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей ЭК учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). (Приложение № 1)
ЭК является совещательным органом при руководителе организации и создается его приказом. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации, поскольку согласно архивному законодательству именно руководитель несет ответственность за сохранность документов, образовавшихся в деятельности организации.
В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные сотрудники тех подразделений организации, в деятельности которых создаются наиболее значимые, ценные документы.
ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя (как правило, тем, который курирует вопросы информации, документации, архива), ее секретарем является, как правило, руководитель архива организации или работник, отвечающий за обеспечение сохранности документов организации. В состав ЭК обязательно включается представитель службы делопроизводства.
Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря ЭК.
Предметом рассмотрения и согласования ЭК являются:
1. ежегодно пересоставляемая номенклатура дел организации; (Приложение № 2)
2. описи дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (дел, передаваемых на хранение в архив организации), включая описи дел по личному составу;
3. акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшим сроками хранения; (Приложение № 3)
4. комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Заседания ЭК и ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
В организациях - источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов:
¾ решения экспертной комиссии о согласовании описей дел постоянного хранения управленческой и специальной документации утверждаются руководителем организации после их утверждения экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения;
¾ решения о согласовании сводной номенклатуры дел организации, описей дел по личному составу, актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения утверждаются руководителем организации после их согласования ЭПК архивного учреждения.
Решения экспертной комиссии о согласовании описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения утверждаются руководителем организации.
В организациях, в процессе деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК организации и под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
¾ отбор дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;
¾ отбор дел с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
¾ выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании изучения заголовков дел.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения. Определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформулированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится при отборе для передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. Эта работа ведется под методическим руководством соответствующего государственного (муниципального) архива.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. На основании описей дел осуществляется передача документов в архив организации.