УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
По выполнению контрольно-практической работы
«Оптимальное распределение ресурсов во времени»
для специальности 080504
«Государственное и муниципальное управление»
Санкт-Петербург
ОДОБРЕНА Составлена в соответствии с
Комиссией Государственными
Офисных технологий требованиями к минимуму
(заседание №9) содержания и уровню
14.04.2007 подготовки выпускника по
специальности
Председатель Заместитель
директора
по учебной работе
В настоящем учебном пособии на основе примера рассмотрена задача оптимального распределения ресурсов при организации выполнения работ. Дана классификация работ, изложены основные понятия и варианты заданий.
Учебное пособие предназначено учащимся, обучающимся по специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление».
Авторы: Орлова Н.М., Исакова М.А.
_______________________________________________________
Рецензенты: доктор экономических наук, профессор кафедры «Информационные системы в экономике» Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического Университета М.Б. Алексеева
Содержание
Общие положения............................................................................................ 4
Классификация работ...................................................................................... 5
Пример цикла работ.................................................................................. 5
Порядок выполнения контрольно-практической работы:...................... 9
Варианты заданий:........................................................................................ 11
Формы таблиц, необходимые для заполнения............................................. 13
ЛИТЕРАТУРА............................................................................................... 14
Общие положения
Основной задачей управления является задача успешного выполнения запланированных работ. Структурная схема управления, которая не зависит от количества и содержания решаемых задач, показана на рис. 1
| Орган управления |
Обратная связь Управляющее воздействие
| Объект управления |
Рис. 1
Объект управления выполняет конкретные работы, необходимые для достижения цели. Орган управления принимает решения и обеспечивает контроль выполнения принятых решений.
Управляющее воздействие – это мероприятия, направленные на обеспечение принятого решения. Обратная связь предназначена для представления в орган управления информации о выполнении принятого решения.
Этапами управления являются:
- представление информации
- принятие решений
- контроль за выполнением работ
Результатом принятого решения должен быть документ, определяющий: кому, что, когда следует делать. Поэтому, планом целесообразно назвать результат принятия решения.
Следующим этапом управления является контроль исполнения работ. Если выясняется, что есть отклонения фактического состояния работ от плана, соответствующая информация отправляется в орган управления для принятия необходимого решения. Таким образом, процесс управления является непрерывным.
Основой управления работами является планирование, определяющее содержание работ, исполнителей и сроки выполнения, а, поскольку, важнейшей задачей управления является задача распределения ресурсов (финансовых, сырьевых, людских, материальных и т.д.) и оптимизация этих ресурсов, то и изучение вариантов решения этой задачи является актуальным для управления.
Классификация работ
Любое действие, направленное на достижение цели и требующее времени, будем называть работой, которая характеризуется величинами:
|
 |
Где Токi и Тнi - время начала и окончания i-ой работы.
- продолжительность I-ой работы
|
 |
где L – логическая зависимость работ.
Классификация работ:
- последовательные;
- параллельные;
- комбинированные.
Пример цикла работ
Рассмотрим в качестве примера некий цикл работ (рис.2.) и опишем посредством формул весь цикл работ от начала до окончания.
 |  |  |  | ||||
Продолжительность Ожидание Резерв
Работа5 
 |
Работа4
 |
Работа3
 |
Работа2
 |
Работа1
 |
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Дни от начала работ
Рис.2
Из рисунка 2 видно, что цикл работ, включающий в себя пять работ, состоит из трёх этапов: 1 этап – работа1; 2 этап – работа2, работа3, работа4; 3 этап – работа5. Рассматривая весь цикл работ можно сделать вывод, что он содержит как параллельные, так и последовательные работы. А в совокупности является комбинированной работой.
Для последовательных работ:
 |  | ||
Зависимости для параллельных работ, которыми являются работы: работа2, работа3, работа4, имеют вид:
|
 |
где определяется по (1).
|
 |
Параллельные работы имеют резерв времени:
Работы, не имеющие резерва времени, находятся на критическом пути.
Резерв – это разница между длительностью всего этапа работ и продолжительностью текущей работы.
Ожидание – это разница между началом текущего этапа работ и началом всего цикла работ.
Комбинированные работы представляют собой сочетание последовательных и параллельных работ. Их временные характеристики находятся по соответствующим зависимостям, приведённым выше. Для наглядного представления взаимозависимых работ применяется линейных график, построение которого включает:
- Формирование таблицы временных характеристик. При формировании таблицы временных характеристик следует использовать зависимости (1-4), в которых необходимо использовать функции MAKС(), ЕСЛИ().
- Построение линейчатого графика временных характеристик с накоплением.
Цель работы: Проверка теоретических знаний дисциплин “Информационные технологии в профессиональной деятельности”, “Практикум по информационным технологиям”, и приобретение практических навыков обобщения исходного материала, полученного при прохождении технологической практики и стажировки.
Содержание работы: Моделируется одна из сторон деятельности руководителя среднего звена, связанная с планированием и контролем за выполнением подчинёнными поставленной им задачи на примере работ, выполненных учащимся во время прохождения технологических практик. Согласно заданию на технологическую практику, каждый учащийся должен познакомиться с целями и задачами предприятия (подразделения), изучить структуру предприятия (подразделения), выполнить ряд работ на отведённом ему рабочем месте в любом подразделении предприятия. Все эти знания должны стать исходными данными для выполнения контрольно-практической работы.
Для успешного решения данной контрольно-практической работы необходимы знания по таким дисциплинам как «Менеджмент», «Управление персоналом», «Технологии презентаций», «Практикум по ИТ», «Делопроизводство» и др., а выполнение контрольно-практической работы должно проводиться с применением пакета MS Office, в состав которого входят такие программные средства как Excel, Word, Power Point, OutLook.
В процессе выполнения работы учащийся должен использовать:
1. Табличный процессор Excel:
- выделить ряд работ, выполняемых учащимся на технологической практике,
- дать им название,
- провести расчёт основных временных показателей (продолжительность, ожидание, резерв),
- построить график работ, взаимосвязи дат начала и окончания работ.
2. Диспетчер информации Out Look:
- осуществить планирование работ и контроль за их выполнением.
3. Средство презентаций Power Point:
- разработать презентацию цикла работ технологической практики.
В заключение работы следует сделать выводы по контрольно-практической работе.
Пример расчёта для рассматриваемого варианта цикла работ.
1. Составить таблицу логической последовательности работ (таблица 1).
Таблица 1 Взаимозависимость работ
| Работы | Продолжительность | После работы | До работы | Номер этапа |
| Работа 1 | - | 2,3,4 | ||
| Работа 2 | ||||
| Работа 3 | ||||
| Работа 4 | ||||
| Работа 5 | 2,3,4 | - |
2. Составить таблицу временных характеристик работ (таблица 2). Во всех ниже приведённых таблицах (таблица 2 (основная), таблица 2 (формулы), таблица 2 (даты)) реализованы формулы (1) ÷ (4).
Таблица 2 Временные характеристики работ (основная)
| Работы | Продолжительность | Даты | Длительность этапов работ | критический путь | |||
| начало | окончание | ожидание | Длительность работ | Резерв | |||
| Работа 1 | Критический путь | ||||||
| Работа 2 | Есть резерв | ||||||
| Работа 3 | Есть резерв | ||||||
| Работа 4 | Критический путь | ||||||
| Работа 5 | Критический путь |
3. Ввести исходные данные в ячейки, выделенные тенью. При заполнении таблицы 2 за начало всего цикла работ принимается величина, равная нулю в ячейке Дата начала первой работы. Все остальные ячейки заполняются по формулам 1 – 4.
3.1. При изменении исходных данных пересчёт таблицы будет производиться автоматически. Эта таблица является основной для построения линейного графика.
3.2. Построить линейный график по данным ячеек Длительность этапов работ (Ожидание, Длительность, Резерв) всего цикла работ, выбрав при этом Вид диаграммы – С накоплением.
3.3. Для проверки правильности написания формул не лишним будет и умение переводить числовое представление результата в формульное. Для этого следует выполнить следующую последовательность действий:
ü Выполнить команды: Сервис, Параметры…, вкладка Вид, группа команд Параметра окна, включить режим отображения формул – Формулы.
Таблица 2 Временные характеристики работ (формулы)
| A | B | C | D | E | F | G | H | ||||||
| Работы | Продолжительность работ | Даты | Длительность этапов работ | критический путь | |||||||||
| начало | окончание | ожидание | Длитель-ность | Резерв | |||||||||
| работа 1 | =C4+B4 | =C4-C4 | =B4 | =F4-B4 | =ЕСЛИ(G4=0;"Критич.путь";"Есть резерв") | ||||||||
| Работа 2 | =D4 | =C5+B5 | =C5-C4 | =B5 | =МАКС (F5:F7)-B5 | =ЕСЛИ(G5=0;"Критич.путь";"Есть резерв") | |||||||
| Работа 3 | =D4 | =C6+B6 | =C6-C4 | =B6 | =МАКС (F5:F7)-B6 | =ЕСЛИ(G6=0;"Критич.путь";"Есть резерв") | |||||||
| Работа 4 | =D4 | =C7+B7 | =C7-C4 | =B7 | =МАКС (F5:F7)-B7 | =ЕСЛИ(G7=0;"Критич.путь";"Есть резерв") | |||||||
| Работа 5 | =МАКС (D5:D7) | =C8+B8 | =C8-C4 | =B8 | =F8-B8 | =ЕСЛИ(G8=0;"Критич.путь";"Есть резерв") | |||||||
4. Для перевода временных характеристик в режим отображения дат необходимо выполнить следующий алгоритм действий:
ü Выделить ячейки Дата: начало/окончание для всего цикла работ ;
ü Выполнить команду: Формат, Ячейки…, вкладка Число, числовые форматы - Дата;
ü Выбрать нужный формат;
ü В ячейку Дата начала ввести начальную дату только для первой работы.
Таблица 2. Временные характеристики работ (даты)
| Работы | Продолжительность | Даты | Длительность этапов работ | Критический путь | |||
| Начало | Оконча- ние | Ожидание | Длитель-ность | резерв | |||
| Работа 1 | 09.12.03 | 14.12.03 | Критич.путь | ||||
| Работа 2 | 14.12.03 | 24.12.03 | Есть резерв | ||||
| Работа 3 | 14.12.03 | 29.12.03 | Есть резерв | ||||
| Работа 4 | 14.12.03 | 03.01.04 | Критич.путь | ||||
| Работа 5 | 03.01.04 | 18.01.04 | Критич.путь |
Порядок выполнения контрольно-практической работы
1. По заданной (исходя из варианта) структуре заполнить таблицу 1. «Взаимозависимость работ».
2. В таблицу 2 «Временные характеристики работ» ввести данные и провести расчёт искомых величин. Представить данные в таблице в виде чисел.
3. Построить линейный график временных характеристик под таблицей 2 «Временные характеристики работ», в котором каждая составляющая графы «Продолжительность этапов работ» должна быть выделена особым цветом на листе с.
4. Осуществить перевод таблицы 2 в режим представления дат (на отдельном листе рабочей книги Excel).
5. Под указанной в п.4 порядка выполнения контрольно-практической работы таблицей 2, построить график взаимосвязи Дат начала и Дат окончания работ.
6. Осуществить перевод таблицы 2 в режим формул (на отдельном листе рабочей книги Excel).
7. Перенести временные характеристики работ в папку Календарь, заполнить папки Контакты и Задачи программы OutLook для дальнейшего контроля выполнения работ.
8. Разработать презентацию исследуемого цикла работ программой Power Point.
9. Сделать выводы по проделанной работе.
10. Подготовить доклад для защиты работы и показа презентации.
Варианты зада
| Вариант №№ | Исходные данные |
                1
| Работа 5 Работа 4 Работа 3 Работа 2 Работа 1 Дни от начала 0 5 10 15 20 25 30 35 40 работ |
               2
| Работа 5 Работа 4 Работа 3 Работа 2 Работа 1 Дни от начала 0 5 10 15 20 25 30 35 40 работ |
            3
| Работа 5 Работа 4 Работа 3 Работа 2 Работа 1 Дни от начала 0 5 10 15 20 25 30 35 40 работ |
          4
| Работа 5 Работа 4 Работа 3 Работа 2 Работа 1 Дни от начала 0 5 10 15 20 25 30 35 40 работ |
      5
| Работа 5 Работа 4 Работа 3 Работа 2 Работа 1 Дни от начала 0 5 10 15 20 25 30 35 40 работ |
     6
| Работа 5 Работа 4 Работа 3 Работа 2 Работа 1 Дни от начала 0 5 10 15 20 25 30 35 40 работ |