Как отдавать распоряжения, чтобы их всегда выполняли
Мне очень часто приходится слышать от рассерженных бизнесменов: «Я же ему русским языком сказал, почему он не сделал?!» или «Мы на собрании приняли решение, договорились, через месяц спрашиваю, когда будет готово – а никто не знает, они даже не начинали!» Случается ли такое и с Вами?
Очень часто причина кроется не в тупости или лени подчинённых, а в Вашей управленческой ошибке. Как же правильно отдавать распоряжения, чтобы потом не было мучительно больно от того, что они не выполнены или выполнены не так, не там или невовремя?
Есть простая технология.
Во-первых, если какое-то распоряжение даётся группе подчинённых (например, на собрании или в корпоративном чате), критически важно сразу же указать, кому именно отдано распоряжение или кто именно является ответственным за его исполнение – и убедиться, что человек эту информацию получил.
Во-вторых, когда Вы даёте подчинённому распоряжение чуть сложнее, чем «Вася, включи свет!», нужно проверить, что Вы учли пять важных факторов:
- Конкретно ли Ваше распоряжение? Понимает ли его подчинённый именно так, как имели в виду Вы? Согласитесь, если Вы попросите секретаршу «Маша, завари, пожалуйста, две чашки крепкого чёрного чая с молоком, и к ним сделай несколько бутербродов с колбасой и несколько – с сыром, и минут через пять принеси нам», Ваши шансы получить именно то, что Вы хотите, гораздо Выше, чем в случае, когда секретарша получает распоряжение «Маша, организуй что-нибудь перекусить».
- Понимает ли подчинённый, по каким параметрам Вы будете оценивать выполненную работу? Важна ли для Вас скорость, или же объём, или качество работы? Как вообще Вы поймёте, сделана работа или нет? На что Вы будете смотреть? Разумеется, этот момент очень важно объяснить подчинённому.
- Дали ли Вы работнику необходимые ресурсы и полномочия? Если работа предполагает какие-то сложные взаимодействия между сотрудниками или какие-то существенные затраты – очень важно убедиться, что у работника есть полномочия, чтобы получить всё необходимое. Вы можете, конечно, сказать уборщице «Тётя Клава, зайди в бухгалтерию, возьми миллион наличными и занеси мне в кабинет» – но вменяемый бухгалтер не выдаст ей деньги без Вашего письменного указания, заверенного подписью и печатью, даже если она будет клясться своим здоровьем, что это Ваше распоряжение.
- Компетентен ли сотрудник? Способен ли он справиться с поставленной Вами задачей? Достаточно ли он для этого профессионален, обладает ли необходимыми знаниями? Как писал Конфуций, «посылать людей на войну, не обучив их – значит, предать их». И точно так же поручить работу некомпетентному сотруднику – значит обречь работника на неудачу и остаться с невыполненной работой. Например, даете указание охраннику «…охраняй объект, делай обходы…», а КАК это делать, в КАКОЙ последовательности, с КАКИМИ промежутками, на ЧТО именно обращать внимание на каждой контрольной точке – эту информацию не даете…
- Объяснили ли Вы, когда работа должна быть завершена? Назначили ли точную дату и время сдачи работы? А если работа выполняется в несколько этапов – указали ли Вы время завершения каждого этапа? Если этого не сделать – велик риск, что за два дня до завершения работы человек всё ещё будет заканчивать первый этап, надеясь за оставшиеся часы как-нибудь успеть всё остальное.
Убедитесь, что Вы правильно отдаёте распоряжения своим работникам. И тогда у Вас будет гораздо больше шансов, что работа будет выполнена в срок и именно так, как Вам нужно.
Очень важный вопрос, который надо задать подчинённому
Чтобы поднять шансы на то, что Ваше распоряжение будет выполнено, стоит использовать ещё один управленческий приём. Когда Вы даёте задание подчинённому, и особенно если это нестандартное задание или новый работник – не забудьте задать ему очень важный вопрос:
—Расскажи, как ты будешь это делать?
Ответ мгновенно позволит Вам понять несколько вещей:
- Понимает ли человек, чего Вы от него хотите?
- Понимает ли он, как это можно сделать?
- Насколько он уверен в своих силах и способности решить задачу?
- Насколько он компетентен и способен на самом деле справиться с ситуацией?
Если распоряжение отдаётся устно и если план действий должен быть кратким, то и ответ просите дать в устной форме и сразу.
Если распоряжение отдаётся письменно или если план действий не укладывается в две-три фразы, то просите дать ответ по электронной почте, причём чем быстрее, тем лучше. В этом случае будет уместно попросить работника не только наметить основные шаги, но и дать прикидку по срокам для каждого из них, а не только для завершения всей работы.
С уважением,Александр Левитас.