Ещё одно понятие «полнота фонда» - это характеристика результата формирования БФ. БФ можно максимально наполнить все стеллажи библиотеки различными документами, но полнота фонда определяется не самим наполнением, а качеством наполнения. Полнота БФ – это наличие всех необходимых документов, достаточных для удовлетворения поступающих запросов. [34, С. 37]
Само слово полнота подразумевает под собой некую законченность, говоря. Что предмет или процесс совершил полный оборот или полный цикл мы имеем ввиду, что процесс или цикл завершён. Следует ли из этого, что полнота фонда означает, что формирование БФ завершено, если достигнута полнота фонда? Конечно нет, формирование БФ процесс постоянный и непрерывный, как любой функционирующей системы. Полнота фонда означает насыщение фонда информацией. Более того, полнота БФ может быть разной. Существует два аспекта полноты БФ для конкретной библиотеки:
¾ Первый подход выполняет мемориальную и кумулятивную функции БФ. Когда библиотека концентрирует и сохраняет документы по какому-то определённому профилю, предотвращая их рассеивание. В этом случае качественные показатели фонда рассчитываются без учёта обращений пользователей. Учитывается и рассматривается отношение количества собранных в БФ документов ко всем профильным документа, содержащихся в профильном документном массиве, потоке документов.
¾ Во втором подходе библиотека стремится собрать не все профильные документы, а лишь те, которые максимально удовлетворят информационные потребности её пользователей по какому-нибудь профилю.
В библиотековедении существуют различные степени полноты БФ. Средняя степень полноты БФ это когда содержание фонда соответствует удовлетворению дум третям информационных потребностей пользователей. Она называется оптимальной. Если есть средняя, то конечно есть более высокие или более низкие степени полноты фонда. Самая высокая степень – исчерпывающая полнота – это означает, что по данному профилю в библиотеке собраны все существующие документы. Этот результат не достижим для массовых библиотек, у них нет в этом необходимости, но существуют такие виды библиотек, которые стремятся к такому результату – это национальные библиотеки или библиотеки выполняющие функции сохранения мирового наследия. Большинство библиотек стремится к относительной полноте – это означает, что БФ не содержит всех документов по данному профилю, однако те документы, которые содержатся в БФ, полностью удовлетворяют все информационные потребности её пользователей. В свою очередь относительная полнота, это не всегда одинаковый уровень, Е.Т. Селивёрстова [33, С. 69] выявила три степени относительной полноты, где учитывается процентный состав содержания в БФ профильных документов:
¾ Максимальная полнота – 75% профильного документного потока.
¾ Ядерная полнота – 30% профильного документного потока.
¾ Справочная полнота – 20% профильного документного потока.
Качественные показатели БФ решает многие вопросы использования фонда, способен ли тот или иной фонд библиотеки быть востребованным? Какое количество читателей придут в библиотеку и вернутся снова, если получат необходимую информацию? Можно выделить ещё два уровня полноты, которые следует учитывать при формировании БФ, это: недостаточная полнота и избыточная полнота.
Недостаточная полнота — это уровень полноты, когда документов в БФ и они не могут удовлетворить читательские запросы. Причины этому могут быть разными от плохого финансирования до не профессионального подхода к формированию и комплектованию фонда. Для любой библиотеки недостаточная полнота — это недостаток, который необходимо устранять.
Избыточная полнота – это уровень, когда документов в БФ намного больше, чем требуется для выполнения информационных запросов пользователей. Казалось бы, что это хороший показатель, ведь лучше больше документов, чем их нехватка. Однако большой объём документов мало используемых (пассивный фонд) затрудняет процессы управления фонда. С одной стороны, можно всегда заменить утерянные или изношенные документы. Но с другой стороны, в библиотеке есть всегда дефицит свободного места, поиск документов и их физическая сохранность так же затрудняется. В основном библиотека стремится к оптимальной полноте своего фонда, часто полнота фонда оценивается по закону оптимальности, сформулированным итальянским социологом и экономистом В. Паретто[1] в прошлом веке. Этот закон гласит: «20%усилий дают 80%результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». [69, С. 259] Это говорит о том, что 20% присутствующих в фонде библиотеки документов в состоянии удовлетворить 80% информационных запросов пользователей. Чтобы 100% удовлетворить информационные запросы нужно иметь 100% документов всего профильного информационного потока, это не реально и не достижимо даже с экономической точки зрения. [1]
Каждая библиотека стремиться сформировать свой фонд оптимальным, но большинство, опираясь на экономические реалии и просто из целесообразности, стремятся обеспечить свой фонд ядерной или справочной полнотой. Это связано ещё и с тем, что библиотек существует огромное множество, для поиска недостаточной информации современная библиотека использует и другие ресурсы кроме своего фонда (электронные, сетевые ресурсы).
Часто желая понять, какая перед нами библиотека мы задаём вопрос о размере фонда библиотеки и, как правило, величина фонда объясняет количество персонала библиотеки, величину площади, которая занимает библиотека и многие другие вещи, которые помогают нам определить, что за библиотека перед нами. Это не совсем верно, ведь сущность любой библиотеки заключена не в количестве документов, в качестве ядра БФ. Именно ядро фонда может нам сказать о профиле и назначении библиотеки.