Тема: Оформление реквизитов
Цель урока:
Познакомиться с едиными правилами оформления реквизитов
Задачи:
Необходимость единых правил оформления документов
Рассмотреть правила оформления реквизитов; определить место реквизитов в формуляре-образце; оформить реквизиты
Необходимость единых правил оформления
Единые правила оформления документов необходимы:
· Для придания юридической силы документам;
· Качественного, оперативного составления и исполнения документов;
· Удобного и быстрого поиска документов.
Единые требования, правила оформления документов не зависят от того:
· Государственное это предприятие или коммерческое;
· Каким видом деятельности занимается предприятие;
· Как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).
Рассмотреть правила оформления реквизитов
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Оформление реквизитов
04 – Код организации. Его проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.
Коды по ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций и взаимосвязанных с ним классификаторов.
Код по ОКПО включает 8 знаков. Его место расположения зависит от использованного бланка и конкретного вида документа. Код по ОКПО проставляется:
· В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, - под наименованием вида документа;
· В письмах – в составе справочных сведений;
· В унифицированных формах документов – в кодовой зоне вверху справа.
| РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: mail@vniidad.ru https://www.vniidad.ru ОКНО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 ________________ N ____________________________ На N ____________ от ___________________________ |
РОСАРХИВГосударственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела(ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393Тел./факс (095)718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ruОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001____________ N _____________На N _______ от _____________
Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу.
ОГРН, по сути, не является самостоятельным реквизитом, так как указывается в составе справочных данных организации в бланках писем.
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика – это номер, присваиваемый каждому налогоплательщику. Он является единым по всем видам налогов и сборов, в том числе подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу РФ и на всей территории России.
Порядок использования ИНН определяется в соответствии с Налоговым кодексом РФ в нормативных актах МНС России.
В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса РФ, в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика организации вводится код причины постановки на учет.
ИНН/КПП проставляется в бланках писем в составе справочных данных организации так же, как и ОГРН и ОКПО и имеет 10 знаков ИНН/0 знаков КПП.
07 – Код формы документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации. Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлена классификация общероссийских (межотраслевых, межведомственных) унифицированных форм документов, утвержденных министерствами (ведомствами) РФ, являющимися разработчиками унифицированных систем документации.
| Код | КЧ | Наименование формы документа |
| Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности | ||
| Приказ по вопросам основной деятельности | ||
| Приказ о распределении обязанностей между руководством | ||
| Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности | ||
| Указание по вопросам основной деятельности |
В таблице приведены наименования и кодовые обозначения (код и контрольное число) унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации по ОКУД.
Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например, унифицированная форма устава состоит из цифрового обозначения 0211231, который можно расшифровать как:
02 – класс форм – «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;
11 – подкласс форм – Документация по созданию организации, предприятия;
231 – регистрационный номер – формы «Устав»;
2 – контрольное число.
Код формы документа проставляется:
· в документах, оформленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, - под наименованием вида документа
· в бланках писем – в составе справочных данных об организации
· в унифицированных формах документов = в кодовой зоне вверху справа.
08 – Наименование организации обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Реквизит может быть оформлен по-разному, в зависимости от статуса организации. В любом случае реквизит должен быть оформлен в соответствии с учредительным документом.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
МИНСВЯЗИ РОССИИ
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ НАУЧНО-
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ИНФОРМАЦИИ
(ЦНИИИНФОРМ)
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ НАУЧНО-
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ИНФОРМАЦИИ
(ЦНИИИНФОРМ)
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.
ЗАО «СОНЕТ»
КРАСНОГОРСКИЙ ФИЛИАЛ
Или
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РЕСПЕКТ»
(ОАО «РЕСПЕКТ»)
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В данном случае под наименованием организации указывается наименование должности, являющейся автором документа.
ФЕДАРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА
ДЕПУТАТ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ
Пятого созыва (2008-2011)
Должностное лицо – это лицо, осуществляющее постоянно или временно функции представителя власти, а также занимающее должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей.
09 – Справочные данные об организации включают в себя:
· почтовый адрес;
· номер телефона
· другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)
· код организации по ОКПО
· основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)
· ИНН/КПП
11 – Дата документа. Датой документа является:
· Дата его подписания (распорядительные документы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки)
· Дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт)
· Дата утверждения (положение, инструкция, план, отчет)
Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь соответствующие номера и единую дату.
Стандартом допускается три способа проставления даты:
| № п/п | Название способа проставления даты | Пример проставления | Виды документов, в которых используется способ проставления даты |
| Цифровой | 17.09.2009 | Распорядительные, информационно-справочные документы | |
| Словесно-цифровой | 07 августа 2009 г. | Уставы, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения вышестоящих организаций | |
| Европейский | 2009.09.07 | По усмотрению организации | |
Цифровой способ оформления даты предполагает оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день, месяца (от 01 до 31), месяца (от 01 - 12), год четырьмя цифрами.
Словесно-цифровой способ – это дата, состоящая из дня месяца, месяца, оформленного словом; года, оформленного четырьмя арабскими цифрами и буква «г» с точкой.
Европейский способ оформления даты – это цифровой способ «наоборот»: год, месяц, число.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Поэтому при подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется от руки лицом, подписывающим документ, при условии, что регистрация и датирование документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Место проставления даты – под наименованием вида документа от границы левого поля, например:
ПРИКАЗ
02.06.2010
12 – Регистрационный номер документа состоит из элементов в зависимости от вида документа.
Место проставления номера в документе:
· Под наименованием вида документа справа при продольном расположении реквизитов (от конечного поля)
· Рядом с датой – при угловом расположении реквизитов (2-е положение табулятора)
В ГОСТ Р 6.30-2003 закреплено несколько вариантов оформления номера документа.
| № п/п | Наименование вида документа | Пример оформления регистрационного номера | Расшифровка элементов регистрационного номера |
| Распорядительные документы, акты, протоколы | № 3 | Порядковый номер в течение календарного (учебного) года | |
| Некоторые группы распорядительных документов | № 251-лс; № 34-от № 245-а | Порядковый номер приказа по личному составу. Порядковый номер административного приказа | |
| Исходящие письма | 245/05-12 | 245 – порядковый регистрационный номе письма; 05 – индекс структурного подразделения; 12 порядковый номер дела по НД структурного подразделения | |
| Документы, составленные совместно двумя организациями | 245/54 | Регистрационные номера документа каждой из этих организаций, проставленные через косую черту, в порядке указания авторов в документе | |
15 – Адресат – это реквизит, с помощью которого в документе указывается, кому он адресован.
В качестве адресата могут быть: организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
Правила оформления адресата отличаются в зависимости от того, кому документ направляется.
Варианты оформления адресата
| № п/п | Адресат | Пример оформления | Комментарии |
| Организация, которой документ адресуется впервые | РГУПС Народного ополчения пл., 2, г.Ростов-на-Дону, | Указывается сначала наименование организации, затем ее адрес | |
| Организация, являющаяся постоянным адресатом | Администрация Советского района г.Ростов-на-Дону | Указывается в именительном падеже наименование организации | |
| Структурное подразделение организации | Администрация Ростовской области Комитет по молодежной политике | Сначала в именительном падеже указывают наименование организации, а ниже – в именительном падеже наименование структурного подразделения | |
| Руководитель организации | Генеральному директору ОАО «Ростсельмаш» В.С.Мальцеву (господину Мальцеву В.С.) | Должность руководителя указывают в дательном падеже, ниже оформляют инициалы и фамилию (можно добавить обращение – господину (же) | |
| Специалист или руководитель структурного подразделения | ООО «Электросети» Начальнику управления информатизации Г.П.Елисееву | Сначала в именительном падеже указывают наименование организации, а ниже в дательном падеже – наименование должности лица, его инициалы и фамилию | |
| Несколько однородных организаций | Администрации районов г.Санкт-Петербурга | Указывают обобщенно в именительном падеже | |
| Физическое лицо | Соболеву С.В. Б.Садовая ул., д.20. кв.6, Санкт-Петербург, 344021 | Сначала указывают Фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи |
На одном письме может быть оформлено не более четырех адресатов. Если организаций больше, то составляется список рассылки, на каждом письме оформляется один адрес.
В настоящее время действуют новые Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725. В Правилах установлен порядок написания адреса на почтовых отправлениях. К почтовым отправлениям относятся: письма, почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты, посылки, почтовые контейнеры, печатные издания в соответствующей упаковке. На почтовых отправлениях адрес пишется в следующей последовательности:
· Наименование адресата (ФИО для физического лица)
· Название улицы, номер дома, номер квартиры
· Название населенного пункта (город, поселок и т.п.)
· Название области, края, автономного округа (области), республики
· Страна (для международных почтовых отправлений)
· Почтовый индекс.
Располагается реквизит «Адресат»:
- в документах, оформленных угловым способом, - в правом верхнем углу – на уровне наименования организации;
- в документах, оформленных продольным способом, - после указания даты и номера в правом углу.
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА (РОСЖЕЛДОР) С.Басманная ул., д.11 Москва, 108756Ю Тел.(095) 262-28-44 21.09.2009 № 324 На № ____________ от ____________ | Руководителям предприятий и учреждений Федерального агентства железнодорожного транспорта |
16 – Гриф утверждения документа. Некоторые виды документов приобретают юридическую силу только после их утверждения. К таким документам относятся:
· Организационно-правовые документы (устав, положение, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция, правила);
· Некоторые виды актов, протоколов;
· Сметы расходов;
· Расценки на проведение работ и оказание услуг;
· Планы, отчеты.
Документ может быть утвержден должностным лицом (лицами) или специально издаваемыми документами.
Правила утверждения документов различаются в зависимости от того, кто их утверждает, могут быть оформлены различными способами.
| Способ утверждения | Пример утверждения | Комментарии | |
| 1.Должностным лицом | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Престиж» ________А.В.Романов 25.10.2009 | Слово УТВЕРЖДАЮ пишется крупными буквами, без кавычек и двоеточия, ниже пишется наименование должности лица, утверждающего документ, ниже его личная подпись, инициалы и фамилия | |
| 2. Несколькими должностными лицами | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО«Сармат» ____Е.М.Лосев 18.09.2009 | УТВЕРЖДАЮ Директор госархива _____В.М.Ларина 19.09.2009 | Гриф утверждения оформляется как в первом случае, но на одном уровне, а не в столбик |
| 3. Коллегиаль-ным органом | УТВЕРЖДЕНА Общим собранием акционеров от 07.09.2009 № 2 | Слово УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, далее наименование коллегиального органа, утверждающего документ в творительном падеже, дата и номер документа | |
| 4. Распоряди- тельным документом | УТВЕРЖДЕНО Приказом генерального директора ОАО ПЗ-10 от 29.11.2010 № 156 | Слово УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, далее наименование утверждающего документа в творительном падеже, дата и номер документа | |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (5 положение табулятора).
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.