Создание полей подстановки

12.Закрыть таблицу базы данных.

Рассмотрим, как заполняются значения полей подстановки. Для этого выполним следующие операции:

1. Откроем таблицу Пациенты (двойной щелчок по наименованию таблицы в списке таблиц).

2. Переведем стрелками или мышью курсор ввода в поле КодРаны.

Как видно из рисунка, значение поля уже не вводится с клавиатуры, а выбирается из выпадающего списка как показано на рисунке.

После выбора значения из списка на экране в табличном редакторе в поле КодРаны будет отображаться уже не числовое значение — ссылка на запись в таблице Раны, а подставляемое значение.

При этом важно, что в самой таблице будет храниться именно числовое значение — значение поля КодРаны. Подставляемое наименование раны, т.е. значение поля Вид раны таблицы Раны будет отображаться в редакторе таблиц вместо числового значения КодРаны по значению которого осуществляется связь между таблицами.

ВНИМАНИЕ! Поля подстановки необходимо создавать на этапе создания таблиц базы данных, т.к. это существенно упрощает создание диалогов ввода вывода данных.

Создание связей между таблицами

База данных представляет собой не только совокупность таблиц, но и связей между ними. Именно благодаря наличию связей между таблицами база данных представляет собой целостное представление о части пред­метной области.

Само понятие «связь между таблицами» предполагает наличие между таблицами базы данных какой-либо зависимости.

Существует три основных типа зависимости: «один к одному», «один ко многим», «многие ко многим».

Зависимость «один к одному» (1:1) означает, что одной записи одной таблицы строго соответствует только одна запись другой таблицы. Такой тип связи применяется, когда в таблице с большим числом полей более часто используемые поля выносят в одну таблицу, менее используемые – в другую.

Зависимость «один ко многим» (1:М) означает, что одной записи таблицы соответствует много записей в другой таблице. Такой вид связи является наиболее распространенным. Пример, таблица Раны связана с таблицей Пациенты связью «один ко многим» по полю КодРаны.

Зависимость «многие ко многим» (М:М) означает, что одной записи первой таблицы соответствует много записей во второй, и одной записи во второй таблице соответствует много записей в первой. В нормализованной базе данных таблиц с такими связями быть не может, и эта связь реализуется через третью таблицу, связываемую с исходными отношением «один ко многим».

Практическое значение имеет установление связей «один к одному» и «один ко многим» в Access.

Создадим эти связи между таблицами базы данных в Access. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Перейти на вкладку Таблицы главного окна базы данных.

2. Вызвать контекстное меню и выполнить команду Схема данных как показано на следующем рисунке (или выполнить команду Сервис→Схема данных).

Схема данных - графический способ представления связей между таблицами базы данных.

В результате будет выведено окно конструктора схемы данных.

Такая схема была создана автоматически при создании полей подстановки в таблице Пациенты. Для того, чтобы последовательно рассмотреть процесс создания схемы данных, удалим все таблицы и связи, созданные Ассеss автоматически.

3. Выполнить команду Правка→Очистить макет для очистки ранее созданной схемы данных.

Создать связь Раны-Пациентыы.

5.1. Выполнить команду Связи→Добавить таблицу или нажать кнопку .

5.2. Выбрать таблицу Раны и нажать «Добавить» в следующем диалоге.

5.3 В этом же диалоге выбрать таблицу Пациентыы и нажать Добавить.

В результате в окне схемы базы данных увидим следующее:

5.4. Вызвать диалог Изменение связей для установки связи «один ко многим».

Для этого необходимо подвести указатель мыши к линии связи и произвести двойной щелчок мышью по ней.

Как видно из рисунка, между таблицами Раны или Пациентыы уже установлена связь «один ко многим». Однако, не установлен режим поддержки этой связи - обеспечение целостности данных.

Существует два метода поддержки целостности связи: каскадное обновление и каскадное удаление.

Каскадное обновление — механизм, при котором при изменении значения поля в родительской таблице автоматически изменяются значения во всех таких же полях связных таблиц.

Каскадное удаление — механизм, при котором при удалении записи из родительской таблицы удаляются все записи, связанные с данной, во всех других таблицах. Этот механизм необходимо включать для таблиц, данные которых составляют один документ.

5.5. Установите флажок «обеспечение целостности данных» и нажмите «ОК».

Теперь пользователь не сможет удалить Пациентыа базы данных Пациенты, если на него были заведена запись.