Учёт расчётов с подотчётными лицами.

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность в выдаче наличных денег под отчёт на командировочные и представительские расходы и на хозяйственные нужды. Сумма аванса, выдаваемого подотчёт на командировку, определяется по предварительному расчёту стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. Для направления работника в командировку издаётся приказ, в котором указывается: ФИО командируемого работника, его должность, место и срок командировки. Перед отъездом работнику выписывается командировочное удостоверение, в котором указывается: ФИО командировочного работника, его должность, срок и место командировки, а также в дальнейшем проставляются отметки о выбытии с места постоянной работы, о прибытии к месту командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы. Каждый работник, направляемый в командировку, регистрируется в журнале учёта работников, направляемых в командировку. По возвращении с места командировки работник должен составить в течение 3-х дней:

1.Отчёт по командировке

2.Авансовый отчёт

Порядок возмещения расходов командированному работнику регламентирован Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ. В соответствии с данными Инструкцией командированному работнику возмещаются расходы:

- По проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы - на основании подлинных проездных документов, по бронированию билетов, за пользование постельными принадлежностями – при наличии подтверждения их оплаты.

Стоимость набора питания выдаваемого в поездах международного сообщения, включённая в цену ж/д. билета, возмещению не подлежит.

- расходы по найму жилого помещения - на основании представленных счетов, квитанций и др. документов. Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда допускается с разрешения руководителя с учётом характера задания, выполняемого работником. Стоимость завтрака, включённая в стоимость, номера не возмещается.

- Суточные.

В соответствии с постановлением Министерства финансов суточные оплачиваются 44000руб.- за каждый день командировки при многодневных командировках, 22000руб.- при однодневных командировках, 22000руб.- при командировках в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту жительства. При направлении работника в командировку для участия в семинарах, совещаниях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счёт питание, либо эти расходы оплачивает направляющая в командировку сторона, то суточные выплачиваются только за время нахождения в пути. В случае предоставления работнику одноразового питания- суточные выплачиваются в размере 70%, а при двухразовом питании- 30% установленной нормы.

-.Расходы по международным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производятся в интересах выполнения служебного задания.

- Если командированным работником не предоставлены документы, подтверждающие найм жилья в командировке, то работнику возмещается в сумме 13000руб. за сутки проживания.

Авансы на хозяйственные нужды выдаются на срок не более 3-х рабочих дней, если расходы производятся в месте расположения предприятия и на срок не более 10-и дней, если расходы производятся вне места расположения предприятия. Аванс в размере одной базовой величины может выдаваться на срок до 30 дней. В течении 3-х рабочих дней после истечения срока, на который выдавался аванс, подотчётное лицо должно составить авансовый отчёт, к которому приложить все подтверждающие документы (товарные чеки, квитанции и др.).

Представительские расходы – это расходы на приём и обслуживание иностранных делегаций. До приезда делегации издаётся приказ о приёме иностранной делегации, в котором указывается цель визита, время пребывания, количество членов делегации и назначается ответственный за организацию приёма. Затем разрабатывается программа пребывания иностранной делегации и составляется и утверждается смета расходов.

Суммы, выдаваемые подотчёт, разрешено расходовать подотчётным лицам только на те цели, на которые они выданы. Новый аванс выдаётся только после полного отчёта по ранее выданному. Бухгалтер, получив авансовый отчёт, должен его обработать и произвести записи в журнал-ордер №7. Журнал-ордер №7 является комбинированным учётным регистром, в котором учёт ведётся по аналитическим счетам (по каждому подотчётному лицу) с обобщением данных в конце месяца по синтетическому счёту. Для учёта расчётов с подотчётными лицами предназначен активно-пассивный счёт 71. По дебету данного счёта отражается увеличение задолженности подотчётного лица (при получении денег под отчёт), а по кредиту – уменьшение задолженности подотчётного лица (при составлении и предоставлении авансового отчёта). Однако дебет счёта 71 может характеризовать и уменьшение долга предприятия перед подотчётным лицом (командированное лицо составило авансовый отчёт об израсходованных денежных средствах, но аванс на нужды командировки не получало). И кредит счёта 71 в данном случае дебет характеризовать увеличение долга предприятия перед подотчётным лицом.

Примеры бухгалтерских проводок по учёту расчётов с подотчетными лицами.