Любая система (организационная структура) произвольной формы имеет свой жизненный цикл, состоящий из пяти этапов.
На первом этапе формируются цели и концепция построения организации на базе использования типовой организационной структуры с учетом внешних условий и факторов окружающей среды.
Второй, переходный, этап заключается в развитии предыдущей формы организации и осуществляет постепенное поэлементное внедрение новых организационных форм и методов управления. Последовательность и очередность этапов реорганизации строится с учетом особенностей и специфики данной организации.
Третий этап завершает переход от предыдущей организационной системы к новой организации в соответствии с целями и концепцией, выработанной на первом этапе. Здесь наблюдается синергетический эффект системного взаимодействия разнообразных вновь введенных форм организации и методов управления, обеспечивающих наилучшую адаптацию организационной системы в среду окружения.
На четвертом этапе, продолжительность которого зависит от устойчивости сложившихся тенденций и неизменности окружающей среды, полностью определяется концепция новой организации. Наступает период ее стабильного функционирования за счет адекватного соответствия формы и методов управления целям и задачам организации. Продукция, производимая предприятием, завоевала прочное положение на рынке сбыта, спрос на продукцию стабильный, предприятие получает значительную прибыль от реализации продукции, обеспечивая свое эффективное функционирование.
Пятый этап обусловлен структурными и иными сдвигами в окружающей среде, вызван изменением цели организации, в результате которого возникает потребность новой реорганизации, поиска более совершенных форм организации и управления. Например, у предприятия появился конкурент, который предложил потребителю более качественный аналог данного вида продукции, либо просто произошло насыщение потребительского рынка производимыми данным пред приятием продуктами. По сути, это означает моральное старение предшествующих форм управления, наступление необратимых явлений, обусловленных невозможностью дальнейшего функционирования в новых условиях.
Внешняя среда в современных обновленных условиях характеризуется тем, что мировая хозяйственная ситуация постоянно усложняется. Все труднее становится оперативно реагировать на разнообразие затрат и результатов, так как ресурсы распределяются по всему миру, а рынки сегментируются на все меньшие участки. Глобальная конкуренция, сдвиги в предпочтении потребителей и процессы в окружающей среде требуют смены всех институтов. Чтобы работать в столь сложной обстановке, адекватно и своевременно реагировать на факторы, вызывающие перемены, необходимо создавать организации, способные быстро принимать многоаспектные, гибкие и творческие решения.
Все это предполагает необходимость не только формирования новых структур, но и совершенствования (реорганизации) существующих организационных структур и систем управления организацией.
Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с непрерывным совершенствованием и развитием, связанным с постепенной адаптацией к условиям внешней среды.
К основным факторам, обусловливающим необходимость постоянного совершенствования организации, можно отнести оценку состояния следующих сфер:
- состояние рынка сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
- состояние рынка поставщика (рынок потребителя) исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
- состояние финансового рынка;
- состояние рынка труда;
- состояние окружающей природной среды.
Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития организации. Успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления при непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.
Выстраиваемая система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:
а) обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий - больше;
б) быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
в) учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
г) учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
д) учитывать изменение структуры издержек производства;
е) принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.[1, с.129]
| 2.Формирование критериев и измерителей эффективности |
| 1.Идентификация организационной системы |
| Организационная система |
| 3.Оценка эффективности организационной системы |
| Профиль эффективности организационной системы |
| 4.Анализ состояния эффективности системы организации производства |
| Перечень критериев и показателей |
| Ранжирование критериев в порядке их значимости построение шкал полезности |
| Показатели значимости и шкалы полезности |
Рис. 2.2.1 - Схема оценки эффективности деятельности организации производства.
Первый этап - идентификация организационной системы - состоит в выявлении особенностей функционирования организации. На данном этапе определяются функции, цели и организационные ресурсы системы, устанавливаются предъявляемые требования и возможности их удовлетворения в конкретных условиях.
Второй этап - формирование критериев и измерителей эффективности - включает проведение работ по определению основных направлений оценки и критериев эффективности. Критерии выступают в качестве необходимой предпосылки вынесения решения об уровне эффективности организации, каждый из них характеризуется с помощью ряда показателей. Отбор показателей осуществляется исходя из следующих требований: используемые измерители должны фиксировать фактический уровень эффективности и одновременно подчиняться задаче анализа и управления экономическими процессами на основе выявления различных причинно-следственных связей.
Завершающей процедурой формирования системы критериев является их ранжирование по степени влияния на эффективность организации производства. Ранжирование осуществляется по количественной шкале диапазона от 0 до 10. Максимальная оценка присваивается наиболее предпочтительной характеристике. Если обозначить оценку признака i у эксперта j через aij, то относительный вес показателя рассчитывается по формуле 2.2.2: 
.
Показатель, имеющий наибольший вес, получает ранг 1. Для каждого наиболее важного критерия разрабатывается шкала полезности (рис.2.2.2) с интервалом 0 - 1,0. Основным назначением шкалы является преобразование разнородных измерителей в эквивалентные им баллы. Пример построения такой шкалы показан на Рис. 2.2.2. В нашем случае 0 означает самый низкий уровень результативности для данного критерия; 0,1 - очень плохой уровень; 0,2 - плохой уровень; 0,3 - удовлетворительный уровень; 0,5 - хороший уровень; 0,7 - очень хороший уровень и 1,0 -самую высокую результативность.
Рис. 2.2.2 - Шкала эффективности
На третьем этапе - оценка эффективности организационной системы - производится расчет фактических значений показателей и преобразование полученных числовых оценок в баллы с помощью шкалы полезности. Балльные оценки используются для построения профиля эффективности, при составлении которого должно быть высказано мнение по каждой характеристике на основе ее количественной оценки и проведено сравнение с представлением о том, что соответствует понятиям «хорошо», «удовлетворительно» и т.д.
Четвертый этап - анализ состояния эффективности системы организации производства - как видно из схемы, включает расчет резерва изменения эффективности, оценку значимости критериев для повышения результативности системы, установление направлений ее реорганизации.
Резерв изменения эффективности (Kpi) характеризует величину неиспользованных возможностей и повышения по конкретному критерию и показывает необходимость совершенствования системы в данном направлении:
Kpi = (1 - Бфi/Боптi),
где Бфi— балл, эквивалентный фактическому значению показателя по шкале полезности; Боптi— оптимальная балльная оценка показателя.
Чем ближе Бфi к Боптi, тем выше уровень эффективности по заданной характеристике.
Поскольку критерии имеют различную весомость для эффективности, то возникает необходимость в относительной оценке их значимости. Наиболее рациональным подходом к относительной оценке является синтез показателей резерва эффективности и веса критерия:
Qki = Kpi Vi,
где Qki - относительная оценка значимости i-го критерия. Критерий, имеющий максимальную оценку Qki, определяет «узкое место» эффективности. Поэтому очередность проведения мероприятий по реорганизации системы устанавливается в соответствии со значением Qki. [12, с.85]