Требования к оформлению служебного письма.
Деловое письмо — обобщённое название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами и учреждениями.
Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, которое составляет большую часть входящий и исходящих документов любого учреждения.
Письма – корреспонденция.
Классификация:
по тематическому признаку:
- деловые (служебные) — письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и др. виды деятельности организации (письма, содержащие просьбу, приглашение, напоминание, подтверждение, отказ, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).
- коммерческие - составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения (запросы, предложения (оферта), рекламации (претензии) и т.д.).
на основе функционального критерия:
- требующие ответа (просьбы, требование, запрос, представление).
- не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).
- инициативное письмо.
- ответное.
по принципу адресности:
- обычные.
- циркулярные (направляются из одного источника в несколько адресов (подчинённых организаций).
по содержанию и назначению:
- инструкционные – указание или разъяснение.
- гарантийные – по выполнению каких-либо обязательств оплаты или сроков; оформляется с реквизитами 10 и 25, подписью директора и гл. бухгалтера.
- информационные – полезная информация, просьба или предложение.
- рекламационные – письма- претензии по качеству.
- запросы – просьба о представлении информации.
- приглашение.
- извещения и повестки.
- письма-заказы или заявки.
- сопроводительные письма – дополняют пояснения.
по характеру исполнения:
- исходящие – отправляемые.
- входящие – поступающие.
по структуре текста письма:
- простые – малообъёмный документ по одному вопросу.
- сложные – многоаспектные документы по нескольким вопросам.
Деловой этикет.
Для составления письма требуются знания многих терминов словаря деловой переписки, поскольку хорошие взаимоотношения с партнёрами складываются с соблюдением этикета переписки, который должен строго соблюдаться.
Деловой этикет – это порядок, установленный в деловом общении. Этикет в письме – это:
- форма изложения текста:
- формулы обращения (в начале письма указываются ИО руководителя; если впервые, то можно опустить)
- в конце письма должны быть заключены формулы вежливости.
- в тексте присутствуют местоимения - «мы» или «вы»; «я» или «он» – исключены.
- своевременность дачи ответа – установлен срок 3-5 дней; если невозможно сразу дать полный ответ, то о сроке дачи ответа сообщается адресату.
- текст письма составляется в спокойной манере, без резких, вычурных и слащавых выражений.
- письма должны быть аккуратны - без помарок и грамматических ошибок по русскому языку.
Правила оформления.
При подготовке писем учитываются следующие стадии:
1. Изучение существа вопроса.
2. Сбор необходимых сведений.
3. Составление проекта письма (черновик).
4. Согласование при необходимости.
5. Подписание.
Проекты писем готовятся ответственными лицами по поручению руководителя. Оформляются только на
бланках формата А4 и А5. Письма оформляются на бланках для писем в 2-х экз., один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а др. (копия) хранится в деле. В адресате могут указываться не более 4 адресов.
Письмо должно быть простым и не превышать одной машинописной страницы.
Основные реквизиты: 08, 09, 12, 11, 13, 15, 18, 20, 21 (если они имеются), 22, 27.
Наименование вида документа в письме не указывается (искл. - гарантийное письмо).
Структура служебного письма:
1.начинается с обращения
Например: Уважаемый господин (госпожа), господа! Уважаемые коллеги!
Сокращения г-н, г-жа не рекомендуется использовать!!!!
2.в первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и др. факторы, послужившие основанием для составления настоящего документа.
Например: ввиду срочности заказа...
в подтверждении нашей договорённости...
в порядке оказания технической помощи...
в связи с проведением совместных работ...
в связи с указанием министерства...
в связи с возникшей необходимостью...
в ответ на Вашу просьбу...
3.во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
4.в конце текста, перед подписью, необходимо написать: С уважением..., С надеждой на плодотворное сотрудничество... и т.п.
ЗАДАНИЕ:
Составить письмо-ответ на приглашение о семинаре в ОАО «Росинтер», на основании резолюции, оформленной ранее на письме-приглашении от ОАО «Росинтера».
Для выполнения задания необходимо использовать следующие реквизиты: 03, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27, 30.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4
Тема: « ИСД. Письмо »
ЗАДАНИЕ:
Российская фирма «Менты и К» приглашена японской фирмой «Якудза» и американской компанией The Best Cops на ознакомительную выставку оружия и амуниции для полицейских.
После посещения выставки, российская фирма отправила письмо американской фирме с просьбой выслать партию титановых наручников. Американская фирма отправила наручники, но российская компания осталась недовольна, поскольку вместо титановых американцы поставили алюминиевые наручники.
Составьте письмо-претензию от российской фирмы.
Все недостающие необходимые для оформления письма данные, не обозначенные в задании, включаются самостоятельно произвольно каждым студентом в ходе составления и оформления конкретного письма.
Для выполнения задания необходимо использовать следующие реквизиты: 08, 09, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 22, 24, 27, 28, 30.