Тема: Документы по личному составу

Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряже­ние образцом. При этом допускается использование имею­щихся в распоряжении соискателя документов, содержащих те или иные сведения о его персональных данных.

Содержание документа формулируется таким образом, что­бы из него без труда можно было бы уяснить следующие основ­ные сведения:

• фамилию, имя, отчество соискателя;
• дату и место рождения;
• социальное происхождение;
• национальность или гражданство (последнее - для лиц, не яв­ляющихся гражданами России);
• время и место получения общего среднего образования;
• время и место (наименование образовательного учреждения) получения послешкольного образования с указанием формы обучения, наименования факультета и специальности;
• время и место работы (указываются сведения о последнем и о предшествующих местах работы);
• семейное положение и краткие сведения о членах семьи (для не состоящих в браке — о родителях, родных братьях и сестрах, для состоящих в браке, кроме того, о супруге, его ближайших родственниках, а также о детях);
• сведения о судимости;
• адрес постоянного места жительства.

Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТа и предполагает наличие таких реквизитов, как наименование вида документа, текст докумен­та, подпись и дата.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и ра­ботником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по оговоренной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудо­вым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными акта­ми и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату. Работник в свою очередь обязуется лично выполнять определенную этим согла­шением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ в редакции от 30 июня 2006 г.).

Содержание трудового договора образуют две группы усло­вий — обязательные и дополнительные.

Обязательными для включения в трудовой договор являют­ся следующие условия:

• место работы;
• трудовая функция;
• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный тру­довой договор, также срок его действия;
• условия оплаты труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и опас­ными условиями труда;
• условия, определяющие в необходимых случаях характер рабо­ты (подвижный, разъездной и т.п.);
• условие об обязательном социальном страховании работника.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями в письменной форме.

В числе дополнительных условий в трудовом договоре могут предусматриваться следующие:

• об уточнении места работы (с указанием структурного подраз­деления и его местонахождения);
• об установлении испытательного срока;
• о неразглашении охраняемой законом тайны (государствен­ной, служебной, коммерческой);
• об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
• о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
• об улучшении социально-бытовых условий работника и чле­нов его семьи.

Все условия, включенные в трудовой договор, могут изме­няться только по соглашению сторон. Если какие-либо условия заключения трудового договора изменяются, то изменения оформляются в том же порядке, который установлен для заключения самого трудового договора. Соглашение об измене­нии условий трудового договора является неотъемлемой ча­стью данного договора.

В трудовом договоре указываются также адреса сторон, све­дения о документе, удостоверяющем личность работника, све­дения о лице, подписывающем трудовой договор от имени ра­ботодателя, основание его правомочий (учредительный доку­мент, доверенность). Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре должны быть указаны также све­дения о документе, удостоверяющем его личность.

Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4, вступают в силу со дня их подписа­ния работником и работодателем, формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников, хранятся 75 лет.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работни­ка. Такое определение дано в ст. 66 Трудового кодекса РФ. Фор­ма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также поря­док изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки пред­назначена для занесения сведений о работнике и заполняется в его присутствии. Эти сведения имеют важное юридическое значение для работника, так как являются подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу. Внесение све­дений о работнике осуществляется при заполнении трудовой книжки лицам, поступающим на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней.

Фамилия, имя и отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании паспорта или сви­детельства о рождении. Сокращение или замена имени и отче­ства инициалами не допускаются.

Внесение сведений об образовании (среднее, среднее спе­циальное и высшее) производится только на основании соответствующего аттестата, удостоверения, диплома. В тех случа­ях, когда работник имеет незаконченное среднее или незакон­ченное высшее образование (в том числе продолжая обучение в учебном заведении), запись о таком образовании также про­изводится лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного за­ведения и т.п.).

После проставления даты заполнения трудовой книжки ра­ботник своей подписью заверяет правильность внесенных све­дений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (его подпись должна быть разборчива), после этого подпись заверяется печатью организации (или печатью отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

При изменении работником фамилии, имени, отчества, приобретении новой специальности и т.п. записи в трудовых книжках об этом производятся администрацией по последне­му месту работы на основании документов (паспорта, свиде­тельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об измене­нии фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и да­ту этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (ти­тульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивают­ся, например, прежняя фамилия или имя, отчество и выше записываются новые данные. Ссылки на соответствующие до­кументы записываются на внутренней стороне обложки и заве­ряются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печа­тью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

В разделе «Сведения о работе» в графе 3 в виде заголовка пи­шется полное наименование организации. Под этим заголов­ком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

Записи о наименовании работы, профессии или должно­сти, на которую принят работник, производятся в строгом со­ответствии со штатным расписанием.

Перевод работника на другую постоянную работу в той же организации оформляется так же, как и прием на работу. Вре­менные переводы на другую работу (например, в связи с произ­водственной необходимостью, простоем) в трудовых книжках не отмечаются.

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками дей­ствующего законодательства и со ссылкой на соответствую­щую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника — копии документов, связанных с трудовой деятельностью в ор­ганизации.

В соответствии со ст. 234 Трудового кодекса РФ работода­тель обязан возместить работнику неполученный им зарабо­ток, в частности, в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку не­правильной или не соответствующей законодательству форму­лировки причины увольнения.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудо­вую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его от­казом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель осво­бождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

При возникновении у работника необходимости получить в любое время, в том числе в период его работы в организации, трудовую книжку и копии документов, связанных с трудовой деятельностью, он вправе обратиться к работодателю с пись­менным заявлением об этом. Не позднее трех дней со дня пода­чи заявления работодатель обязан выдать работнику копии требуемых документов (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены над­лежащим образом; они предоставляются работнику безвоз­мездно.

Личная карточка работника (форма Т-2) оформляется на всех работников организации, принятых на работу на условиях тру­дового договора, независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству. Она ведется в продолжение всего периода трудовой деятельно­сти работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

Основанием для ее заполнения служат:

Ø приказ (распоряжение) о приеме на работу;

Ø трудовая книжка;

Ø паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);

Ø военный билет (для военнообязанных);

Ø документ об окончании учебного заведения;

Ø свидетельство государственного пенсионного страхования;

Ø свидетельство о постановке на учет в налоговых органах и дру­гие документы;

Ø документы о квалификации, переквалификации или наличии специальных знаний.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответ­ствии с действующим законодательством Российской Федера­ции может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов (например, медицинской книж­ки, лицензий и др.). Некоторые сведения в карточке формы Т-2 (в частности, номер контактного телефона) указываются со слов работника.

Личная карточка формы Т-2 заполняется только кадровым специалистом, а не работником. Правила хранения личных карточек:

ü карточки хранятся в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке;

ü карточки уволенных сотрудников формируют в дело в алфа­витном порядке (по первым трем буквам);

ü перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточек формы Т-2 — 75 лет.