Информация – одно из основных понятий в управлении. Любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработкой и передачей информации, без которой невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение.
Одно из первых определений информации принадлежит Н. Винеру «Информация – это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде»[1].
С точки зрения исследования участия информации в экономической деятельности и ее влияния на экономические процессы, наиболее часто используется следующее определение: информация – это средство снижения неопределенности и риска, способствующее реализации определенных целей субъекта. В данном определении учитывается возможность информации приносить те или иные выгоды путем снижения неопределенности в отношении текущей ситуации и ее изменения в будущем.
Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении. С точки зрения содержания и роли в управлении информацию принято рассматривать как предмет труда управленческих работников, представляющий собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды. Но информация, используемая в управлении, выступает одновременно и предметом, и продуктом труда. Специфичность информации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических систем, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объектом и субъектом управления.
Информацию можно рассматривать как один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других ресурсов.
Управленческая информация обладает рядом отличительных особенностей:
- на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем – его предметом;
- обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств;
- обладает способностью накапливаться, что позволяет устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; но в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности;
- структурные подразделения предприятия являются как потребителями информации, так и ее источниками.
Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и направлением управленческих решений. Для обеспечения процесса управления необходимо иметь следующую информацию:
- о целях управления производственным процессом;
- о критериях оптимальности управления производственным процессом;
- об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.);
- об объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.);
- о возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных процессов и объекта управления;
- об управленческих решениях, которые вырабатываются системой управления по результатам переработки всей информации;
- об исполнении управленческих решений.
Управленческая информация может быть классифицирована по ряду признаков.
По назначению различают одноцелевую информацию, связанную с решением одной конкретной проблемы, и многоцелевую, используемую при решении нескольких самых разнообразных проблем.
По возможности хранения выделяют фиксируемую информацию, которая может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, и не фиксируемую, используемую в момент получения без фиксации ее на какого-либо рода носителе.
По степени готовности для использования различают первичную, промежуточную и конечную информацию. Первичная информация представляет собой совокупность зарегистрированных, но несистематизированных данных; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной обработки и систематизации, сгруппированных по конкретным направлениям и способам их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения.
По полноте информация классифицируется на частичную и комплексную. Комплексной считается информация, дающая исчерпывающие сведения об объекте, тогда как частичная может использоваться только в совокупности с другой информацией.
По степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную. Достоверной считается информация, зафиксированная в виде данных с минимальными искажениями. Вероятностный характер информации обусловлен либо принципиальной невозможностью получить, в некоторых случаях, от источника надежные сведения, либо в силу несовершенства методов и инструментов сбора информации, либо в связи с неизбежными искажениями при их передаче или хранении или заведомым распространением изначально ложных сведений.
Совокупность информации, передаваемой от источника информации к потребителю, называется информационным потоком.
Информация может быть зафиксирована на какого-либо рода носителе. Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях использования и хранения принято называть документом. Совокупность утвержденных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию, называется документацией.