Самостоятельная работа
Правила поведения секретарей в приемной организации
Приветствуйте людей с улыбкой, хорошо владейте речью, будьте вежливы и сердечны. На рабочем месте не ешьте и не жуйте жевательную резинку, не болтайте и не сплетничайте. Четко и внятно произносите название своей организации или фирмы, сколько бы раз ни приходилось это делать.
Поддерживайте атмосферу доброжелательности. Называйте людей по фамилии. Если посетителю приходится ждать, будьте к нему внимательны.
Задание 1. Выберите и отметьте üправильные варианты поведения секретаря
1. Может ли секретарь вскрывать почту и отвечать на письма, приходящие на имя руководителя?
p может только вскрывать почту
p может и то, и другое
p не может
(ответ)..p вскрывать почту может, отвечать может только на некоторые письма, с разрешения руководителя
2. Допустима ли секретарю такая форма ответа на телефонный звонок как «Алло»?
p допустима
p допустима только в отдельных случаях
(ответ)…p не допустима
p допустима только во время перерыва
3. Какова длина юбки, допустимая для секретаря?
(ответ)p чуть ниже колен
(ответ2 но не короче)p до колен
(ОТВЕТ3)p 12 см ниже колен
p секретарь – единственный представитель организации, не имеющий ограничений в одежде
4. Позволяется ли секретарю, с точки зрения этики, охраняя покой шефа от визитов нежелательных сотрудников и посетителей, говорить, что его нет или что у него посетитель?
p позволяется в интересах организации
p не позволяется
p на данный вопрос нет однозначного ответа
p только в исключительных случаях
5. Какой рукой секретарь обычно подается визитеру чашку чая или кофе?
p левой
p не имеет значения
(ответ)..p правой
p визитер обычно сам берет чашку
6. При подаче чая или кофе, чашки обычно наполняются:
p на 2/3
(ответ)p на 3/4
p на половину
p до краев
7. Кому секретарь подает чашку чая в последнюю очередь?
p посетительнице – женщине
p посетителю – мужчине
p посетителю с самой низкой должностью
(ответ)..p хозяину кабинета
Задание 2. Соедините правильно стрелочками название профессиональных и личных качеств секретаря-референта с их характеристиками.
| Профессионализм | любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства. | |
| Организованность и пунктуальность | своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний, приема, оформления документа и т.д.; секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует. | |
| Ответственность | владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: w умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, w стенографировать, w знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой | |
| Осведомленность | умение в разговорах по телефону и личных контактах тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы | |
| Преданность профессии | руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок | |
| Инициативность | умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу | |
| Умение адаптироваться | правильное хранение документов, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников; строгое дозирование информации по телефону; секреты учреждения или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни. | |
| Дипломатичность | секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении. | |
| Прогнозирование | способность легко устанавливать контакты, связи | |
| Конфиденциальность, сохранение служебной тайны | быстро переключение с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря. | |
| Коммуникабельность | умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент |