1. Загрузите Microsoft Access.
2. В появившемся окне Microsoft Access выберете переключатель Новая база данных. Щелкните на кнопке OK.
3. В раскрывающемся списке Папка окна Файл новой базы данных установите свой сетевой диск и свой каталог. В наборном поле Имя файла введите с клавиатуры имя создаваемой базы данных: STUDENT. Щелкните на кнопке Создать.
4. Откроется окно БД. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных.
Создание структуры новой таблицы
5. В появившемся окне STUDENT: База данных выберите объект Таблицы и щелкните на кнопке Создать.
6. В появившемся окне Новая таблица выберете режим работы: Конструктор. Щелкните на кнопке ОК.
7. В первой строке в столбце Имя поля введите: Фамилия. Нажмите клавишу ‹→› (Вправо).
8. Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберете пункт: Текстовый.
9. В нижней части экрана ─ в Свойствах поля ─ на вкладке Общие в строке Размер поля установите: 20.
10. В строке Обязательное поле с помощью кнопки раскрывающегося меню укажите: ДА.
11. Установите курсор в первой строке в столбце Описание. Введите: Фамилия студента.
12. Во второй строке в столбце Имя поля введите: Имя. Установите тип данных: Текстовый.
13. В поле Описание введите: Имя студента. В строке Размер поля Установите: 10.
14. В третьей строке в столбце Имя поля введите: Группа. Установите тип данных: Числовой.
15. В раскрывающемся списке Размер поля выберете: Целое.
16. В поле Описание введите Номер группы.
17. В четвертой строке в столбце Имя поля введите: Дата рождения.
18. Установите тип данных: Дата/время. Установите курсор в наборном поле Формат поля.
19. В раскрывающемся списке Формат поля установите: Краткий Формат даты.
20. Установите курсор в поле Маска вода, находящееся в нижней части экрана, и щелкните на кнопке с тремя точками. На запрос подтвердите сохранение таблицы под именем Таблица1 и создание ключевого поля.
21. В появившемся диалоговом окне Создание масок ввода выберете: Краткий формат даты. Щелкните на кнопке Далее.
22. В следующем окне можно выбрать знак заполнителя для отображения в поле. Щелкните на кнопке Готово.
23. Обратите внимание: в первой строке Microsoft Access автоматически добавил дополнительное ключевое поле Код, которое играет роль уникального идентификатора записей, и установил для него тип данных: Счетчик.
24. В шестой строке в столбце Имя поля введите: Домашний адрес.
25. Установите тип данных: Поле МЕМО. В поле Описание введите: Домашний адрес.
26. Закройте текущее окно Таблица 1: таблица с сохранением изменений.
Заполнение таблицы
27. В окне STUDENT: База данных выберете объект Таблицы, установите курсор на название: Таблица 1 и щелкните на кнопке Открыть.
28. В поле Фамилия введите свою фамилию, в поле Имя ─ свое имя, в поле Группа ─ номер своей группы.
29. Переместите курсор в поле Дата рождения и введите дату своего рождения в формате ДД.ММ.ГГ, например:12.05.90.Вводить следует только числа, а остальное Microsoft Access подставит автоматически по заданной маске.
30. Перемесите курсор в поле Домашний адрес и введите свой домашний адрес.
31. Подобным же образом введите еще семь записей. В поле Группа в любых двух строках ведите номер группы: 11, в остальных строках введите: 12. Если потребуется изменить ширину столбца, то это можно сделать с помощью мыши аналогично работе в Excel.
32. Обратите внимание, что в поле Код цифры изменяются автоматически по мере ввода новых строк, каждый раз увеличиваясь на единицу.
33. Щелкните на значке закрытия текущего окна Таблица 1: таблица.
34. В окне STUDENT: База данных установите курсор мыши на слово Таблица 1 и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.
35. Выполните команду Предварительный просмотр. Если потребуется, измените масштаб для более удобного просмотра созданной таблицы. Закройте окно просмотра.
36. В окне STUDENT: База данных снова установите курсор на слове Таблица 1 и вызовите контекстное меню.
37. Выберете команду Переименовать. Введите новое имя таблицы: Т_Студенты.
Создание запросов
38. В окне STUDENT: База данных выберете объект Запросы. Щелкните на кнопке Создать.
39. В появившемся окне Новый запрос выберете: Конструктор.
40. В окне Добавление таблицы выберете объект Таблицы Т_Студенты. Щелкните на кнопках Добавить и Закрыт ь.
41. Откроется окно Конструктор запросов с заголовком Запрос1: запрос на выборку. В его верхней части отображаются списки полей таблицы, к которым обращается запрос. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Указывается также название таблицы, которой принадлежит выбранное поле.
42. Поочередно щелкайте два раза левой кнопкой мыши на полях: Код, Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения, Домашний адрес.
43. Установите курсор в нижней части окна в столбце Фамилия в поле Сортировка. В раскрывающемся списке этого поля установите: По возрастанию.
44. Щелкните на значке закрытия текущего окна Запрос1: запрос на выборку. Подтвердите сохранение структуры запроса.
45. В наборном поле Имя запроса в окне Сохранение введите имя запроса: Список всех студентов. Щелкните на кнопке ОК.
46. Откройте и просмотрите запрос Список всех студентов. Обратите внимание: в записях фамилии расположены в алфавитном порядке.
47. Установите курсор на запросе Список всех студентов.
48. Нажмите клавишу <Ctrl> и, ухватившись за значок запроса, переместите его в сторону и отпустите кнопку мыши. Возникает новый ярлык: Копия Список всех студентов.
49. Установите курсор на новый ярлык и переименуйте его в Список студентов 11 группы.
50. Откройте запрос Список студентов 11 группы.
51. В меню Вид выберете режим работы: Конструктор.
52. В столбце Группа в строке Условие отбора введите: 11.
53. Щелкните на значке закрытия текущего окна, подтвердите сохранение макета Список студентов 11 группы: запрос на выборку.
54. Откройте запрос Список студентов 11 группы. Просмотрите содержимое запроса. Закройте текущее окно.
55. В исходной таблице в одной из записей измените номер группы на номер 11. Закройте таблицу.
56. Вновь откройте запрос Список студентов 11 группы. Убедитесь, что содержимое запроса изменилось.
Создание формы с помощью Мастера форм
57. В окне STUDENT: База данных выберете объект Формы, щелкните на кнопке Создать.
58. В окне Новая форма выберете: Мастер форм, а в качестве источника данных с помощью кнопки раскрывающегося списка выберете таблицу Т_Студенты. Щелкните на кнопке ОК.
59. Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.
60. В первом окне Мастер форм, показанном на рис. 2, в списке Таблицы и запросы указана выбранная таблица Т_Студенты.
Рис. 2 Мастер форм
61. Щелкните на кнопке >, чтобы в список Выбранные поля добавить: все поля таблицы.
62. Выделите пункт Код и щелчком на кнопке < уберите это поле обратно в левый список. Содержимое этого поля генерируется автоматически, а его значение несущественно для пользователя, поэтому не следует включать его в форму.
63. Щелкните на кнопке Далее.
64. В следующем окне диалога выберете для формы стиль: В один столбец и щелкните на кнопке Далее.
65. В списке третьего окна выберете понравившийся вам стиль оформления и снова щелкните на кнопке Далее.
66. В последнем окне Мастера форм щелкните на кнопке Готово, не изменяя никаких параметров. Мастер форм сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.
67. Окно формы содержит названия полей и области отображения данных исходной таблицы. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям.
68. Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до пустой строки, и введите запись еще об одном человеке.